Der Equipment-Agent lässt ONE die Aufgabe Ausrüstung kaufen in einem Onboarding-Ticket übernehmen: Er ermittelt, was der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin erhalten sollte, stimmt dies per E-Mail mit ihm/ihr ab und bestellt, sobald du es genehmigst. Nutze es, wenn du Ausrüstung für neue Mitarbeiter/innen gemäß deinen Richtlinien auswählen und bestellen möchtest, ohne den Intake selbst durchzuführen.

Funktion/Feature

Überblick

Jedes Onboarding-Ticket enthält eine Aufgabe Ausrüstung kaufen. Du kannst sie selbst erledigen oder sie von ONE von Anfang bis Ende übernehmen lassen. ONE dann:

• Ermittelt, wozu der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin berechtigt ist.
• Überprüft deinen Bestand.
• Stimmt die Einrichtung per E-Mail mit dem neuen Mitarbeiter/der neuen Mitarbeiterin ab.
• Gibt die Bestellung auf, nachdem du sie genehmigt hast.

Dieser Artikel behandelt nur den Schritt Ausrüstung kaufen. Für das Onboarding-Ticket und seine anderen Aufgaben siehe Onboarding-Einstellungen verstehen. Um die verbleibenden Schritte einzurichten, siehe Automatisiere deine Onboardings.

Verfügbarkeit: Die Option Automatisch wird schrittweise eingeführt. Wenn der Schritt nur Manuell anbietet, ist das agentische Onboarding für deine Organisation noch nicht aktiviert; kontaktiere deinen Factorial IT-Vertreter.

Was du benötigst

ONE arbeitet nur mit zwei veröffentlichten Richtlinien und dem eigenen Datensatz des neuen Mitarbeiters/der neuen Mitarbeiterin. Es füllt niemals eine Lücke mit einem eigenen Standard aus.

• Ausrichtungsrichtlinie, veröffentlicht. Sie entscheidet was der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin haben kann, je nach Rolle, Team, Erfahrungsgrad und Land.
• Einkaufsrichtlinie, veröffentlicht. Sie entscheidet wie eine Bestellung genehmigt wird: Genehmigungen, Lieferort, welches Abrechnungsprofil bezahlt, welche Lieferanten verwendet werden und wann die Ausrüstungsarbeiten beginnen (zum Beispiel, "Ausrüstung 30 Tage vor dem Startdatum bearbeiten").
• Eine persönliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin, synchronisiert aus deinem HR-System. ONE nutzt sie, um den neuen Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin zu kontaktieren.
• Ein Startdatum, sowie der Arbeitsort, Beschäftigungsart, Job und Land im Profil des neuen Mitarbeiters/der neuen Mitarbeiterin.

Beide Richtlinien befinden sich unter Globale Beschaffung > Einstellungen. Bis beide veröffentlicht sind, kannst du Automatisch nicht speichern: Der Schritt zeigt eine Warnung und Speichern bleibt ausgegraut.

Wie man es benutzt

1. Gehe zu Personen > Einstellungen, öffne den Onboarding-Tab und klicke auf die Zeile Ausrüstung kaufen.
2. Entscheide, ob du Diese Schritt im Onboarding einbeziehen aktiv lassen möchtest. Schalte es aus, wenn neue Mitarbeiter/innen ihr eigenes Gerät mitbringen: Die Zeile zeigt dann Überspringen und Onboarding-Tickets erhalten keine Ausrüstungsaufgabe.
3. Wähle die Autonomie:
   • Automatisch: ONE führt die Aufgabe von Anfang bis Ende gemäß deinen Richtlinien aus.
   • Manuell: Du bearbeitest den Intake und die Bestellung; Factorial IT erstellt nur die Aufgabe.
4. Wähle den Standard-Zuständigen. Diese Person ist für die Aufgabe verantwortlich und antwortet, wann immer eine Entscheidung zu diesem Schritt erforderlich ist. Es ist immer ein menschlicher Administrator; ONE ist niemals dafür verantwortlich.
5. Nur bei Manuell, stelle die Zeitvorgaben ein. Planung ist das Standarddatum, das vorgeschlagen wird, wenn du den Schritt aus dem Ticket ausführst, und Fälligkeitsdatum ist, wie viele Tage vor dem Startdatum die Aufgabe fällig ist. Bei Automatisch kommen die Zeitvorgaben aus deiner Einkaufsrichtlinie.
6. Klicke auf Speichern. Bei Automatisch zeigt der Schritt auch einen Was es anzeigt-Block mit dem aktuellen Status beider Richtlinien und einer Verknüpfung zum Bearbeiten.

Das Label in der Schrittzeile zeigt, wie das nächste Onboarding gehandhabt wird:

Wie ONE den Schritt ausführt

In jedem Onboarding-Ticket wird ONE als Agent für die Aufgabe Ausrüstung kaufen hinzugefügt. Die Aufgabe hat kein Fälligkeitsdatum und der Standard-Zuständige bleibt ihr Eigentümer: Deine Richtlinie entscheidet, wann ONE handelt, nicht eine Frist. Der Onboarding-Schritt lässt den Ausrüstungs-Schritt aus, da die Arbeit im Ticket erfolgt.

1. Warte auf das Einkaufsfenster. Deine Einkaufsrichtlinie legt fest, wann die Ausrüstungsarbeiten beginnen, und ONE tut vor diesem Datum nichts im Schritt. Wenn keine Zeitregel irgendwo existiert, beginnt es sofort. Wenn die Einhaltung des Fensters eine pünktliche Lieferung unmöglich machen würde, sagt es dies klar an, anstatt still zu starten.
2. Überprüfe, ob der Schritt nicht bereits erledigt ist. Wenn eine Bestellung bereits mit dem Ticket verknüpft ist oder ein Gerät bereits zugewiesen wurde, stoppt der Ablauf.
3. Überprüfe die Richtlinien und den Datensatz des neuen Mitarbeiters/der neuen Mitarbeiterin. ONE fragt den Eigentümer nach allem, was fehlt: ein Profilfeld, eine persönliche E-Mail-Adresse oder einen Fall, den die Richtlinie nicht abdeckt.
4. Überprüfe zuerst den Bestand. Unzugewiesene Geräte und Zubehörteile, die wirklich zu diesem neuen Mitarbeiter/dieser neuen Mitarbeiterin unter der Ausrichtungsrichtlinie passen, haben Vorrang vor dem Kauf neuer. Eignung kommt vor Kosten: Ein schlecht passendes Gerät aus dem Bestand ist keine Ersparnis.
5. Bereite einen einzigen Vorschlag vor. Er umfasst nur, was die Ausrichtungsrichtlinie zulässt, mit bereits gewählten Optionen: Speicher, Speicherplatz, Farbe und das lokale Tastaturlayout. ONE schlägt nur Artikel vor, die tatsächlich versendet werden können, und sortiert sie nach Ankunft vor dem Startdatum, dann nach Zero-Touch-Support und schließlich nach Preis.
6. Stimme die Einrichtung mit dem neuen Mitarbeiter/der neuen Mitarbeiterin ab. Der Vorschlag wird als öffentlicher Kommentar im Ticket gepostet, der den neuen Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin per E-Mail an ihre persönliche Adresse erreicht. Sie können ihn akzeptieren oder sagen, was sie bevorzugen würden.
7. Bitte dich um Genehmigung. Dies geschieht immer, bevor etwas gekauft oder zugewiesen wird. ONE veröffentlicht einen internen Kommentar an den Eigentümer mit dem Produkt, seinen Optionen, dem Preis, dem Zielort und der Lieferzeit und kennzeichnet klar alles, was außerhalb der Richtlinie liegt. Keine Antwort wird niemals als Genehmigung betrachtet.
8. Bestelle und schließe den Schritt ab. Kurz bevor ONE handelt, überprüft es erneut, dass der Artikel immer noch für die angekündigte Lieferzeit gekauft werden kann. Es gibt dann die Bestellung auf oder weist das Lagergerät zu, verknüpft es mit dem Ticket und markiert die Aufgabe als erledigt.

Wer sieht was

• Öffentliche Kommentare sind für den neuen Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin gedacht und erreichen ihn/sie per E-Mail. Sie enthalten niemals Preise.
• Interne Kommentare sind für den Eigentümer gedacht: Genehmigungen, Preise, Richtlinienlücken und Blockaden.
• Erinnerungen folgen einem einheitlichen Rhythmus: eine Erinnerung zwei Arbeitstage nach einer unbeantworteten Frage, dann wird der Zuständige des Tickets informiert. ONE verfolgt niemals dieselbe Frage zweimal.

Was ONE niemals tut

• Bestelle oder weise etwas zu, ohne eine klare Genehmigung vom Eigentümer im Ticket, selbst wenn der Artikel vollständig innerhalb der Richtlinie liegt oder ein kostenloses Lagergerät ist.
• Bestelle außerhalb deiner Richtlinien oder erfinde eine Regel, wo eine Richtlinie nichts sagt.
• Gib eine zweite Bestellung für dasselbe Onboarding auf.
• Erwähne einen Preis in einer Nachricht an den neuen Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin.
• Schlage etwas vor, das nicht auf Lager, bald erhältlich oder eingestellt ist.
• Schicke dem neuen Mitarbeiter/der neuen Mitarbeiterin einen Entwurf. Alles, was noch offen mit dem Eigentümer ist, wird gelöst, bevor der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin von ONE hört.

Wenn der Schritt zu dir zurückkommt

Wie auch immer der Fall ist, der Schritt kommt mit der Diagnose bereits im Ticket zu dir zurück, sodass du nicht von vorne beginnen musst.

Führe den Schritt selbst aus

Stelle die Autonomie auf Manuell. Jedes Onboarding-Ticket erhält dann eine Aufgabe Ausrüstung kaufen mit dem Eigentümer, der Planung und dem Fälligkeitsdatum, die du festlegst, und der Ausrüstungs-Schritt bleibt im Onboarding-Schritt. Öffne die Aufgabe und klicke auf Gehe zu Schritt (→), um die Ausrüstung auszuwählen und zu bestellen. Das Abschließen des Schrittes markiert die Aufgabe als erledigt.

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Der Schritt bietet nur Manuell an. Agentisches Onboarding ist für deine Organisation noch nicht aktiviert. Kontaktiere deinen Factorial IT-Vertreter.
• Speichern bleibt ausgegraut, wenn du Automatisch auswählst. Mindestens eine Richtlinie ist nicht veröffentlicht. Veröffentliche beide in Globale Beschaffung > Einstellungen.
• ONE hat mit der Aufgabe noch nicht begonnen. Das Einkaufsfenster in deiner Einkaufsrichtlinie hat noch nicht geöffnet, oder der Schritt ist bereits erledigt (eine Bestellung ist verknüpft oder ein Gerät ist zugewiesen).
• ONE hat den Eigentümer gefragt, anstatt ein Gerät vorzuschlagen. Eine Regel fehlt für die Rolle des neuen Mitarbeiters/der neuen Mitarbeiterin, ein Profilfeld ist leer, oder die Beschäftigungsart ist Auftragnehmer/in. Lies den internen Kommentar: Er listet auf, was den Schritt blockiert.
• Es wurde nichts bestellt, nachdem der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin akzeptiert hat. ONE benötigt weiterhin die Genehmigung des Eigentümers in einem internen Kommentar. Genehmige es im Ticket.

FAQ

1. Bestellt ONE ohne meine Genehmigung?
   Nein. Es fragt immer zuerst den Eigentümer um Genehmigung im Ticket, selbst für Lagerartikel oder Bestellungen, die vollständig innerhalb der Richtlinie liegen.
    
2. Wird der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin Preise sehen?
   Nein. Preise erscheinen nur in internen Kommentaren für den Eigentümer.
    
3. Bevorzugt ONE Lager- oder neue Ausrüstung?
   Lager, wenn ein unzugewiesenes Gerät wirklich zu dem neuen Mitarbeiter/der neuen Mitarbeiterin unter der Ausrichtungsrichtlinie passt. Eignung kommt vor Geldersparnis.
    
4. Was passiert, wenn der neue Mitarbeiter/die neue Mitarbeiterin nicht antwortet?
   ONE sendet eine Erinnerung nach zwei Arbeitstagen, dann übergibt es den Schritt an den Eigentümer bei der Bestellfrist.
    
5. Wer ist für die Aufgabe Ausrüstung kaufen verantwortlich?
   Immer der Standard-Zuständige, ein menschlicher Administrator. ONE wird nur als Agent hinzugefügt.
    
6. Was passiert, wenn wir den Schritt ausschalten?
   Die Zeile zeigt Überspringen und Onboarding-Tickets erhalten keine Ausrüstungsaufgabe mehr.