La sincronización de RRHH conecta tu sistema de RRHH a Factorial IT para que los datos de los empleados lleguen por sí solos y gestionen las incorporaciones, salidas y tu directorio de empleados. Configúralo cuando desees que esos flujos se automaticen y tu directorio se mantenga actualizado sin ediciones manuales.

Funcionalidad

Descripción general

Una vez que tu sistema de RRHH esté sincronizado, puedes:

• Automatizar incorporaciones y salidas.
• Construir políticas de TI sobre datos de RRHH como equipos, roles y entidades.
• Mantener el directorio de empleados preciso sin mantenimiento manual.

Si no utilizas un sistema de RRHH, importa empleados desde un archivo CSV en su lugar (ver Importar empleados).

Puedes vincular un sistema de RRHH o varios a la misma cuenta. Esto ayuda cuando diferentes países o entidades legales utilizan diferentes herramientas de RRHH.

Cómo usar

1. Ve a Configuración > Sistema de RRHH.
2. Haz clic en Conectar un HRIS. Se abre la lista de sistemas de RRHH soportados; utiliza Buscar para encontrar el tuyo.
3. Selecciona tu proveedor de sistema de RRHH. Haz clic en su mosaico para conectarlo tú mismo. Si otra persona se encarga de tu sistema de RRHH, haz clic en el ícono de copia en el mosaico para copiar un enlace de configuración y enviárselo. No necesitan una cuenta de Factorial IT, y el enlace funciona durante un año.
4. Elige los datos a sincronizar. Factorial IT necesita algunos campos básicos para funcionar: nombre, apellido, correo electrónico laboral, fechas de inicio y fin, equipo y gerente. Puedes desactivar estos campos personales si prefieres no compartirlos:

1. Agrega filtros para limitar qué empleados se sincronizan:
   • Entidades legales elegidas
   • Tipos de contrato o empleo particulares
   • Equipos elegidos
2. Completa los pasos de autenticación. La conexión luego se muestra bajo Conexiones como Primera sincronización en progreso, y cambia a Conectado cuando la primera sincronización esté completa.

Después de eso, los empleados se sincronizan junto con sus detalles: fechas de contrato, equipos y roles.

Gestionar una conexión

Cada conexión bajo Conexiones muestra cuándo fue la última sincronización, cuántos empleados contiene y su estado. Su menú … te permite:

• Sincronizar ahora, o Reintentar sincronización después de un estado de Sincronización fallida.
• Editar filtros para cambiar quién se sincroniza.
• Renombrar la conexión.
• Desconectar el sistema de RRHH. Factorial IT deja de leer personas de él; los empleados, incorporaciones y salidas ya creadas se mantienen.

Si una conexión necesita atención, su estado te dice por qué:

Cuando otra persona gestiona tu sistema de RRHH, usa Copiar el enlace de reconexión en el menú … de la conexión en lugar de Reconectar, y envíales el enlace. Pueden reconectar sin una cuenta de Factorial IT. El estado se actualiza después de la próxima sincronización.

Para traer personas de un archivo en su lugar, haz clic en Importar desde CSV (ver Importar empleados).

Guías de conexión

Factorial IT se conecta a sistemas de RRHH a través de Kombo. Kombo publica una guía paso a paso para cada proveedor soportado en help.kombo.dev.

Guías para los proveedores más comunes:

• BambooHR
• BoondManager
• CezanneHR
• Lucca
• Payfit

Permisos de Lucca

Para que las próximas incorporaciones y salidas lleguen desde Lucca, la clave API de Lucca necesita dos permisos adicionales:

1. Inicia sesión en tu cuenta de administrador de Lucca.
2. Ve a Configuración > Claves API.
3. Edita los permisos en la clave API.
4. Activa Ver futuros empleados y Ver empleados que se han ido.

Sin ellos, Lucca no envía a Factorial IT datos de incorporación o salida.

Frecuencia y modos de sincronización

Después de que te conectes, Factorial IT sincroniza tus datos de RRHH cada hora. No hay nada que debas hacer.

Para decidir cómo se sincroniza cada campo, ve a Configuración > Sistema de RRHH y haz clic en Configuraciones de sincronización por campo bajo Configuración. Esta sección aparece una vez que una conexión ha comenzado su primera sincronización. Para cada campo y cada sistema de RRHH conectado, elige uno:

• Importar una vez: el valor se establece en la primera sincronización y luego puedes editarlo manualmente.
• Sincronizar continuamente: el valor sigue el sistema de RRHH y no puede ser editado manualmente.

El mismo campo puede sincronizarse desde más de un sistema de RRHH.

Por ejemplo:

• Fechas de inicio y fin del contrato → sincronizar continuamente
• Título del trabajo → importar una vez, luego mantenerlo actualizado manualmente

Para que la salida automatizada funcione, establece el campo Offboarding en Sincronizar continuamente.

En la primera sincronización, cada campo sincronizado reemplaza los datos existentes de los empleados, sea cual sea su modo. A partir de entonces, solo los campos en Sincronizar continuamente son reemplazados por cambios en el sistema de RRHH.

Fechas de inicio y salida pasadas

A veces, tu sistema de RRHH agrega a una persona después de su fecha de inicio, o informa una salida después de la fecha de salida. Dos configuraciones bajo Configuración > Sistema de RRHH > Configuración deciden qué hace Factorial IT en esos casos. Se aplican a todas las conexiones.

La ventana se cuenta hacia atrás desde la fecha de sincronización:

• Onboarding para fechas de inicio pasadas: se crea una incorporación cuando la fecha de inicio está dentro de la ventana. Las personas que comenzaron antes se crean como empleados activos sin incorporación. Siempre crea una incorporación para todos los que el sistema de RRHH agrega. La elección se guarda tan pronto como la seleccionas, y comienza una sincronización con tu sistema de RRHH. La ventana solo afecta qué incorporaciones crea una sincronización; restringirla nunca elimina una incorporación que ya existe.
• Offboarding para fechas de salida pasadas: se crea una salida cuando la fecha de salida está dentro de la ventana. Con Nunca, solo se da de baja a los empleados cuya fecha de salida aún está en el futuro. La elección se guarda tan pronto como la seleccionas.

Empleados externos

Algunos sistemas de RRHH también mantienen personas que no son parte de tu fuerza laboral central, como contratistas o consultores. Para mantenerlos fuera de tu directorio de empleados:

1. Abre el perfil del empleado y haz clic en Ocultar.
2. Si aparecen en la lista de Onboarding, también puedes Ignorar la incorporación. Esto oculta al empleado sin eliminar completamente el registro.

Los empleados ocultos se excluyen de los flujos de trabajo de gestión de empleados.

Datos recuperados

Antes de que conectes un sistema de RRHH, se te muestra la lista de datos que Factorial IT lee a través de Kombo. Revísalo antes de autorizar la conexión.

Los datos habituales incluyen:

Lista completa de datos leídos del sistema de RRHH

Entidades legales

• Nombre
• Dirección

Lugares de trabajo

• Nombre
• Dirección

Empleados

• Número de empleado
• Nombre
• Apellido
• Título del trabajo
• Correo electrónico laboral
• Correo electrónico personal (opcional)
• Número de teléfono móvil (opcional)
• Estado laboral
• ID de ubicación de trabajo
• ID de entidad legal
• ID de gerente
• Dirección de casa (opcional)
• Fecha de inicio

Empleos

• ID de empleado
• Tipo de empleo
• Fecha efectiva

Grupos

• Nombre
• Tipo

Cualquier campo que no esté en esta lista no se lee. Kombo no tiene acceso a detalles bancarios, salarios o saldos de licencias.

Para la conformidad de Kombo con el GDPR y cómo procesa datos, consulta el Centro de Confianza de Kombo.

Solución de problemas y FAQ

Solución de problemas

• Faltan Onboarding y salidas de Lucca. La clave API de Lucca probablemente carece de Ver futuros empleados o Ver empleados que se han ido. Consulta los permisos de Lucca arriba.
• Falta un nuevo empleado en las incorporaciones.
  1. Verifica que la persona exista en tu sistema de RRHH con una fecha de inicio completada.
  2. Busca tanto en los empleados activos (incluyendo los ocultos) como en la lista de Onboarding, con todos los filtros despejados.
  3. Ve a Configuración > Sistema de RRHH, abre el menú … de la conexión y haz clic en Editar filtros. La vista previa de filtros muestra qué empleados están en la sincronización:
     • Incluido: el empleado está sincronizado. Busca por apellido en empleados activos, incorporaciones y salidas.
     • Excluido: Kombo da la razón, a menudo un filtro. Cambia los filtros para incluir al empleado.
• Falta un empleado que se ha ido en las salidas.
  1. Ve a Configuración > Sistema de RRHH.
  2. En Configuraciones de sincronización por campo, verifica el modo del campo Offboarding (ver Frecuencia y modos de sincronización arriba).
  3. Si la fecha de salida ya había pasado cuando el empleado se sincronizó, verifica la configuración de Offboarding para fechas de salida pasadas (ver Fechas de inicio y salida pasadas arriba).
• Una conexión muestra Reconexión necesaria. El sistema de RRHH ya no acepta sus credenciales. Haz clic en Reconectar, o envía Copiar el enlace de reconexión a quien gestione el sistema de RRHH.

FAQ

1. ¿Con qué frecuencia se ejecuta la sincronización?
   Cada hora, sin acción de tu parte.
    
2. ¿Puedo conectar más de un sistema de RRHH?
   Sí. Puedes vincular varios a una cuenta, por ejemplo, uno por país o entidad legal.
    
3. ¿La persona que conecta el sistema de RRHH necesita una cuenta de Factorial IT?
   No. Envíales el enlace de configuración desde el mosaico del proveedor; permanece válido durante un año.
    
4. ¿Qué pasa con los empleados si desconecto un sistema de RRHH?
   Factorial IT deja de leer personas de él. Los empleados, incorporaciones y salidas ya creadas se mantienen.
    
5. ¿Restringir la ventana de fechas de inicio pasadas elimina incorporaciones?
   No. Solo decide qué incorporaciones crean las sincronizaciones futuras.
    
6. ¿Factorial IT lee salarios o detalles bancarios?
   No. Kombo no accede a detalles bancarios, salarios o saldos de licencias.