Respuestas rápidas a las preguntas más habituales de los/as empleados/as sobre cómo declarar gastos en Factorial, desde crear uno hasta cobrar el reembolso. Cada respuesta remite al artículo completo cuando necesitas los pasos.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

No encuentro el botón Nuevo gasto.
Si tu empresa paga por usuario/a, tienes que estar añadido/a como usuario/a de Gastos; si no, necesitas el permiso para crear gastos. Consúltalo con tu admin de RR. HH. o de finanzas. Consulta Descubre por qué no ves Gastos o el botón Nuevo gasto.

Factorial ha leído mal el recibo.
Corrige los campos en el borrador antes de enviarlo. Todo lo que rellena se puede editar. Consulta Descubre por qué no se sube el recibo o por qué se ha leído mal.

No puedo enviarlo: «No se puede enviar a aprobación».
Falta un campo obligatorio, a menudo el recibo. El mensaje indica qué falta.

He pagado con mi tarjeta Factorial pero no hay ningún gasto.
Los gastos con tarjeta aparecen como borradores cuando el pago se completa. Si no hay ningún pago, probablemente el pago con tarjeta se ha rechazado: en ese caso recibes la notificación «Pago en [comercio] rechazado». Pide a tu admin que revise tu tarjeta. Consulta Encuentra un pago con tarjeta que no aparece en Factorial.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la forma más rápida de declarar un gasto o de añadir uno que ya he pagado?
   Empieza por el recibo: en la app móvil, ve a Gastos > Añadir > Gasto ordinario; en la web, Mis gastos > Gastos > Nuevo gasto > Gasto ordinario. Sube el recibo o hazle una foto, comprueba los datos que ha rellenado Factorial y haz clic en Enviar a aprobación. Consulta Crea un gasto.
    
2. Tengo varios recibos. ¿Los creo uno por uno?
   No. Elige Subir tickets y ONE, nuestro asistente de IA, creará un gasto por cada recibo. Consulta Envía gastos mandando los recibos a ONE.
    
3. ¿Qué tipos de gastos puedo declarar?
   Gasto ordinario (un recibo o una factura), kilometraje (desplazamientos de trabajo con tu vehículo, calculados con la tarifa de tu empresa) y dieta (un importe diario para viajes). Tu empresa decide cuáles están activados. Consulta Solicita el reembolso del kilometraje y Solicita el reembolso de las dietas.
    
4. ¿Necesito un recibo?
   Para los gastos ordinarios, sí por defecto: no puedes enviar el gasto sin recibo (un/a admin lo puede hacer opcional si vuestro plan permite personalizar el formulario). Para el kilometraje y las dietas no hace falta escanear ningún recibo. Consulta Gestiona los gastos sin recibo.
    
5. He perdido el recibo. ¿Qué hago?
   Pide una copia al comercio o descarga la factura desde tu reserva o tu cuenta. Si no puedes, pregunta al equipo de finanzas qué justificante aceptan. Consulta Gestiona los gastos sin recibo.
    
6. ¿Qué archivos puedo subir?
   PDF, PNG, JPG o JPEG. Las fotos del iPhone (HEIC) se convierten automáticamente. Consulta Descubre por qué no se sube el recibo o por qué se ha leído mal.
    
7. ¿Puedo editar un gasto que ya he enviado?
   Mientras esté Pendiente, sí: ábrelo, haz clic en Volver a borrador y confirma con Restablecer, edítalo y haz clic en Enviar a aprobación. Si un/a revisor/a te ha pedido cambios, edítalo y vuelve a enviarlo; una vez aprobado, rechazado o pagado, ya no puedes. Consulta Edita o retira un gasto.
    
8. Me han rechazado un gasto. ¿Cómo lo vuelvo a enviar?
   No puedes volver a enviar tú mismo/a un gasto rechazado. Lee el motivo en el gasto y crea uno nuevo con las correcciones. Si el rechazo ha sido un error, pide a alguien con el permiso correspondiente (tu admin o el equipo de finanzas) que restablezca su flujo de aprobación: volverá a Pendiente. Consulta Corrige un gasto devuelto o rechazado.
    
9. He creado el mismo gasto dos veces.
   Elimina la copia mientras sea un borrador. Si has enviado ambos, retira uno con Volver a borrador y elimínalo. Consulta Gestiona los gastos duplicados.
    
10. No puedo seleccionar mi tarifa de kilometraje o de dietas.
    Tu empresa asigna las tarifas por entidad legal o a personas concretas. Pide a tu admin que te añada a la tarifa correcta. Consulta Configura las tarifas de kilometraje y dietas.
     
11. El recibo está en otra moneda. ¿Qué introduzco?
    Introduce el importe y la moneda que indica el recibo. Factorial lo convierte a la moneda en la que se te reembolsa, con el tipo de cambio de la fecha del recibo. Consulta Introduce bien los importes de un gasto.
     
12. ¿Cuándo cobro el reembolso?
    Tras la aprobación, el equipo de finanzas te lo reembolsa con la nómina (En nómina), por transferencia bancaria (Enviado para pagar) o lo marca como Pagado. Pregúntale qué calendario sigue. Consulta Consulta los estados y alertas de los gastos.
     
13. ¿Qué notificaciones recibo?
    Por ejemplo, cuando un gasto se aprueba, se rechaza o se te devuelve para que hagas cambios («Gasto revisado»), cuando tienes borradores pendientes («Gastos en borrador») y cuando alguien registra un gasto en tu nombre. Puedes activar o desactivar cada una en la configuración de notificaciones. Consulta Configura las notificaciones y alertas de gastos.
     
14. ¿Quién puede ver mis gastos?
    Tú, las personas que los revisan y las personas a las que tu empresa da permiso para ver gastos (por ejemplo, el equipo de finanzas).
     
15. ¿Por qué me han rechazado el gasto?
    Abre el gasto: el motivo de tu aprobador/a aparece en la parte superior. Añadir un motivo es opcional, así que, si no hay ninguno, pregúntaselo a tu aprobador/a, por ejemplo en un comentario. Consulta Corrige un gasto devuelto o rechazado.
     
16. ¿Quién tiene que aprobar ahora mi gasto?
    Abre el gasto pendiente: el Historial de aprobación muestra los pasos ya realizados y a quién espera ahora. También se lo puedes preguntar a ONE, nuestro asistente de IA, por ejemplo «¿Quién tiene que aprobar ahora mi gasto de taxi?». Consulta Descubre por qué un gasto está atascado en Pendiente o con un/a aprobador/a incorrecto/a.
     
17. ¿Puedo recibir un anticipo antes de un viaje?
    No. Gastos no tiene anticipos: pagas, declaras el gasto y se te reembolsa una vez aprobado. Consulta Descubre qué hace Gastos por tu empresa.
     
18. ¿Cómo hago un informe de gastos de un viaje?
    Crea un grupo de gastos para el viaje, añade los gastos (recibos, kilometraje, dietas) y envía todo a aprobación de una vez. Consulta Agrupa los gastos de un viaje.
     
19. ¿Qué introduzco si he pasado la noche fuera en un viaje de trabajo?
    Declara el hotel como Gasto ordinario con la factura. Para un importe diario de viaje, usa Dieta si tu empresa lo tiene activado. Consulta Solicita el reembolso de las dietas.
     
20. ¿Cómo subo los gastos médicos?
    Decláralos como cualquier otro gasto: Gasto ordinario, con el recibo adjunto. Que tu empresa reembolse los gastos médicos es una decisión suya, así que pregúntaselo al equipo de finanzas.