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Qué significan los estados de gastos y las alertas

Comprende los diferentes estados de gastos y alertas para administrar fácilmente tus finanzas y evitar cargos innecesarios.

Al enviar un gasto en Factorial, este pasa por diferentes estados según su etapa en el flujo de aprobación y pago. En ocasiones, también puedes ver alertas que ofrecen contexto adicional sobre tu gasto.

 

Estados de gastos

Los estados de gastos ayudan a los empleados y gerentes a comprender dónde se encuentra un gasto en el flujo de trabajo, desde la creación del borrador hasta el reembolso.

  • Borrador: el gasto se ha creado, pero aún no se ha enviado para su aprobación.
  • Pendiente: el gasto se ha enviado y está esperando la revisión del/la manager/aprobador/a.
  • Cambios solicitados: el/la revisor/a solicitó que actualices o corrijas información (por ejemplo, documento faltante, categoría incorrecta).
  • Rechazado: El gasto no fue aprobado. Deberás contactar a tu manager o responsable de aprobación para comprender el motivo.
  • Aprobado: El gasto ha sido validado y está listo para avanzar al pago.
  • Enviado a pagar: el gasto ha sido programado para su pago (mediante nómina o transferencia SEPA, según la configuración de su empresa).
  • Pagado: El gasto ha sido reembolsado.
  • Gasto duplicado: para gastos regulares o viáticos (per diem), si dos entradas parecen ser iguales, las marcamos de esta manera.
  • Conflicto de categorías: para un gasto regular y un viático (per diem): si se superponen en las mismas fechas para las categorías de Alimentos y bebidas, los marcamos de esta manera.

 

Alertas

A veces, los gastos pueden mostrar alertas para ayudar a los revisores a tomar decisiones:

  • Fuera de política: el gasto no sigue una de las reglas de política de gastos de tu empresa (por ejemplo, supera la asignación máxima diaria de comidas).
  • Fuera de presupuesto: El gasto excede el presupuesto asignado. Le/la manager/revisor verá esta alerta durante la aprobación.

Una alerta no significa que tu gasto se rechace automáticamente; es simplemente una señal para que las personas que tienen que revisar la consideren durante el proceso de aprobación.

 

 

Preguntas frecuentes

  1. ¿Las alertas significan que mi gasto es rechazado?
    No. Las alertas son advertencias para los roles de revisores, pero aún pueden aprobar el gasto.
     
  2. ¿Cuánto tiempo tarda en pagarse un gasto aprobado?
    Depende del ciclo de reembolso de tu empresa (nómina o transferencia bancaria).
     
  3. ¿Puedo editar un gasto después de enviarlo?
    Solo si la persona que revisa solicita cambios. De lo contrario, deberá eliminarlo y volver a enviarlo.

 

 

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