La integración de Exportación de Archivos DATEV (Gastos) te permite exportar gastos aprobados desde Factorial en un formato compatible con DATEV. Luego puedes subir los archivos exportados a DATEV Unternehmen Online (DUO) utilizando Belegtransfer, para que tu asesor/a fiscal pueda revisar y contabilizar los gastos sin tener que ingresarlos manualmente.
Resumen
La integración de Exportación de Archivos DATEV (Gastos) está diseñada para entidades legales alemanas.
Exporta gastos aprobados de Factorial, incluyendo gastos regulares, kilometraje y dietas, en un archivo que se puede importar a DATEV. Los datos exportados pueden incluir:
- Fecha y monto del gasto
- Tasa de IVA
- Cuenta G/L (Sachkonto)
- Cuenta acreedora (Personenkonto)
- Moneda y tipo de cambio, cuando sea aplicable
- Número de factura o documento
- Texto de contabilización
- Nombre del proveedor/a
- Centro de costos (KOST1)
- Archivos de recibos asociados con el gasto
La integración funciona en una dirección: Factorial → DATEV. No lee información de vuelta de DATEV.
Cada gasto se exporta como una contabilización en el libro de cuentas por pagar. Si un gasto contiene varias tasas de IVA, se crea una contabilización separada para cada tasa de IVA.
Antes de comenzar
Antes de configurar la integración, asegúrate de que:
- Estás utilizando la integración para una entidad legal alemana
- Tu configuración contable de Factorial está configurada
- Tu plan de cuentas y mapeo de libros están disponibles para que los gastos se puedan asignar a las cuentas G/L correctas
- Tienes tu número de consultor/a DATEV (Beraternummer) y número de cliente (Mandantennummer) disponibles
Cómo usar
Configura la integración
- Ve al Factorial Marketplace
- Instala Exportación de Archivos DATEV (Gastos)
- Abre la configuración de la integración
- Ingresa tu número de consultor/a (Beraternummer)
- Ingresa el número de cliente (Mandantennummer) para cada entidad legal
- Selecciona tu plan de cuentas:
- SKR03
- SKR04
- Establece la longitud de la cuenta entre 4 y 8 dígitos
- Ingresa tu cuenta colectiva de proveedores/as
- Ingresa tu cuenta bancaria de tarjeta
- Asegúrate de que tu configuración contable de Factorial mapee correctamente los gastos a las cuentas G/L
Exporta gastos desde Factorial
- En tu barra lateral, ve a Gastos
- Filtra la lista para mostrar los gastos aprobados que deseas exportar
- Selecciona Exportación de Archivos DATEV (Gastos)
- Espera a que finalice la exportación
- Descarga el archivo ZIP generado desde la carpeta Documentos de Gastos. También se proporciona un enlace al archivo en la notificación de finalización de la exportación.
Notas importantes
- Solo se exportan gastos aprobados
- Los recibos más grandes que el límite por archivo de DATEV de 20 MB no se incluyen en la exportación
- Un gasto que ya ha sido exportado no se exporta nuevamente a menos que haya cambiado
Sube los archivos a DATEV
Factorial genera un archivo ZIP, pero DATEV Belegtransfer requiere los archivos individuales en lugar del archivo ZIP.
- Extrae el archivo ZIP descargado de Factorial
- Si tienes varias entidades legales, encontrarás un archivo para cada Mandant (número de cliente) dentro del ZIP
- Extrae cada archivo Mandant por separado
- Agrega los archivos extraídos a DATEV Belegtransfer para el Mandant correspondiente
- Inicia la transferencia
- Belegtransfer envía los archivos a DATEV Unternehmen Online, donde tu asesor/a fiscal puede revisarlos y contabilizarlos
Si tienes varias entidades legales, extrae cada archivo y sube sus archivos al Mandant correspondiente en Belegtransfer.
Consejos y mejores prácticas
- Asegúrate de que tu configuración contable de Factorial esté completa antes de exportar gastos.
- Verifica que cada gasto se pueda asignar a una cuenta G/L válida.
- Cuando trabajes con múltiples entidades legales, asegúrate de que cada archivo extraído se suba al Mandant correcto.
- Siempre extrae el ZIP antes de subir los archivos a Belegtransfer.
- Revisa la notificación de exportación para cualquier recibo que no se pudo incluir.
- Recuerda que esta integración es una exportación basada en archivos, no una conexión automática a DATEV.
FAQ
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¿Qué entidades legales pueden usar la Exportación de Archivos DATEV (Gastos)?
La integración está diseñada para entidades legales alemanas.
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¿Qué tipos de gastos se exportan?
La integración exporta gastos regulares, kilometraje y dietas, siempre que cumplan con los requisitos de exportación.
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¿Se exportan gastos no aprobados?
No. Solo se exportan gastos aprobados.
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¿La integración envía datos automáticamente a DATEV?
No. Factorial genera el archivo de exportación, y tú subes manualmente los archivos extraídos a DATEV a través de Belegtransfer.
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¿DATEV envía información de vuelta a Factorial?
No. El flujo de datos es unidireccional: Factorial → DATEV.
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¿Qué plan de cuentas puedo usar?
Puedes configurar la integración para usar SKR03 o SKR04.
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¿Cómo se asignan las cuentas G/L?
Las cuentas G/L se toman de tu configuración contable de Factorial y se mapean por entidad legal.
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¿Qué sucede si un gasto tiene múltiples tasas de IVA?
El gasto se exporta como una contabilización en el libro de cuentas por pagar para cada tasa de IVA incluida en el desglose del IVA del gasto.
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¿Puedo exportar un gasto más de una vez?
Un gasto que ya ha sido exportado no se exporta nuevamente a menos que cambie.
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¿Puedo subir el ZIP directamente a Belegtransfer?
No. Extrae el ZIP primero y sube los archivos individuales a Belegtransfer.
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¿Qué sucede si un recibo es más grande que 20 MB?
El recibo se deja fuera de la exportación y se informa como excluido. Los gastos restantes en el lote aún se pueden exportar.
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¿A quién debo contactar si necesito ayuda?
- Para obtener ayuda con la Exportación de Archivos DATEV en Factorial, contacta a Factorial Soporte a través de la ayuda en la aplicación.
- Para preguntas sobre la importación, revisión o contabilización de los archivos en DATEV Unternehmen Online, contacta a tu asesor/a fiscal.