Kategorien sorgen dafür, dass Ausgaben einheitlich organisiert und an die Buchhaltung Ihres Unternehmens angepasst werden. Dies verbessert die Genauigkeit der Berichterstattung, vereinfacht Genehmigungen und reduziert Fehler bei Erstattungsprozessen.
Zugriff auf die Ausgabenkategorien
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen → Buchhaltung
- Klicken Sie im Abschnitt „Buchhaltung“ auf das Feld „Kategorien“
- Eine Liste aller Standardausgabenkategorien wird angezeigt
Kategorien aktivieren oder deaktivieren
Jede Kategorie kann ein- oder ausgeschaltet werden, je nachdem, ob die Mitarbeiter sie bei der Spesenabrechnung verwenden sollen:
- Verwenden Sie den Schalter auf der rechten Seite jeder Kategorie, um sie zu aktivieren oder zu deaktivieren.
- Deaktivierte Kategorien sind nicht verfügbar, wenn Mitarbeiter eine Ausgabe erstellen.
Eine vorhandene Kategorie bearbeiten
So benennen Sie eine Kategorie um oder aktualisieren ihr Hauptbuchkonto:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol auf der rechten Seite der Kategorie
- Wählen Sie Kategorie bearbeiten
- Aktualisieren Sie den Kategorienamen oder passen Sie die Sachkontozuordnung an
- Speichern Sie Ihre Änderungen
Eine Unterkategorie hinzufügen
Sie können auch Unterkategorien unter einer übergeordneten Kategorie erstellen:
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol der übergeordneten Kategorie
- Wählen Sie Unterkategorie hinzufügen
- Geben Sie im modalen Fenster Folgendes ein:
- Name der Unterkategorie
- Übergeordnete Kategorie (vorausgewählt, wenn Sie von einer Kategorie ausgegangen sind)
- Juristische Person und entsprechendes Sachkonto
Wenn keine Sachkonten vorhanden sind, müssen Sie diese zunächst über den Kontenplan importieren, bevor Sie sie Kategorien zuordnen können.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Verwenden Sie klare und beschreibende Kategorienamen (z. B. Reisen – Flüge , Mahlzeiten – Kunden ).
- Halten Sie die Kategorien allgemein, fügen Sie jedoch Unterkategorien für Ausgabenarten mit hohem Volumen hinzu.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Kategorien, um sicherzustellen, dass sie Ihren Buchhaltungsanforderungen entsprechen.
- Deaktivieren Sie Kategorien, die veraltet oder nicht mehr relevant sind.
Häufig gestellte Fragen
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Kann ich eine Kategorie löschen?
Standardkategorien können nicht gelöscht, aber deaktiviert werden. Benutzerdefinierte Kategorien und Unterkategorien können entfernt werden.
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Kann dieselbe Kategorie mit mehreren juristischen Personen verknüpft werden?
Ja, aber Sie müssen jeder juristischen Person das entsprechende Sachkonto zuordnen.
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Kann ich eine Kategorie bearbeiten, nachdem Mitarbeiter sie bereits verwendet haben?
Ja, Aktualisierungen gelten für zukünftige Ausgaben. Vergangene Ausgaben bleiben mit der alten Konfiguration klassifiziert.