Sube un recibo, una factura o un ticket (foto o archivo) desde el móvil o desde la web. Factorial rellena el proveedor, el importe, la fecha y los impuestos; tú lo compruebas y lo envías.

Crea un gasto a partir de un recibo

Descripción general

Úsalo para cualquier cosa que hayas pagado por trabajo: una comida, un taxi, un hotel, material de oficina. ¿Es kilometraje o una dieta? Usa Kilometraje o Dieta (pregunta frecuente 4). ¿Has pagado con una tarjeta Factorial? El gasto ya te está esperando como borrador: consulta Distingue entre gastos con tarjeta y gastos manuales.

Cómo hacerlo

En la app móvil

1. Abre Gastos.
2. Pulsa Añadir y elige Gasto ordinario.
3. Haz una foto del recibo o elige un archivo.
4. Comprueba los datos rellenados y completa los campos que falten.
5. Pulsa Enviar a aprobación.

En la web

1. Ve a Mis gastos > Gastos.
2. Haz clic en Nuevo gasto y elige Gasto ordinario.
3. En la ventana Subir un documento, arrastra el recibo al recuadro o haz clic en Arrastra y suelta aquí o haz clic para buscar. Factorial empieza a leerlo de inmediato.
4. En unos segundos se abre el borrador. Compara el proveedor, el importe, la fecha y los impuestos con el recibo. Haz clic en Editar para añadir lo que pida tu empresa (subcategoría, proyecto, descripción) y después en Guardar.
5. Si ves «Revísalo antes de enviarlo», corrige lo que indica (por ejemplo, el motivo profesional) hasta que veas «Listo para enviar».
6. Haz clic en Enviar a aprobación. Verás «Enviado a aprobación».

¿Todavía no tienes el archivo? Haz clic en Omitir este paso para rellenar el gasto a mano y añadir el recibo más tarde.

Crea varios gastos a la vez con ONE

Cómo hacerlo

1. En Mis gastos > Gastos, haz clic en Nuevo gasto y elige Subir tickets (aparece cuando tienes ONE activado).
2. Elige hasta 10 archivos de recibos. ONE, nuestro asistente de IA, crea un gasto para cada uno.
3. Revisa el resumen de ONE y dile después que los envíe o que los guarde como borradores. Consulta Envía gastos mandando los recibos a ONE.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

No encuentro el botón Nuevo gasto (o un/a empleado/a no puede crear gastos).
Casi siempre es porque la persona no se ha añadido a Gastos. Si tu empresa paga por usuario/a, solo los/as usuarios/as de Gastos pueden crear gastos, y en la app móvil el botón Añadir no aparece por el mismo motivo. Consulta todas las causas en Descubre por qué no ves Gastos o el botón Nuevo gasto.

• Empleado/a: pide al admin de RR. HH. o de finanzas que te añada a Gastos.
• Admin: añade a la persona como usuario/a de Gastos (Añade personas a Gastos). Si tu empresa no paga por usuario/a, revisa el permiso Puede crear un gasto en Configuración > Permisos.

«No se puede enviar a aprobación», con una lista de campos que faltan.
Tu empresa exige esos campos. Haz clic en el gasto, rellénalos y vuelve a enviarlo.

«El importe reembolsable no puede superar el importe del recibo».
No puedes reclamar más de lo que indica el recibo. Comprueba el importe del recibo. Si has pagado en otra moneda, consulta Introduce bien los importes de un gasto.

La subida falla o un campo se ha leído mal (por ejemplo, «La fecha del documento no puede ser posterior en más de 1 día a la fecha actual»).
Corrige el campo en el borrador. Consulta todos los mensajes de subida y cómo resolverlos en Descubre por qué no se sube el recibo o por qué se ha leído mal.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué archivos puedo subir?
   PDF, PNG, JPG o JPEG. Las fotos del iPhone (HEIC) se convierten automáticamente.
    
2. ¿Y si Factorial lee algo mal?
   Cámbialo en el borrador antes de enviarlo. Lo que lee Factorial es una sugerencia: todos los campos se pueden editar y eres tú quien envía el gasto.
    
3. ¿Puedo poner varios recibos en una foto o subir muchos a la vez?
   Con Subir tickets (ONE), sí: elige hasta 10 archivos y creará un gasto por cada recibo. La ventana Subir un documento solo admite un recibo cada vez.
    
4. ¿Puedo crear gastos de kilometraje y dietas de la misma forma?
   Usa Kilometraje o Dieta en el mismo menú Nuevo gasto (en el móvil, Añadir > Kilometraje o Dieta). No hace falta escanear ningún recibo. Consulta Solicita el reembolso del kilometraje y Solicita el reembolso de las dietas.
    
5. ¿Qué pasa cuando envío un gasto a aprobación?
   El gasto llega a tus aprobadores/as y su estado pasa de Borrador a Pendiente. Haz su seguimiento en Mis gastos > Gastos. Consulta Consulta los estados y alertas de los gastos.
    
6. Me he equivocado después de enviarlo. ¿Puedo retirar el gasto?
   Sí, mientras el gasto esté Pendiente: haz clic en Volver a borrador para retirarlo, corrígelo y vuelve a enviarlo. Consulta Edita o retira un gasto.
    
7. ¿Las comprobaciones de gastos me impiden enviar un gasto?
   No. Si tu empresa usa las comprobaciones de gastos, Factorial compara el borrador con la política de gastos mientras lo miras y muestra un mensaje breve, como «Revísalo antes de enviarlo» o «Listo para enviar». El mensaje nunca te impide enviarlo.
    
8. ¿Cuándo puedo usar Subir tickets con ONE?
   Nuevo gasto > Subir tickets aparece cuando tienes ONE activado y puedes crear gastos. Puedes subir hasta 10 recibos a la vez, o una foto con varios recibos, y ONE crea un gasto por cada recibo.
    
9. ¿Qué pestañas tiene la página del gasto?
   En la web, el gasto se abre en una página completa con pestañas, como Detalles, Imputación de costes, Comentarios y Documentos vinculados. Imputación de costes muestra el presupuesto, el proyecto, el subproyecto y los centros de coste a los que se imputa el gasto, con el porcentaje de cada centro de coste. En Comentarios hablan sobre el gasto los/as empleados/as, los/as aprobadores/as y finanzas, y Documentos vinculados muestra los archivos adjuntos. Consulta Consulta a qué proyectos o centros de coste se imputa un gasto y Deja un comentario en un gasto.
    
10. ¿Quién ve mi recibo?
    Queda adjunto al gasto para que lo vean tu aprobador/a y el equipo de finanzas.