Al enviar un gasto en Factorial, este pasa por diferentes estados según su etapa en el flujo de aprobación y pago. En ocasiones, también puede ver alertas que ofrecen contexto adicional sobre tsu gasto.
Estados de gastos
Los estados de gastos ayudan a los/as colaboradores/as y managers a comprender dónde se encuentra un gasto en el flujo de trabajo, desde la creación del borrador hasta el reembolso.
- Borrador: el gasto se ha creado, pero aún no se ha enviado para su aprobación.
- Pendiente: el gasto se ha enviado y está esperando la revisión del gerente/aprobador.
- Cambios solicitados: el revisor le solicitó que actualice o corrija información (por ejemplo, documento faltante, categoría incorrecta).
- Rechazado: El gasto no fue aprobado. Deberá contactar a su gerente o responsable de aprobación para comprender el motivo.
- Aprobado: El gasto ha sido validado y está listo para avanzar al pago.
- Enviado a pagar: el gasto ha sido programado para su pago (mediante nómina o transferencia SEPA, según la configuración de su empresa).
- Pagado: El gasto ha sido reembolsado.
- Gasto duplicado: para gastos regulares o viáticos, si dos entradas parecen ser iguales , las marcamos de esta manera.
- Conflicto de categorías: para un gasto regular y un viático: si se superponen en las mismas fechas para las categorías de Alimentos y bebidas, los marcamos de esta manera.
Alertas
A veces, los gastos pueden mostrar alertas para ayudar a los revisores a tomar decisiones:
- Fuera de política: el gasto no sigue una de las reglas de política de gastos de su empresa (por ejemplo, supera la asignación máxima diaria de comidas).
- Fuera de presupuesto: El gasto excede el presupuesto asignado. El gerente/revisor verá esta alerta durante la aprobación.
Una alerta no significa que su gasto se rechace automáticamente; es simplemente una señal para que los revisores la consideren durante el proceso de aprobación.
Preguntas frecuentes
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¿Las alertas significan que mi gasto es rechazado?
No. Las alertas son advertencias para los revisores, pero aún pueden aprobar el gasto.
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¿Cuánto tiempo tarda en pagarse un gasto aprobado?
Depende del ciclo de reembolso de su empresa (nómina o transferencia bancaria).
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¿Puedo editar un gasto después de enviarlo?
Solo si el revisor solicita cambios. De lo contrario, deberá eliminarlo y volver a enviarlo.