Las categorías garantizan que los gastos se organicen de forma coherente y se ajusten a la configuración contable de tu empresa. Esto mejora la precisión de los informes, agiliza las aprobaciones y reduce los errores en los procesos de reembolso.

Acceda a las categorías de gastos

1. En la barra lateral, ir a Configuración → Contabilidad
2. En la sección Contabilidad, hacer clic en la caja Categorías
3. Aparecerá una lista de todas las categorías de gastos predeterminadas

Habilitar o deshabilitar categorías

Cada categoría se puede activar o desactivar dependiendo de si desea que los/as empleados/as la utilicen al informar gastos:

• Utilizar el interruptor en el lado derecho de cada categoría para habilitarla o deshabilitarla.
• Las categorías deshabilitadas no estarán disponibles cuando los/as empleados/as creen un gasto.

Editar una categoría existente

Para cambiar el nombre de una categoría o actualizar su cuenta contable:

1. Hacer clic en el icono de tres puntos en el lado derecho de la categoría
2. Seleccionar Editar categoría
3. Actualizar el nombre de la categoría o ajustar la asignación de la cuenta contable
4. Guardar los cambios

Añadir una subcategoría

También puedes crear subcategorías dentro de una categoría principal:

1. Hacer clic en el icono de tres puntos de la categoría principal
2. Seleccionar Agregar subcategoría
3. En la ventana modal, ingresar:
   • Nombre de la subcategoría
   • Categoría principal (preseleccionada si comenzó desde una categoría)
   • Entidad jurídica y cuenta contable correspondiente

Consejos y buenas prácticas

• Utiliza nombres de categorías claros y descriptivos (por ejemplo, Viajes – Vuelos , Comidas – Clientes ).
• Mantén las categorías amplias, pero agrega subcategorías para los tipos de gastos de gran volumen.
• Revisa periódicamente las categorías para asegurarte de que coincidan con tus necesidades contables.
• Deshabilita las categorías que estén desactualizadas o que ya no sean relevantes.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo eliminar una categoría?
   Las categorías predeterminadas no se pueden eliminar, pero sí se pueden deshabilitar. Las categorías y subcategorías personalizadas se pueden eliminar.
    
2. ¿Puede una misma categoría vincularse a múltiples entidades jurídicas?
   Sí, pero deberás asignar la cuenta contable correspondiente para cada entidad jurídica.
    
3. ¿Puedo editar una categoría después de que los empleados ya la hayan utilizado?
   Sí, las actualizaciones se aplican a los gastos futuros. Los gastos pasados se mantienen clasificados con la configuración anterior.