A sincronização de RH conecta seu sistema de RH ao Factorial IT, de modo que os dados dos colaboradores cheguem automaticamente e impulsionem as integrações, desligamentos e seu diretório de colaboradores. Configure quando desejar que esses fluxos sejam automatizados e seu diretório mantenha-se atualizado sem edições manuais.

Funcionalidade

Visão Geral

Uma vez que seu sistema de RH esteja sincronizado, você pode:

• Automatizar integrações e desligamentos.
• Construir políticas de TI com base em dados de RH, como equipes, funções e entidades.
• Manter o diretório de colaboradores preciso, sem manutenção manual.

Se você não usar um sistema de RH, importe colaboradores de um arquivo CSV em vez disso (veja Importar colaboradores).

Você pode vincular um sistema de RH ou vários à mesma conta. Isso ajuda quando diferentes países ou entidades legais usam ferramentas de RH diferentes.

Como usar

1. Vá para Configurações > Sistema de RH.
2. Clique em Conectar um HRIS. A lista de sistemas de RH suportados se abre; use Buscar para encontrar o seu.
3. Escolha seu provedor de sistema de RH. Clique em seu bloco para conectá-lo você mesmo. Se outra pessoa cuida do seu sistema de RH, clique no ícone de cópia no bloco para copiar um link de configuração e enviá-lo a ela. Ela não precisa de uma conta Factorial IT, e o link funciona por um ano.
4. Escolha os dados a serem sincronizados. O Factorial IT precisa de alguns campos principais para funcionar: nome, sobrenome, e-mail de trabalho, datas de início e término, equipe e gerente. Você pode desativar esses campos pessoais se preferir não compartilhá-los:

1. Adicione filtros para limitar quais colaboradores são sincronizados:
   • Entidades legais escolhidas
   • Tipos de contrato ou emprego específicos
   • Equipes escolhidas
2. Complete os passos de autenticação. A conexão então aparece em Conexões como Primeira sincronização em progresso, e muda para Conectado quando a primeira sincronização é concluída.

Depois disso, os colaboradores são sincronizados junto com seus detalhes: datas de contrato, equipes e funções.

Gerenciar uma conexão

Cada conexão em Conexões mostra quando foi a última sincronização, quantos colaboradores possui e seu status. O menu … permite que você:

• Sincronize agora, ou Tente sincronizar novamente após um status de Sincronização falhou.
• Edite filtros para mudar quem é sincronizado.
• Renomeie a conexão.
• Desconecte o sistema de RH. O Factorial IT para de ler pessoas a partir dele; colaboradores, integrações e desligamentos já criados são mantidos.

Se uma conexão precisar de atenção, seu status informa o motivo:

Quando outra pessoa gerencia seu sistema de RH, use Copiar o link de reconexão no menu … da conexão em vez de Reconectar, e envie a ela o link. Ela pode reconectar sem uma conta Factorial IT. O status é atualizado após a próxima sincronização.

Para trazer pessoas de um arquivo, clique em Importar de CSV (veja Importar colaboradores).

Guias de conexão

O Factorial IT conecta-se a sistemas de RH através do Kombo. O Kombo publica um guia passo a passo para cada provedor suportado em help.kombo.dev.

Guias para os provedores mais comuns:

• BambooHR
• BoondManager
• CezanneHR
• Lucca
• Payfit

Permissões do Lucca

Para que as próximas integrações e desligamentos sejam processados a partir do Lucca, a chave API do Lucca precisa de duas permissões extras:

1. Faça login na sua conta de administrador do Lucca.
2. Vá para Configurações > Chaves API.
3. Edite as permissões na chave API.
4. Ative Ver futuros colaboradores e Ver colaboradores desligados.

Sem elas, o Lucca não envia ao Factorial IT dados de integração ou desligamento.

Frequência e modos de sincronização

Após a conexão, o Factorial IT sincroniza seus dados de RH a cada hora. Não há nada que você precise fazer.

Para decidir como cada campo é sincronizado, vá para Configurações > Sistema de RH e clique em Configurações de sincronização por campo em Configurações. Esta seção aparece uma vez que uma conexão inicia sua primeira sincronização. Para cada campo e cada sistema de RH conectado, escolha um:

• Importar uma vez: o valor é definido na primeira sincronização e você pode editá-lo manualmente.
• Sincronizar continuamente: o valor segue o sistema de RH e não pode ser editado manualmente.

O mesmo campo pode ser sincronizado de mais de um sistema de RH.

Por exemplo:

• Datas de início e término de contrato → sincronizar continuamente
• Cargo → importar uma vez, depois manter atualizado manualmente

Para que o desligamento automatizado funcione, configure o campo Offboarding para Sincronizar continuamente.

Na primeira sincronização, cada campo sincronizado substitui os dados existentes dos colaboradores, independentemente do modo que tiver. A partir de então, apenas os campos em Sincronizar continuamente são substituídos por alterações no sistema de RH.

Datas de início e saída passadas

Às vezes, seu sistema de RH adiciona uma pessoa após sua data de início ou relata uma saída após a data de saída. Duas configurações em Configurações > Sistema de RH > Configurações decidem o que o Factorial IT faz nesses casos. Elas se aplicam a todas as conexões.

A janela é contada retroativamente a partir da data de sincronização:

• Onboarding para datas de início passadas: uma integração é criada quando a data de início está dentro da janela. Pessoas que começaram antes são criadas como colaboradores ativos sem integração. Sempre cria uma integração para todos que o sistema de RH adiciona. A escolha é salva assim que você a seleciona, e uma sincronização com seu sistema de RH começa. A janela apenas afeta quais integrações uma sincronização cria; restringi-la nunca remove uma integração que já existe.
• Offboarding para datas de saída passadas: um desligamento é criado quando a data de saída está dentro da janela. Com Nunca, apenas colaboradores cuja data de saída ainda está no futuro são desligados. A escolha é salva assim que você a seleciona.

Colaboradores externos

Alguns sistemas de RH também mantêm pessoas que não fazem parte de sua força de trabalho principal, como contratados ou consultores. Para mantê-los fora do seu diretório de colaboradores:

1. Abra o perfil do colaborador e clique em Ocultar.
2. Se eles aparecerem na lista de Onboarding, você também pode Ignorar a integração. Isso oculta o colaborador sem deletar o registro completamente.

Colaboradores ocultos são excluídos dos fluxos de trabalho de gerenciamento de colaboradores.

Dados recuperados

Antes de conectar um sistema de RH, você verá a lista de dados que o Factorial IT lê através do Kombo. Verifique antes de autorizar a conexão.

Os dados usuais incluem:

Lista completa de dados lidos do sistema de RH

Entidades legais

• Nome
• Endereço

Locais de trabalho

• Nome
• Endereço

Colaboradores

• Número do colaborador
• Nome
• Sobrenome
• Cargo
• E-mail de trabalho
• E-mail pessoal (opcional)
• Número de telefone celular (opcional)
• Status de emprego
• ID do local de trabalho
• ID da entidade legal
• ID do gerente
• Endereço residencial (opcional)
• Data de início

Empregos

• ID do colaborador
• Tipo de emprego
• Data efetiva

Grupos

• Nome
• Tipo

Qualquer campo que não esteja nesta lista não é lido. O Kombo não tem acesso a dados bancários, salários ou saldos de férias.

Para a conformidade do Kombo com o GDPR e como ele processa dados, veja Centro de Confiança do Kombo.

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

• Onboarding e desligamentos do Lucca estão faltando. A chave API do Lucca provavelmente não possui Ver futuros colaboradores ou Ver colaboradores desligados. Veja as permissões do Lucca acima.
• Um novo contratado está faltando nas integrações.
  1. Verifique se a pessoa existe em seu sistema de RH com uma data de início preenchida.
  2. Pesquise tanto entre os colaboradores ativos (incluindo os ocultos) quanto na lista de Onboarding, com todos os filtros limpos.
  3. Vá para Configurações > Sistema de RH, abra o menu … da conexão e clique em Editar filtros. A prévia do filtro mostra quais colaboradores estão na sincronização:
     • Incluído: o colaborador está sincronizado. Pesquise pelo sobrenome entre colaboradores ativos, integrações e desligamentos.
     • Excluído: o Kombo fornece o motivo, geralmente um filtro. Altere os filtros para incluir o colaborador.
• Um desligado está faltando nos desligamentos.
  1. Vá para Configurações > Sistema de RH.
  2. Em Configurações de sincronização por campo, verifique o modo do campo Offboarding (veja Frequência e modos de sincronização acima).
  3. Se a data de saída já havia passado quando o colaborador foi sincronizado, verifique a configuração Offboarding para datas de saída passadas (veja Datas de início e saída passadas acima).
• Uma conexão mostra Reconexão necessária. O sistema de RH não aceita mais suas credenciais. Clique em Reconectar, ou envie Copiar o link de reconexão para quem gerencia o sistema de RH.

FAQ

1. Com que frequência a sincronização é executada?
   A cada hora, sem ação de sua parte.
    
2. Posso conectar mais de um sistema de RH?
   Sim. Você pode vincular vários a uma conta, por exemplo, um por país ou entidade legal.
    
3. A pessoa que conecta o sistema de RH precisa de uma conta Factorial IT?
   Não. Envie a ela o link de configuração do bloco do provedor; ele permanece válido por um ano.
    
4. O que acontece com os colaboradores se eu desconectar um sistema de RH?
   O Factorial IT para de ler pessoas a partir dele. Colaboradores, integrações e desligamentos já criados permanecem.
    
5. Restringir a janela de datas de início passadas remove integrações?
   Não. Isso apenas decide quais integrações as sincronizações futuras criam.
    
6. O Factorial IT lê salários ou dados bancários?
   Não. O Kombo não acessa dados bancários, salários ou saldos de férias.