La integración de Exportación de Archivos DATEV (Gastos) le permite exportar gastos aprobados desde Factorial en un formato compatible con DATEV. Luego puede subir los archivos exportados a DATEV Unternehmen Online (DUO) usando Belegtransfer, para que su asesor/a fiscal pueda revisar y contabilizar los gastos sin tener que ingresarlos manualmente.
Vista general
La integración de Exportación de Archivos DATEV (Gastos) está diseñada para entidades legales alemanas.
Exporte gastos aprobados de Factorial, incluidos gastos regulares, kilometraje y dietas, en un archivo que se puede importar a DATEV. Los datos exportados pueden incluir:
- Fecha y monto del gasto
- Tasa de IVA
- Cuenta G/L (Sachkonto)
- Cuenta acreedora (Personenkonto)
- Moneda y tipo de cambio, cuando sea aplicable
- Número de factura o documento
- Texto de contabilización
- Nombre del proveedor/a
- Centro de costos (KOST1)
- Archivos de recibos asociados con el gasto
La integración funciona en una dirección: Factorial → DATEV. No lee información de vuelta desde DATEV.
Cada gasto se exporta como una contabilización en el libro mayor de cuentas por pagar. Si un gasto contiene múltiples tasas de IVA, se crea una contabilización separada para cada tasa de IVA.
Antes de comenzar
Antes de configurar la integración, asegúrese de que:
- Esté utilizando la integración para una entidad legal alemana
- Su configuración contable de Factorial está configurada
- Su plan de cuentas y mapeo del libro mayor están disponibles para que los gastos se puedan asignar a las cuentas G/L correctas
- Tiene su número de consultor/a de DATEV (Beraternummer) y número de cliente (Mandantennummer) disponibles
Cómo usar
Configure la integración
- Vaya al Factorial Marketplace
- Instale Exportación de Archivos DATEV (Gastos)
- Abra la configuración de la integración
- Ingrese su número de consultor/a (Beraternummer)
- Ingrese el número de cliente (Mandantennummer) para cada entidad legal
- Seleccione su plan de cuentas:
- SKR03
- SKR04
- Establezca la longitud de la cuenta entre 4 y 8 dígitos
- Ingrese su cuenta colectiva de proveedores/as
- Ingrese su cuenta bancaria de tarjetas
- Asegúrese de que su configuración contable de Factorial mapea correctamente los gastos a las cuentas G/L
Exportar gastos desde Factorial
- En su barra lateral, vaya a Gastos
- Filtre la lista para mostrar los gastos aprobados que desea exportar
- Seleccione Exportación de Archivos DATEV (Gastos)
- Espere a que finalice la exportación
- Descargue el archivo ZIP generado desde la carpeta Documentos de Gastos. También se proporciona un enlace al archivo en la notificación de finalización de la exportación.
Notas importantes
- Solo se exportan gastos aprobados
- Los recibos más grandes que el límite por archivo de DATEV de 20 MB no se incluyen en la exportación
- Un gasto que ya ha sido exportado no se exporta de nuevo a menos que haya cambiado
Sube los archivos a DATEV
Factorial genera un archivo ZIP, pero DATEV Belegtransfer requiere los archivos individuales en lugar del archivo ZIP.
- Extraiga el archivo ZIP descargado de Factorial
- Si tienes varias entidades legales, encontrará un archivo para cada Mandant (número de cliente) dentro del ZIP
- Extraiga cada archivo de Mandant por separado
- Añada los archivos extraídos a DATEV Belegtransfer para el Mandant correspondiente
- Inicie la transferencia
- Belegtransfer envía los archivos a DATEV Unternehmen Online, donde su asesor/a fiscal puede revisarlos y contabilizarlos
Si tiene varias entidades legales, extraiga cada archivo y suba sus archivos al Mandant correspondiente en Belegtransfer.
Consejos y mejores prácticas
- Asegúrese de que su configuración contable de Factorial esté completa antes de exportar gastos.
- Verifique que cada gasto se pueda asignar a una cuenta G/L válida.
- Cuando trabaje con múltiples entidades legales, asegúrese de que cada archivo extraído se suba al Mandant correcto.
- Siempre extraiga el ZIP antes de subir los archivos a Belegtransfer.
- Revise la notificación de exportación para cualquier recibo que no se pudo incluir.
- Recuerdaeque esta integración es una exportación basada en archivos, no una conexión automática a DATEV.
FAQ
-
¿Qué entidades legales pueden utilizar la Exportación de Archivos DATEV (Gastos)?
La integración está diseñada para entidades legales alemanas.
-
¿Qué tipos de gastos se exportan?
La integración exporta gastos regulares, kilometraje y dietas, siempre que cumplan con los requisitos de exportación.
-
¿Se exportan gastos no aprobados?
No. Solo se exportan gastos aprobados.
-
¿La integración envía automáticamente datos a DATEV?
No. Factorial genera el archivo de exportación, y usted sube manualmente los archivos extraídos a DATEV a través de Belegtransfer.
-
¿DATEV envía información de vuelta a Factorial?
No. El flujo de datos es unidireccional: Factorial → DATEV.
-
¿Qué plan de cuentas puedo usar?
Puede configurar la integración para usar SKR03 o SKR04.
-
¿Cómo se asignan las cuentas G/L?
Las cuentas G/L se toman de su configuración contable de Factorial y se mapean por entidad legal.
-
¿Qué pasa si un gasto tiene múltiples tasas de IVA?
El gasto se exporta como una contabilización en el libro mayor de cuentas por pagar para cada tasa de IVA incluida en el desglose del IVA del gasto.
-
¿Puedo exportar un gasto más de una vez?
Un gasto que ya ha sido exportado no se exporta de nuevo a menos que haya cambiado.
-
¿Puedo subir el ZIP directamente a Belegtransfer?
No. Extraiga primero el ZIP y suba los archivos individuales a Belegtransfer.
-
¿Qué pasa si un recibo es más grande que 20 MB?
El recibo se deja fuera de la exportación y se informa como excluido. Los gastos restantes en el lote aún pueden ser exportados.
-
¿A quién debo contactar si necesito ayuda?
- Para obtener ayuda con la Exportación de Archivos DATEV en Factorial, contacte a Factorial Soporte a través de la ayuda en la aplicación.
- Para preguntas sobre la importación, revisión o contabilización de los archivos en DATEV Unternehmen Online, contacte a su asesor/a fiscal.