La sincronizzazione HR collega il tuo sistema HR a Factorial IT in modo che i dati dei dipendenti arrivino autonomamente e gestiscano le assunzioni, le cessazioni e il tuo elenco dipendenti. Configuralo quando desideri che questi flussi siano automatizzati e il tuo elenco venga mantenuto aggiornato senza modifiche manuali.

Funzionalità

Panoramica

Una volta che il tuo sistema HR è sincronizzato, puoi:

• Automatizzare le assunzioni e le cessazioni.
• Costruire politiche IT sui dati HR come team, ruoli ed entità.
• Mantenere l'elenco dei dipendenti accurato senza necessità di manutenzione manuale.

Se non utilizzi un sistema HR, importa i dipendenti da un file CSV invece (vedi Importa dipendenti).

Puoi collegare un sistema HR o più allo stesso account. Questo è utile quando diversi paesi o entità legali utilizzano strumenti HR diversi.

Come utilizzare

1. Vai a Impostazioni > Sistema HR.
2. Clicca su Collega un HRIS. Si apre l'elenco dei sistemi HR supportati; utilizza Cerca per trovare il tuo.
3. Scegli il tuo fornitore di sistema HR. Clicca sulla sua tessera per collegarlo tu stesso. Se un'altra persona si occupa del tuo sistema HR, clicca sull'icona di copia sulla tessera per copiare un link di configurazione e inviarlo a loro. Non hanno bisogno di un account Factorial IT, e il link funziona per un anno.
4. Scegli i dati da sincronizzare. Factorial IT ha bisogno di alcuni campi fondamentali per funzionare: nome, cognome, email lavorativa, date di inizio e fine, team e manager. Puoi disattivare questi campi personali se preferisci non condividerli:

1. Aggiungi filtri per limitare quali dipendenti vengono sincronizzati:
   • Entità legali scelte
   • Tipi di contratto o di impiego particolari
   • Team scelti
2. Completa i passaggi di autenticazione. La connessione poi appare sotto Connessioni come Prima sincronizzazione in corso, e cambia in Connesso quando la prima sincronizzazione è completata.

Dopo di ciò, i dipendenti si sincronizzano insieme ai loro dettagli: date di contratto, team e ruoli.

Gestire una connessione

Ogni connessione sotto Connessioni mostra quando è stata sincronizzata l'ultima volta, quanti dipendenti contiene e il suo stato. Il menu … ti consente di:

• Sincronizzare ora, o Riprova la sincronizzazione dopo uno stato Sincronizzazione non riuscita.
• Modificare i filtri per cambiare chi viene sincronizzato.
• Rinominare la connessione.
• Disconnettere il sistema HR. Factorial IT smette di leggere persone da esso; i dipendenti, le assunzioni e le cessazioni già create vengono mantenute.

Se una connessione necessita di attenzione, il suo stato ti dice perché:

Quando qualcun altro gestisce il tuo sistema HR, utilizza Copia il link di riconnessione nel menu … della connessione piuttosto che Riconnetti, e invia loro il link. Possono riconnettersi senza un account Factorial IT. Lo stato si aggiorna dopo la prossima sincronizzazione.

Per importare le persone da un file invece, clicca su Importa da CSV (vedi Importa dipendenti).

Guide alla connessione

Factorial IT si connette ai sistemi HR tramite Kombo. Kombo pubblica una guida passo-passo per ogni fornitore supportato su help.kombo.dev.

Guide per i fornitori più comuni:

• BambooHR
• BoondManager
• CezanneHR
• Lucca
• Payfit

Permessi Lucca

Per le prossime assunzioni e cessazioni da Lucca, la chiave API di Lucca necessita di due permessi extra:

1. Accedi al tuo account amministratore Lucca.
2. Vai su Impostazioni > Chiavi API.
3. Modifica i permessi sulla chiave API.
4. Attiva Visualizza futuri dipendenti e Visualizza dipendenti partiti.

Senno, Lucca non invia a Factorial IT dati di assunzione o cessazione.

Frequenza e modalità di sincronizzazione

Dopo che ti sei connesso, Factorial IT sincronizza i tuoi dati HR ogni ora. Non devi fare nulla.

Per decidere come ciascun campo si sincronizza, vai su Impostazioni > Sistema HR e clicca su Impostazioni di sincronizzazione per campo sotto Impostazioni. Questa sezione appare una volta che una connessione ha iniziato la sua prima sincronizzazione. Per ogni campo e ogni sistema HR connesso, scegli uno:

• Importa una volta: il valore è impostato alla prima sincronizzazione e puoi poi modificarlo manualmente.
• Sincronizza continuamente: il valore segue il sistema HR e non può essere modificato manualmente.

Lo stesso campo può sincronizzarsi da più di un sistema HR.

Per esempio:

• Data di inizio e fine contratto → sincronizza continuamente
• Titolo di lavoro → importa una volta, poi mantienilo aggiornato manualmente

Per far funzionare l'automazione delle cessazioni, imposta il campo Offboarding su Sincronizza continuamente.

Alla prima sincronizzazione, ogni campo sincronizzato sostituisce i dati esistenti dei dipendenti, qualunque sia la modalità. Da quel momento in poi, solo i campi su Sincronizza continuamente vengono sostituiti da modifiche nel sistema HR.

Date di inizio e fine passate

Talvolta il tuo sistema HR aggiunge una persona dopo la data di inizio, o riporta una partenza dopo la data di cessazione. Due impostazioni sotto Impostazioni > Sistema HR > Impostazioni decidono cosa fa Factorial IT in quei casi. Esse si applicano a tutte le connessioni.

La finestra è conteggiata all'indietro dalla data di sincronizzazione:

• Onboarding per date di inizio passate: un'assunzione viene creata quando la data di inizio è all'interno della finestra. Le persone che sono iniziate prima vengono create come dipendenti attivi senza assunzione. Sempre crea un'assunzione per tutti coloro che il sistema HR aggiunge. La scelta viene salvata non appena la selezioni, e una sincronizzazione con il tuo sistema HR inizia. La finestra influisce solo su quali assunzioni crea una sincronizzazione; restringerla non rimuove mai un'assunzione già esistente.
• Offboarding per date di partenza passate: una cessazione viene creata quando la data di partenza è all'interno della finestra. Con Mai, solo i dipendenti la cui data di partenza è ancora nel futuro vengono cessati. La scelta viene salvata non appena la selezioni.

Dipendenti esterni

Al alcuni sistemi HR possono includere persone che non fanno parte della tua forza lavoro principale, come appaltatori o consulenti. Per tenerli fuori dal tuo elenco dipendenti:

1. Apri il profilo del dipendente e clicca su Nascondi.
2. Se appaiono nell'elenco delle Onboarding, puoi anche Ignorare l'assunzione. Questo nasconde il dipendente senza eliminare completamente il record.

I dipendenti nascosti vengono esclusi dai flussi di lavoro di gestione dei dipendenti.

Dati recuperati

Prima di connettere un sistema HR, ti viene mostrato l'elenco dei dati che Factorial IT legge tramite Kombo. Controllalo prima di autorizzare la connessione.

I dati usuali includono:

Elenco completo dei dati letti dal sistema HR

Entità legali

• Nome
• Indirizzo

Luoghi di lavoro

• Nome
• Indirizzo

Dipendenti

• Numero dipendente
• Nome
• Cognome
• Titolo di lavoro
• Email lavorativa
• Email personale (opzionale)
• Numero di cellulare (opzionale)
• Stato di impiego
• ID luogo di lavoro
• ID entità legale
• ID manager
• Indirizzo di casa (opzionale)
• Data di inizio

Impieghi

• ID dipendente
• Tipo di impiego
• Data di efficacia

Gruppi

• Nome
• Tipo

Qualsiasi campo non presente in questo elenco non viene letto. Kombo non ha accesso a dettagli bancari, stipendi o saldi di ferie.

Per la conformità al GDPR di Kombo e come elabora i dati, vedi Centro fiducia di Kombo.

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• Onboarding e cessazioni da Lucca mancano. Probabilmente la chiave API di Lucca manca di Visualizza futuri dipendenti o Visualizza dipendenti partiti. Vedi i permessi Lucca sopra.
• Una nuova assunzione manca dalle assunzioni.
  1. Controlla che la persona esista nel tuo sistema HR con una data di inizio compilata.
  2. Cerca sia tra i dipendenti attivi (inclusi quelli nascosti) sia nell'elenco delle Onboarding, con tutti i filtri cancellati.
  3. Vai su Impostazioni > Sistema HR, apri il menu … della connessione e clicca su Modifica filtri. L'anteprima del filtro mostra quali dipendenti sono nella sincronizzazione:
     • Incluso: il dipendente è sincronizzato. Cerca per cognome tra i dipendenti attivi, le assunzioni e le cessazioni.
     • Escluso: Kombo fornisce il motivo, spesso un filtro. Cambia i filtri per includere il dipendente.
• Un dipendente che ha lasciato manca dalle cessazioni.
  1. Vai su Impostazioni > Sistema HR.
  2. Nelle Impostazioni di sincronizzazione per campo, controlla la modalità del campo Offboarding (vedi Frequenza e modalità di sincronizzazione sopra).
  3. Se la data di partenza era già passata quando il dipendente è stato sincronizzato, controlla l'impostazione Offboarding per date di partenza passate (vedi Date di inizio e fine passate sopra).
• Una connessione mostra Riconnessione necessaria. Il sistema HR non accetta più le sue credenziali. Clicca su Riconnetti, oppure invia Copia il link di riconnessione a chi gestisce il sistema HR.

FAQ

1. Con quale frequenza viene eseguita la sincronizzazione?
   Ogni ora, senza azioni da parte tua.
    
2. Posso collegare più di un sistema HR?
   Sì. Puoi collegarne diversi a un solo account, ad esempio uno per paese o entità legale.
    
3. La persona che collega il sistema HR ha bisogno di un account Factorial IT?
   No. Invia loro il link di configurazione dalla tessera del fornitore; rimane valido per un anno.
    
4. Cosa succede ai dipendenti se disconnetto un sistema HR?
   Factorial IT smette di leggere persone da esso. I dipendenti, le assunzioni e le cessazioni già create rimangono.
    
5. Ristretto il periodo di date di inizio passate rimuove le assunzioni?
   No. Decide solo quali assunzioni creano le sincronizzazioni future.
    
6. Factorial IT legge stipendi o dettagli bancari?
   No. Kombo non accede a dettagli bancari, stipendi o saldi di ferie.