L'Agent d'Equipament permet a ONE gestionar la tasca de Compra d'equipament en un tiquet d'integració: determina què ha de rebre la nova contractació, ho acorda amb ella per correu electrònic i fa la comanda un cop aprovat. Utilitza-ho quan vulguis que l'equipament per a les noves contractacions sigui escollit i ordenat segons les teves polítiques sense haver de gestionar la incorporació tu mateix.

Funcionalitat

Visió general

Cada tiquet d'integració inclou una tasca de Compra d'equipament. La pots completar tu mateix/a, o entregar-la a ONE de principi a fi. ONE després:

• Determina a què té dret la nova contractació.
• Revisa el teu estoc.
• Acorda la configuració amb la nova contractació per correu electrònic.
• Realitza la comanda després que tu l'aprovis.

Aquest article només cobreix el pas de Compra d'equipament. Per al tiquet d'integració i les seves altres tasques, consulta Entendre les configuracions d'integració. Per configurar els passos restants, consulta Automatitza les teves integracions.

Disponibilitat: l'opció Automàtica s'està desplegant gradualment. Si el pas només ofereix Manual, l'integració agentiva encara no està activada per a la teva organització; contacta amb el teu/a representant d'IT de Factorial.

Què necessites

ONE només funciona a partir de dues polítiques publicades i el registre propi de la nova contractació. Mai omple un buit amb un valor per defecte propi.

• Política d'equipament, publicada. Decideix què pot tenir la nova contractació, per rol, equip, antiguitat i país.
• Política de compra, publicada. Decideix com s'autoritza una comanda: aprovacions, destinació de lliurament, quin perfil de facturació paga, quins proveïdors utilitzar i quan comença la feina d'equipament (per exemple, "gestionar l'equipament 30 dies abans de la data d'inici").
• Una adreça de correu electrònic personal de l'empleat/a, sincronitzada des del teu sistema de RRHH. ONE l'utilitza per contactar amb la nova contractació.
• Una data d'inici, a més de la ubicació laboral, tipus d'ocupació, feina i país al seu perfil.

Ambdues polítiques es troben a Compra global > Configuracions. Fins que ambdues estiguin publicades, no podràs desar Automàtic: el pas mostrarà una advertència i Desar es mantindrà desactivat.

Com utilitzar

1. Vés a Persones > Configuracions, obre la pestanya Onboarding i fes clic a la fila de Compra d'equipament.
2. Decideix si mantenir activada l'opció Inclou aquest pas a l'integració. Desactiva-ho si les noves contractacions porten el seu propi dispositiu: la fila mostrarà Omet i els tiquets d'integració no tindran cap tasca d'equipament.
3. Tria l'autonomia:
   • Automàtic: ONE gestiona la tasca de principi a fi, seguint les teves polítiques.
   • Manual: tu gestiones la incorporació i la comanda; l'IT de Factorial només crea la tasca.
4. Selecciona el Responsable per defecte. Aquesta persona és la propietària de la tasca i respon sempre que es necessita una decisió sobre aquest pas. Sempre és un/a administrador/a humà; ONE mai n'és el propietari.
5. Només amb Manual, estableix el moment. Programació és la data per defecte suggerida quan executes el pas des del tiquet, i Data límit és quants dies abans de la data d'inici la tasca ha de ser finalitzada. Amb Automàtic, el moment prové de la teva política de compra.
6. Fes clic a Desar. Amb Automàtic, el pas també mostrarà un bloc de Què diu amb l'estat en temps real de les dues polítiques i un accés directe per editar-les.

L'etiqueta a la fila del pas mostra com es gestionarà la pròxima integració:

Com ONE gestiona el pas

En cada tiquet d'integració, ONE s'afegeix com a agent en la tasca de Compra d'equipament. La tasca no té data límit i el Responsable per defecte continua sent el seu propietari: la teva política decideix quan ONE actua, no una data límit. El gestor d'integracions omet el pas d'equipament, ja que la feina es realitza al tiquet.

1. Espera la finestra de compra. La teva política de compra estableix quan comença la feina d'equipament, i ONE no fa res en el pas abans d'aquesta data. Si no existeix cap regla de moment, comença immediatament. Si respectar la finestra faria impossible la entrega a temps, ho indica en comptes de començar en silenci.
2. Verifica que el pas no estigui ja fet. Si ja hi ha una comanda vinculada al tiquet, o un dispositiu ja està assignat, l'execució s'atura.
3. Llegeix les polítiques i el registre de la nova contractació. ONE pregunta al propietari per qualsevol cosa que falti: un camp de perfil, una adreça de correu electrònic personal, o un cas que la política no cobreix.
4. Comprova primer l'estoc. Els dispositius i accessoris no assignats que realment s'adapten a aquesta nova contractació segons la política d'equipament es prioritzen abans de comprar-ne de nous. La idoneïtat és més important que el cost: un dispositiu mal ajustat de l'estoc no és un estalvi.
5. Prepara una única proposta. Inclou només el que la política d'equipament permet, amb cada opció ja escollida: memòria, emmagatzematge, color i la disposició del teclat local. ONE només proposa articles que poden ser enviats, i els classifica per arribada abans de la data d'inici, després suport sense contacte, i finalment pel preu.
6. Acorda la configuració amb la nova contractació. La proposta es publica com un comentari públic al tiquet, que arriba a la nova contractació per correu electrònic a la seva adreça personal. Pot acceptar-la o indicar què preferiria.
7. Prega que aprovis. Això sempre passa abans que es compri o s'assigni res. ONE publica un comentari intern al propietari amb el producte, les seves opcions, el preu, la destinació i el temps de lliurament, i destaca clarament qualsevol cosa que estigui fora de la política. No respondre mai es considera com a aprovació.
8. Fes la comanda i tanca el pas. Just abans d'actuar, ONE comprova de nou que l'article encara es pot comprar pel temps de lliurament que va anunciar. A continuació, realitza la comanda o assigna el dispositiu de l'estoc, el vincula al tiquet i marca la tasca com a feta.

Qui veu què

• Comentaris públics estan destinats a la nova contractació i els arriben per correu electrònic. Mai contenen preus.
• Comentaris interns estan destinats al propietari: aprovacions, preus, buits de política i bloquejadors.
• Recordatoris segueixen un únic ritornell: un recordatori dos dies laborables després que una pregunta quedi sense resposta, després s'informa al responsable del tiquet. ONE mai torna a fer la mateixa pregunta dues vegades.

Què ONE mai fa

• No realitza ni assigna res sense una aprovació clara del propietari al tiquet, fins i tot quan l'article està completament dins de la política o és un dispositiu de l'estoc gratuït.
• No fa comandes fora de les teves polítiques, ni crea una regla on una política no diu res.
• No realitza una segona comanda per la mateixa integració.
• No menciona un preu en un missatge a la nova contractació.
• No suggereix res que estigui fora d'estoc, que arribarà aviat o que ha estat descontinuat.
• No envia a la nova contractació un esborrany. Qualsevol cosa que encara estigui oberta amb el propietari es resol abans que la nova contractació escolti de ONE.

Quan el pas torna a tu

Sigui quina sigui la situació, el pas torna a tu amb el diagnòstic ja al tiquet, així que no comences des de zero.

Executa el pas tu mateix/a

Estableix l'autonomia a Manual. Cada tiquet d'integració obtindrà llavors una tasca de Compra d'equipament amb el propietari, la programació i la data límit que estableixis, i el pas d'equipament es manté en el gestor d'integracions. Obre la tasca i fes clic a Vés al gestor (→) per triar l'equipament i ordenar-lo. Acabar el pas marca la tasca com a feta.

Solució de Problemes i FAQ

Solució de Problemes

• El pas només ofereix Manual. L'integració agentiva no està habilitada per a la teva organització encara. Contacta amb el teu/a representant d'IT de Factorial.
• Desar es manté desactivat quan esculls Automàtic. Almenys una política no està publicada. Publica ambdues a Compra global > Configuracions.
• ONE no ha començat en la tasca. La finestra de compra a la teva política de compra no s'ha obert encara, o el pas ja està fet (una comanda està vinculada o un dispositiu està assignat).
• ONE ha preguntat al propietari en comptes de proposar un dispositiu. Falta una regla per al rol de la nova contractació, un camp de perfil està buit, o el tipus d'ocupació és Contractista. Llegeix el comentari intern: enumera què bloqueja el pas.
• No s'ha realitzat cap comanda després que la nova contractació acceptés. ONE encara necessita l'aprovació del propietari en un comentari intern. Aprova-ho al tiquet.

FAQ

1. Fa ONE comandes sense la meva aprovació?
   No. Sempre demana al propietari que aprovi primer al tiquet, fins i tot per articles d'estoc o comandes completament dins de la política.
    
2. Veu la nova contractació els preus?
   No. Els preus només apareixen en comentaris interns per al propietari.
    
3. Preferix ONE equipament d'estoc o nou?
   D'estoc, quan un dispositiu no assignat s'adapta realment a la nova contractació segons la política d'equipament. L'adaptabilitat és més important que estalviar diners.
    
4. Què passa si la nova contractació no respon?
   ONE envia un recordatori després de dos dies laborables, després entrega el pas al propietari a la data límit de la comanda.
    
5. Qui és el propietari de la tasca de Compra d'equipament?
   Sempre el Responsable per defecte, un/a administrador/a humà. ONE només s'afegeix com a agent.
    
6. Què passa si desactivem el pas?
   La fila mostra Omet i els tiquets d'integració no obtindran cap tasca d'equipament en absolut.