Le categorie garantiscono che le spese siano organizzate in modo coerente e allineate alla contabilità aziendale. Ciò migliora l'accuratezza della rendicontazione, semplifica le approvazioni e riduce gli errori nei processi di rimborso.
Accedi alle categorie di spesa
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni → Contabilità
- Nella sezione Contabilità , fare clic sulla casella Categorie
- Apparirà un elenco di tutte le categorie di spesa predefinite
Abilita o disabilita le categorie
Ogni categoria può essere attivata o disattivata a seconda che si desideri che i dipendenti la utilizzino quando segnalano le spese:
- Utilizzare l' interruttore sul lato destro di ogni categoria per attivarla o disattivarla.
- Le categorie disabilitate non saranno disponibili quando i dipendenti creano una spesa.
Modifica una categoria esistente
Per rinominare una categoria o aggiornarne il conto mastro:
- Fare clic sull'icona a tre punti sul lato destro della categoria
- Seleziona Modifica categoria
- Aggiorna il nome della categoria o modifica l'assegnazione del conto mastro
- Salva le tue modifiche
Aggiungi una sottocategoria
È anche possibile creare sottocategorie sotto una categoria principale:
- Fare clic sull'icona a tre punti della categoria padre
- Seleziona Aggiungi sottocategoria
- Nella finestra modale, immettere:
- Nome della sottocategoria
- Categoria padre (preselezionata se si è partiti da una categoria)
- Persona giuridica e conto mastro corrispondente
Se non sono disponibili conti mastri, è necessario importarli prima tramite il piano dei conti prima di assegnarli alle categorie.
Suggerimenti e buone pratiche
- Utilizzare nomi di categoria chiari e descrittivi (ad esempio Viaggi – Voli , Pasti – Clienti ).
- Mantieni ampie le categorie, ma aggiungi sottocategorie per le tipologie di spesa ad alto volume.
- Rivedi periodicamente le categorie per assicurarti che corrispondano alle tue esigenze contabili.
- Disattiva le categorie obsolete o non più pertinenti.
Domande frequenti
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Posso eliminare una categoria?
Le categorie predefinite non possono essere eliminate, ma possono essere disabilitate. Le categorie e le sottocategorie personalizzate possono essere rimosse.
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La stessa categoria può essere collegata a più entità giuridiche?
Sì, ma è necessario assegnare il conto mastro corrispondente a ciascuna persona giuridica.
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Posso modificare una categoria dopo che i dipendenti l'hanno già utilizzata?
Sì, gli aggiornamenti si applicano alle spese future. Le spese passate rimangono classificate con la vecchia configurazione.