Un gasto tiene dos cantidades: lo que dice el recibo y lo que te reembolsan. Asegurarte de que sean correctas evita que los gastos sean devueltos, el IVA incorrecto en los libros, y que las personas reciban la cantidad equivocada.

Cantidad del documento y cantidad reembolsable

Descripción general

• Cantidad total del documento (móvil: Cantidad del documento): el total en el recibo o factura, impuestos incluidos, en la moneda del recibo. Debe coincidir con el recibo.
• Cantidad reembolsable: lo que la empresa te paga de vuelta. Puede ser menor que el recibo, pero no mayor. (Para un recibo en otra moneda hay un pequeño margen: ver más abajo.)

Ejemplos:

• Una comida de negocios de £120.00 donde £30.00 fue de tu invitado/a: documento £120.00, reembolsable £90.00.
• Una factura de hotel de £300.00 con un minibar de £50.00 que pagas tú: documento £300.00, reembolsable £250.00.

Cómo usar

1. Abre el borrador y verifica la Cantidad total del documento contra el recibo.
2. Si estás reclamando menos, cambia la Cantidad reembolsable y explica por qué en la Descripción.
3. Si no te deben nada (por ejemplo, pagaste con una tarjeta de la empresa), desactiva Este gasto es reembolsable.
4. Haz clic en Enviar para aprobación.

Recibos en otra moneda

Introduce la Cantidad total del documento y Moneda del documento exactamente como en el recibo. Factorial lo convierte a la Moneda reembolsable al tipo de cambio de la fecha del recibo y muestra el tipo que utilizó. Puedes aumentar la cantidad reembolsable hasta lo que tu banco cobró, hasta un 5% por encima de la cantidad convertida. Detalles completos: Gastos en otra moneda.

Impuestos

El desglose de impuestos (cantidad imponible + cantidad de impuesto, para cada tipo de IVA) debe sumar la cantidad total del documento.

• Si no es así, dependiendo de la configuración de tu empresa verás "El desglose de impuestos es [cantidad] por encima de la cantidad total del documento" (o por debajo). Corrige las líneas para que coincidan con el recibo.
• Si cambias el total después de que se hayan llenado los impuestos, haz clic en Recalcular impuestos para recalcularlos a las mismas tasas, o cierra el aviso para mantenerlos (por ejemplo, después de agregar una propina sin impuesto).
• ¿Necesitas más de un tipo de IVA? Haz clic en Agregar desglose de impuestos.
• Una línea de impuestos que no puede ser correcta te impide enviar: por ejemplo, una cantidad imponible por encima de la cantidad total del documento, una cantidad de impuesto por encima de su cantidad imponible, o un porcentaje por encima del 100%. Corrige la línea.

Consejos y Mejores Prácticas

Solución de problemas y FAQ

Solución de problemas

"La cantidad reembolsable no puede exceder la cantidad del recibo".
Estás reclamando más que el recibo (la cantidad del recibo es la Cantidad total del documento). En la misma moneda, la cantidad reembolsable puede ser como máximo la cantidad total del documento. En otra moneda, puede ser como máximo un 5% por encima de la cantidad convertida. Verifica ambas cantidades y las monedas.

"No pudimos obtener un tipo de cambio para convertir a [moneda]".
Introduce la cantidad reembolsable manualmente antes de guardar, usando tu estado de cuenta bancario.

"La cantidad reembolsable no puede ser cero".
Introduce la cantidad a devolver, o desactiva Este gasto es reembolsable si no te deben nada.

"Cantidad de impuesto, cantidad base o porcentaje no válidos".
One de los líneas de impuestos no puede ser correcto: una cantidad imponible por encima de la cantidad total del documento, una cantidad de impuesto por encima de su cantidad imponible, o un porcentaje por encima del 100%. Verifica la línea contra el recibo y corrígela.

"La fecha del documento no puede estar más de 1 día en el futuro".
La fecha del documento es más de un día después de hoy, generalmente un error de lectura de fecha o un error tipográfico (por ejemplo, el año incorrecto). Verifica el recibo y corrige la Fecha del documento, luego envía el gasto nuevamente.

Los impuestos ya no suman después de que cambié el total.
Factorial muestra un aviso cuando el desglose de impuestos ya no coincide con la cantidad total del documento. Haz clic en Recalcular impuestos para recalcular a las mismas tasas, o cierra el aviso para mantener los impuestos como están.

FAQ

1. Mi banco me cobró más que la cantidad convertida. ¿Por qué dice "La cantidad reembolsable no puede exceder la cantidad del recibo"?

Puedes reclamar hasta un 5% por encima de la cantidad convertida al tipo de cambio de la fecha del recibo. Si tu banco cobró más que eso, por ejemplo con una tarifa de transacción extranjera, no puedes agregar la diferencia a este gasto. Pregunta a tu equipo de finanzas cómo quieren que se reporten las tarifas bancarias.

2. ¿Qué tipo de cambio utiliza Factorial?

El tipo de la fecha del recibo. El gasto muestra el tipo y su fecha. Ver Gastos en otra moneda.

3. ¿Puede mi aprobador/a cambiar la cantidad?

Las personas con permiso para editar gastos pendientes pueden hacerlo, mientras el gasto esté pendiente. Se aplican los mismos límites.

4. ¿Cuánto puedo ajustar una cantidad en moneda extranjera?

Hasta un 5% por encima de la cantidad que Factorial convirtió. Dentro de ese límite, puedes ingresar la cantidad en tu estado de cuenta bancario.

5. ¿Debería convertir un recibo en moneda extranjera yo mismo/a?

No. Introduce el recibo tal como está, con la cantidad y la moneda en el recibo, y deja que Factorial lo convierta.

6. ¿Cómo cambio la cantidad de un gasto que ya envié?

Mientras esté Pendiente, haz clic en Restablecer a borrador, cambia las cantidades y envíalo nuevamente: consulta ¿Cómo edito o retiro un gasto?. Una vez aprobado no puedes editarlo: pregunta a tu admin o equipo de finanzas. La cantidad de un gasto de tarjeta Factorial no puede cambiarse en ningún estado.