El Agente de Equipos permite que ONE maneje la tarea de Compra de equipos en un ticket de incorporación: determina qué debe recibir la nueva contratación, lo acuerda con ella por correo electrónico y realiza el pedido una vez que tú lo apruebas. Utilízalo cuando quieras que se elijan y ordenen equipos para nuevas contrataciones según tus políticas, sin tener que gestionar la incorporación tú mismo/a.

Funcionalidad

Descripción general

Cada ticket de incorporación incluye una tarea de Compra de equipos. Puedes completarla tú mismo/a, o entregársela a ONE de principio a fin. ONE luego:

• Determina a qué tiene derecho la nueva contratación.
• Revisa tu inventario.
• Acuerda la configuración con la nueva contratación por correo electrónico.
• Realiza el pedido después de que tú lo apruebes.

Este artículo solo cubre el paso de Compra de equipos. Para el ticket de incorporación y sus otras tareas, consulta Comprender la configuración de incorporación. Para configurar los pasos restantes, consulta Automatiza tus incorporaciones.

Disponibilidad: la opción Automática se está implementando gradualmente. Si el paso solo ofrece Manual, la incorporación agente aún no está activada para tu organización; contacta a tu representante de IT de Factorial.

Lo que necesitas

ONE solo trabaja a partir de dos políticas publicadas y el propio registro de la nueva contratación. Nunca llena un vacío con un valor predeterminado propio.

• Política de equipos, publicada. Decide qué puede tener la nueva contratación, según el rol, equipo, antigüedad y país.
• Política de compras, publicada. Decide cómo se autoriza un pedido: aprobaciones, destino de entrega, qué perfil de facturación paga, qué proveedores utilizar y cuándo comienza el trabajo de equipos (por ejemplo, "manejar equipos 30 días antes de la fecha de inicio").
• Una dirección de correo electrónico personal del empleado, sincronizada desde tu sistema de RRHH. ONE la utiliza para contactar a la nueva contratación.
• Una fecha de inicio, además de la ubicación laboral, tipo de empleo, puesto y país en su perfil.

Ambas políticas están en Compras globales > Configuración. Hasta que ambas estén publicadas, no puedes guardar Automático: el paso muestra una advertencia y Guardar permanece deshabilitado.

Cómo usar

1. Ve a Personas > Configuración, abre la pestaña Onboarding y haz clic en la fila de Compra de equipos.
2. Decide si mantener Incluir este paso en la incorporación activado. Desactívalo si las nuevas contrataciones traen su propio dispositivo: la fila mostrará Omitir y los tickets de incorporación no tendrán tarea de equipos.
3. Elige la autonomía:
   • Automático: ONE ejecuta la tarea de principio a fin, siguiendo tus políticas.
   • Manual: tú manejas la incorporación y el pedido; Factorial IT solo crea la tarea.
4. Selecciona el Responsable predeterminado. Esta persona es la encargada de la tarea y responde siempre que se necesite una decisión sobre este paso. Siempre es un/a administrador/a humano/a; ONE nunca es responsable.
5. Con Manual únicamente, establece el tiempo. Programación es la fecha predeterminada sugerida cuando ejecutas el paso desde el ticket, y Fecha de vencimiento es cuántos días antes de la fecha de inicio debe completarse la tarea. Con Automático, el tiempo proviene de tu política de Compras.
6. Haz clic en Guardar. Con Automático, el paso también muestra un bloque de Lo que dice con el estado en vivo de ambas políticas y un acceso directo para editarlas.

La etiqueta en la fila del paso muestra cómo se manejará la próxima incorporación:

Cómo ONE ejecuta el paso

En cada ticket de incorporación, ONE se añade como el agente en la tarea de Compra de equipos. La tarea no tiene fecha de vencimiento y el Responsable predeterminado sigue siendo su propietario/a: tu política decide cuándo actúa ONE, no un plazo. El paso de incorporación omite el paso de equipos, porque el trabajo se realiza en el ticket.

1. Espera la ventana de compras. Tu política de Compras establece cuándo comienza el trabajo de equipos, y ONE no hace nada en el paso antes de esa fecha. Si no existe ninguna regla de tiempo en ninguna parte, comienza inmediatamente. Si mantener la ventana haría imposible la entrega a tiempo, lo indica en lugar de comenzar en silencio.
2. Verifica que el paso no esté ya hecho. Si ya hay un pedido vinculado al ticket, o ya se ha asignado un dispositivo, la ejecución se detiene.
3. Lee las políticas y el registro de la nueva contratación. ONE pregunta al propietario/a por cualquier cosa que falte: un campo de perfil, una dirección de correo electrónico personal, o un caso que la política no cubre.
4. Mira el inventario primero. Los dispositivos y accesorios no asignados que realmente se adaptan a esta nueva contratación según la política de Equipos tienen prioridad sobre la compra de nuevos. La idoneidad es más importante que el costo: un dispositivo mal ajustado del inventario no es un ahorro.
5. Prepara una única propuesta. Solo incluye lo que permite la política de Equipos, con cada opción ya elegida: memoria, almacenamiento, color y el diseño del teclado local. ONE solo propone artículos que realmente pueden enviarse, y los clasifica por llegada antes de la fecha de inicio, luego soporte sin contacto, luego precio.
6. Acuerda la configuración con la nueva contratación. La propuesta se publica como un comentario público en el ticket, que llega a la nueva contratación por correo electrónico a su dirección personal. Puede aceptarla o indicar lo que preferiría.
7. Pide tu aprobación. Esto siempre sucede antes de que se compre o asigne algo. ONE publica un comentario interno al propietario/a con el producto, sus opciones, el precio, el destino y el tiempo de entrega, y señala claramente cualquier cosa fuera de la política. No responder nunca se considera aprobación.
8. Realiza el pedido y cierra el paso. Justo antes de actuar, ONE verifica nuevamente que el artículo aún se pueda comprar para el tiempo de entrega que anunció. Luego realiza el pedido o asigna el dispositivo del inventario, lo vincula al ticket y marca la tarea como completada.

Quién ve qué

• Comentarios públicos están destinados a la nueva contratación y les llegan por correo electrónico. Nunca contienen precios.
• Comentarios internos están destinados al propietario/a: aprobaciones, precios, vacíos en la política y bloqueos.
• Recordatorios siguen un único ritmo: un recordatorio dos días hábiles después de que una pregunta queda sin respuesta, luego se informa al asignado del ticket. ONE nunca sigue la misma pregunta dos veces.

Lo que ONE nunca hace

• Ordenar o asignar algo sin una clara aprobación del propietario/a del ticket, incluso cuando el artículo esté completamente dentro de la política o sea un dispositivo de stock gratuito.
• Ordenar fuera de tus políticas, o inventar una regla donde una política no dice nada.
• Realizar un segundo pedido para la misma incorporación.
• Mencionar un precio en un mensaje a la nueva contratación.
• Sugerir algo que esté fuera de stock, que llegará pronto o que haya sido descontinuado.
• Enviar a la nueva contratación un borrador. Cualquier cosa que aún esté pendiente con el propietario/a se resuelve antes de que la nueva contratación escuche de ONE.

Cuando el paso vuelve a ti

Cualquiera que sea el caso, el paso vuelve a ti con el diagnóstico ya en el ticket, así que no comienzas desde cero.

Ejecuta el paso tú mismo/a

Establece la autonomía en Manual. Cada ticket de incorporación entonces obtiene una tarea de Compra de equipos con el propietario/a, programación y fecha de vencimiento que establezcas, y el paso de equipos permanece en el flujo de incorporación. Abre la tarea y haz clic en Ir al flujo (→) para elegir el equipo y ordenarlo. Terminar el paso marca la tarea como completada.

Solución de Problemas y FAQ

Solución de Problemas

• El paso solo ofrece Manual. La incorporación agente no está habilitada para tu organización aún. Contacta a tu representante de IT de Factorial.
• Guardar permanece deshabilitado cuando eliges Automático. Al menos una política no está publicada. Publica ambas en Compras globales > Configuración.
• ONE no ha comenzado en la tarea. La ventana de compras en tu política de Compras aún no se ha abierto, o el paso ya está hecho (un pedido está vinculado o un dispositivo está asignado).
• ONE preguntó al propietario/a en lugar de proponer un dispositivo. Falta una regla para el rol de la nueva contratación, un campo de perfil está vacío, o el tipo de empleo es Contratista. Lee el comentario interno: enumera lo que está bloqueando el paso.
• No se ordenó nada después de que la nueva contratación aceptó. ONE aún necesita la aprobación del propietario/a en un comentario interno. Apruébalo en el ticket.

FAQ

1. ¿Ordena ONE sin mi aprobación?
   No. Siempre pide la aprobación del propietario/a en el ticket primero, incluso para artículos de stock o pedidos completamente dentro de la política.
    
2. ¿Verá la nueva contratación precios?
   No. Los precios solo aparecen en comentarios internos para el propietario/a.
    
3. ¿Prefiere ONE stock o equipos nuevos?
   Stock, cuando un dispositivo no asignado realmente se adapta a la nueva contratación según la política de Equipos. La idoneidad es más importante que ahorrar dinero.
    
4. ¿Qué pasa si la nueva contratación no responde?
   ONE envía un recordatorio después de dos días hábiles, luego entrega el paso al propietario/a en la fecha límite del pedido.
    
5. ¿Quién es el responsable de la tarea de Compra de equipos?
   Siempre el Responsable predeterminado, un/a administrador/a humano/a. ONE solo se añade como el agente.
    
6. ¿Qué pasa si desactivamos el paso?
   La fila muestra Omitir y los tickets de incorporación no obtienen ninguna tarea de equipos.