Les employés peuvent facilement soumettre leurs notes de frais sur Factorial que ce soit via la plateforme web ou l'application mobile. Notre système de reconnaissance optique de caractères (OCR) analyse la photo du reçu ou de la facture que vous téléchargez et en extrait automatiquement les informations principales, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Types de dépenses que vous pouvez créer
Lors de la soumission d'une nouvelle dépense, vous choisirez l'un des types suivants :
- Dépenses courantes - Tout reçu ou facture standard pour un achat que vous avez effectué (par exemple, repas, fournitures de bureau, transport).
- Indemnité journalière - Une allocation journalière pour les repas et les dépenses diverses lors de voyages d'affaires, basée sur des taux définis par l'entreprise.
- Indemnité kilométrique - Indemnisation pour l'utilisation de votre véhicule personnel à des fins professionnelles, calculée en fonction de la distance parcourue et du tarif fixé par votre entreprise.
Soumission d'une note de frais via OCR
- Démarrez une nouvelle dépense
- Sur le Web : Allez dans Mes dépenses → Dépenses et cliquez sur + Nouvelle dépense .
- Sur l'application mobile : ouvrez Dépenses depuis le menu principal et appuyez sur + Nouvelle dépense .
- Téléchargez votre document. Prenez une photo du reçu ou de la facture, ou téléchargez un fichier existant (JPG, PNG, PDF).
- Capture automatique des données. Le système OCR numérise le document et préremplit les champs tels que :
- Catégorie
- Date
- Montant total (taxes comprises)
- Devise
- Numéro de document
- Nom du fournisseur
- Numéro d'identification fiscale du fournisseur
- Remplissez tous les champs obligatoires supplémentaires.
- Si nécessaire, ajustez ou ajoutez les informations manquantes (par exemple, catégorie, projet, description).
- Pour les indemnités journalières ou kilométriques , sélectionnez le taux approprié et fournissez les détails du voyage.
- Vérifiez et soumettez. Assurez-vous que toutes les informations sont correctes.
- Cliquez sur « Envoyer pour approbation » pour soumettre la note de frais à l'approbation.
Seul le propriétaire de la dépense peut la modifier ou la supprimer au sein d'un groupe.
Cela ne peut être fait que lorsque la dépense est à l'état de brouillon .
Meilleures pratiques pour la précision de la reconnaissance optique de caractères (OCR)
- Assurez-vous que le reçu soit entièrement visible sur la photo.
- Évitez les photos floues ou sombres.
- Téléchargez les reçus dès que possible après la transaction afin d'éviter toute perte d'informations.
Une fois soumise, votre dépense apparaîtra dans la liste Mes dépenses > Dépenses et suivra le processus d'approbation de votre entreprise.
FAQ
- Puis-je télécharger des reçus au format PDF ?
Oui, les formats PDF, JPG et PNG sont pris en charge.
- Que se passe-t-il si la reconnaissance optique de caractères (OCR) ne capture pas tous les détails ?
Vous pouvez modifier ou compléter manuellement les informations manquantes avant de soumettre votre demande.
- Les indemnités journalières et les frais kilométriques sont-ils également pris en charge sur mobile ?
Oui, les deux peuvent être soumis via l'application mobile en suivant la même procédure.