Respostas rápidas às perguntas mais frequentes dos/as colaboradores/as sobre como declarar despesas no Factorial, desde criar uma até receber o reembolso. Cada resposta remete para o artigo completo quando precisar dos passos.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Não encontro o botão Nova despesa.
Se a tua empresa paga por utilizador/a, tens de estar adicionado/a como utilizador/a de Despesas; se não, precisas da permissão para criar despesas. Fala com o/a administrador/a de RH ou de finanças. Consulta Descobre porque não vê Despesas ou o botão Nova despesa.

O Factorial leu o recibo incorretamente.
Corrige os campos no rascunho antes de enviar. Tudo o que preenche pode ser editado. Consulta Descobre porque não carrega o recibo ou porque foi lido incorretamente.

Não consigo enviar: «Não é possível enviar para aprovação».
Falta um campo obrigatório, muitas vezes o recibo. A mensagem indica o que falta.

Paguei com o meu cartão Factorial mas não há nenhuma despesa.
As despesas com cartão aparecem como rascunhos quando o pagamento é concluído. Se não houver nenhum pagamento, provavelmente o pagamento com cartão foi recusado: nesse caso recebes a notificação «Pagamento em [comerciante] recusado». Pede ao/à administrador/a que verifique o teu cartão. Consulta Encontra um pagamento com cartão que não aparece no Factorial.

Perguntas frequentes

1. Qual é a forma mais rápida de declarar uma despesa ou de adicionar uma que já paguei?
   Começa pelo recibo: na app móvel, acede a Despesas > Adicionar > Despesa regular; na web, Os meus gastos > Despesas > Nova despesa > Despesa regular. Carrega o recibo ou tira-lhe uma fotografia, verifica os dados que o Factorial preencheu e clica em Enviar para aprovação. Consulta Cria uma despesa.
    
2. Tenho vários recibos. Crio-os um a um?
   Não. Escolhe Carregar recibos e o ONE, o nosso assistente de IA, cria uma despesa por cada recibo. Consulta Envia despesas enviando os recibos ao ONE.
    
3. Que tipos de despesas posso declarar?
   Despesa regular (um recibo ou uma fatura), quilometragem (deslocações de trabalho com o teu veículo, calculadas com a taxa da tua empresa) e ajuda de custo diária (um montante diário para viagens). A tua empresa decide quais estão ativados. Consulta Pede o reembolso da quilometragem e Pede o reembolso das ajudas de custo diárias.
    
4. Preciso de um recibo?
   Para as despesas regulares, sim por predefinição: não podes enviar a despesa sem recibo (um/a administrador/a pode torná-lo opcional se o teu plano permitir personalizar o formulário). Para a quilometragem e as ajudas de custo diárias não é necessário digitalizar nenhum recibo. Consulta Gere as despesas sem recibo.
    
5. Perdi o recibo. E agora?
   Pede uma cópia ao comerciante ou transfere a fatura a partir da tua reserva ou conta. Se não conseguires, pergunta à equipa de finanças que comprovativo aceitam. Consulta Gere as despesas sem recibo.
    
6. Que ficheiros posso carregar?
   PDF, PNG, JPG ou JPEG. As fotografias do iPhone (HEIC) são convertidas automaticamente. Consulta Descobre porque não carrega o recibo ou porque foi lido incorretamente.
    
7. Posso editar uma despesa que já enviei?
   Enquanto estiver Pendente, sim: abre-a, clica em Voltar a rascunho e confirme com Repor, edita-a e clica em Enviar para aprovação. Se um/a revisor/a pediu alterações, edita-a e volta a enviá-la; depois de aprovada, rejeitada ou paga, já não podes. Consulta Edita ou retira uma despesa.
    
8. A minha despesa foi rejeitada. Como a volto a enviar?
   Não pode voltar a enviar uma despesa rejeitada por ti. Lê o motivo na despesa e cria uma nova com as correções. Se a rejeição foi um engano, pede a alguém com a permissão correspondente (o/a administrador/a ou a equipa de finanças) que reponha o fluxo de aprovação: volta a Pendente. Consulta Corrige uma despesa devolvida ou rejeitada.
    
9. Criei a mesma despesa duas vezes.
   Elimina a cópia enquanto for um rascunho. Se enviaste ambas, retira uma com Voltar a rascunho e elimina-a. Consulta Gere as despesas duplicadas.
    
10. Não consigo selecionar a minha taxa de quilometragem ou de ajudas de custo diárias.
    A tua empresa atribui as taxas por entidade legal ou a pessoas específicas. Pede ao/à administrador/a que te adiciona à taxa certa. Consulta Configura as taxas de quilometragem e ajudas de custo diárias.
     
11. O recibo está noutra moeda. O que introduzo?
    Introduz o montante e a moeda que o recibo indica. O Factorial converte-o para a moeda em que és reembolsado/a, com a taxa de câmbio da data do recibo. Consulta Introduz corretamente os montantes de uma despesa.
     
12. Quando recebo o reembolso?
    Depois da aprovação, a equipa de finanças reembolsa-te com o recibo de vencimento (No recibo de vencimento), por transferência bancária (Enviado para ser pago) ou marca-a como Pago. Pergunta-lhe qual é o calendário. Consulta Consulta os estados e alertas das despesas.
     
13. Que notificações recebo?
    Por exemplo, quando uma despesa é aprovada, rejeitada ou devolvida para alterações («Despesa revista»), quando tens rascunhos pendentes («Despesas em rascunho») e quando alguém declara uma despesa em teu nome. Pode ativar ou desativar cada uma nas definições de notificações. Consulta Configura as notificações e alertas de despesas.
     
14. Quem pode ver as minhas despesas?
    Tu, as pessoas que as veem e as pessoas a quem a tua empresa dá permissão para ver despesas (por exemplo, a equipa de finanças).
     
15. Porque foi rejeitada a minha despesa?
    Abre a despesa: o motivo do/a teu/tua aprovador/a aparece na parte superior. Indicar um motivo é opcional, por isso, se não houver nenhum, pergunta ao/à aprovador/a, por exemplo num comentário. Consulta Corrige uma despesa devolvida ou rejeitada.
     
16. Quem tem de aprovar a seguir a minha despesa?
    Abre a despesa pendente: o Histórico de aprovação mostra os passos já realizados e quem a aprova agora. Também podes perguntar ao ONE, o nosso assistente de IA, por exemplo «Quem tem de aprovar a seguir a minha despesa de táxi?». Consulta Descobre porque uma despesa está bloqueada em Pendente ou com um/a aprovador/a errado/a.
     
17. Posso receber um adiantamento antes de uma viagem?
    Não. As Despesas não têm adiantamentos: pagas, declaras a despesa e és reembolsado/a depois de aprovada. Consulta Descobre o que o módulo Despesas faz pela tua empresa.
     
18. Como faço um relatório de despesas de uma viagem?
    Cria um grupo de despesas para a viagem, adiciona-lhe as despesas (recibos, quilometragem, ajudas de custo diárias) e envia tudo para aprovação de uma só vez. Consulta Agrupa as despesas de uma viagem.
     
19. O que introduzo se pernoitei fora numa viagem de trabalho?
    Declara o hotel como Despesa regular com a fatura. Para um montante diário de viagem, usa Ajuda de custo diária se a tua empresa a tiver ativada. Consulta Pede o reembolso das ajudas de custo diárias.
     
20. Como carrego despesas médicas?
    Declara-as como qualquer outra despesa: Despesa regular, com o recibo anexado. Se a tua empresa reembolsa despesas médicas é uma decisão dela, por isso pergunta à equipa de finanças.