Este artículo es para: equipos de finanzas, administradores/as y aprobadores/as.
Pregunta a One, nuestro asistente de IA, una pregunta sobre gastos en palabras sencillas y obtén la respuesta en forma de tabla, gráfico o un panel completo, sin necesidad de crear un informe o una hoja de cálculo. Descárgalo como Excel, PDF o PowerPoint para compartirlo, o guarda el panel en Analytics si tu acceso lo permite.
Haz una pregunta sobre gastos
Descripción general
One lee los gastos que tienes permitido ver (tu equipo, una entidad legal o toda la empresa) y lo menciona en sus respuestas. Puede totalizar, clasificar y comparar por categoría, equipo, centro de costos, entidad legal, proyecto o tipo de gasto, y convierte las cantidades a una sola moneda antes de sumarlas.
Cómo usar
- Abre One desde cualquier lugar en Factorial.
- Haz tu pregunta, por ejemplo "Los 10 principales gastadores de este año" o "Gastos por centro de costos, últimos 6 meses". One responde con una tabla o un gráfico.
- Refina con un seguimiento, por ejemplo "solo viajes" o "muéstralo en libras".
Crea un panel
Descripción general
Un panel coloca varias métricas, gráficos y tablas en un solo lienzo, con un selector de fechas para cambiar el período. Los paneles funcionan solo en la web.
Cómo usar
- Pide a One, por ejemplo "Crea un panel de gastos por categoría y equipo este trimestre."
- One crea el panel. Cambia el período con el selector de fechas.
- Para guardarlo y compartirlo, guárdalo en Analytics (donde viven los paneles compartidos de tu empresa) con Guardar en Analytics o Guardar para compartir, si ves estos botones.
Descargar un archivo
Cómo usar
- Pide a One el archivo, por ejemplo "Exportar los gastos del Q3 de mi equipo a Excel" o "Hacer un informe PDF de los gastos de viaje de este año."
- One crea el archivo (Excel, PDF, PowerPoint o Word) para que lo descargues.
- En una tabla que One te muestra, también puedes usar Exportación de datos para obtener los datos detrás de ella.
Consejos y Mejores Prácticas
- Nombra el período y la agrupación en tu pregunta ("último trimestre, por equipo"), para que la primera respuesta sea la que necesitas.
- Pide una sola moneda cuando los gastos vengan en varias, para que las cifras sean comparables.
- Usa la página de Informe para la rutina semanal y One para preguntas puntuales. Consulta ¿Cómo veo lo que gasta mi empresa?.
- Relacionado: ¿Cómo exporto gastos? · ¿Qué puede hacer One en Gastos? · Gastos en otra moneda
Solución de Problemas y FAQ
Solución de Problemas
One dice que no encontró gastos, o los totales parecen bajos.
One solo lee los gastos que tienes permitido ver, así que una respuesta vacía no significa que no haya ninguno. Verifica el período y los filtros en tu pregunta, o pregunta a un/a administrador/a sobre tu acceso.
Pedí un panel y recibí texto.
Los paneles funcionan solo en la web. En la aplicación móvil y en otros asistentes conectados a One, la respuesta es texto. Si estás en la web y aún así obtienes texto, puede que no tengas permiso para usar paneles: pregunta a tu administrador/a.
One dice que el panel no puede ser compartido.
Los paneles construidos a partir de datos que no están disponibles en Analytics no pueden ser compartidos. One te informa cuando ese es el caso.
FAQ
1. ¿Qué puedo preguntar a One sobre gastos?
Totales, clasificaciones, tendencias y desgloses por categoría, equipo, centro de costos, entidad legal, proyecto o tipo de gasto. Por ejemplo: "¿Qué gastos se pagaron en octubre?", "¿Qué categorías tienen más alertas?", "¿Qué presupuestos están por encima?".
2. ¿Qué significa "mi equipo" para One?
One cuenta solo los gastos que puedes ver, y lo menciona en las cifras. Para estar seguro/a de quién está incluido, nombra a las personas o al equipo en tu pregunta, por ejemplo "mis reportes directos" o "el equipo de Ventas".
3. ¿Cómo maneja One los gastos en diferentes monedas?
One convierte las cantidades a una sola moneda antes de sumarlas, utilizando el tipo de cambio de la fecha del gasto. Para estar seguro/a, nombra la moneda en tu pregunta, por ejemplo "muéstralo en libras".
4. ¿Puede One verificar presupuestos?
Sí. Pregunta cómo están tus presupuestos de gastos, por ejemplo "¿Qué presupuestos están por encima?" o "¿Cuánto queda en el presupuesto de Marketing?".
5. ¿Está incluido el análisis de gastos con One en mi plan?
Eso depende de tu plan, y las preguntas, paneles y archivos pueden contar para lo que incluye. Tu/a gerente de cuenta puede confirmarlo.
6. ¿Puedo usar paneles en la aplicación móvil?
No. En la aplicación móvil One responde en texto. Abre One en la web para crear o ver un panel.
7. ¿Es un archivo de One lo mismo que la exportación de gastos?
No. One crea el archivo a partir de tu pregunta. Para la lista completa de gastos con cada columna, utiliza la exportación en Gastos > Gastos de empleados. Consulta ¿Cómo exporto gastos?.