Quan envieu una despesa a Factorial, aquesta passa per diferents estats segons la fase en què es trobi en el flux d'aprovació i pagament. De vegades, també podeu veure alertes que proporcionen context addicional sobre la vostra despesa.
Estats de despeses
Els estats de les despeses ajuden els empleats i els directius a entendre en quin punt del flux de treball es troba una despesa, des de la creació de l'esborrany fins al reemborsament.
- Esborrany: la despesa s'ha creat, però encara no s'ha enviat per a la seva aprovació.
- Pendent: la despesa s'ha enviat i està pendent de revisió del gestor/aprovador.
- Canvis sol·licitats: el revisor us ha demanat que actualitzeu o corregiu informació (per exemple, document que falta, categoria incorrecta).
- Rebutjat: la despesa no s'ha aprovat. Haureu de contactar amb el vostre gestor/aprovador per entendre'n el motiu.
- Aprovat: la despesa s'ha validat i està a punt per al pagament.
- Enviat per ser pagat: la despesa s'ha programat per al pagament (mitjançant nòmina o transferència SEPA, segons la configuració de la vostra empresa).
- Pagat: La despesa ha estat reemborsada.
- Despesa duplicada: per a despeses regulars o dietes, si dues entrades semblen iguals, les marquem d'aquesta manera.
- Conflicte de categoria: per a una despesa regular i unes dietes: si coincideixen en les mateixes dates per a les categories d'Aliments i Begudes, les marquem d'aquesta manera.
Alertes
De vegades, les despeses poden mostrar alertes per ajudar els revisors a prendre decisions:
- Fora de política: la despesa no segueix una de les normes de la política de despeses de la vostra empresa (per exemple, per sobre de la quantitat màxima diària per a àpats).
- Fora de pressupost: la despesa supera el pressupost assignat. El gestor/revisor veurà aquesta alerta durant l'aprovació.
Una alerta no vol dir que la teva despesa es rebutgi automàticament, sinó que és simplement un senyal perquè els revisors ho tinguin en compte durant el procés d'aprovació.
Preguntes freqüents
-
Les alertes signifiquen que la meva despesa s'ha rebutjat?
No. Les alertes són avisos per als revisors, però encara poden aprovar la despesa.
-
Quant de temps triga a pagar-se una despesa aprovada?
Depèn del cicle de reemborsament de la vostra empresa (nòmina o transferència bancària).
-
Puc editar una despesa després de l'enviament?
Només si el revisor sol·licita canvis. En cas contrari, haureu de suprimir-lo i tornar-lo a enviar.