Factorial te permite exportar datos de gastos para informes, análisis y propósitos contables. Puedes exportar tu vista actual o usar la exportación avanzada para acceder a más filtros y campos.
Hay dos formas principales de exportar gastos:
- Exportar vista actual → Exporta rápidamente la lista tal como se muestra en pantalla, incluyendo filtros aplicados y columnas seleccionadas
- Exportación avanzada → Personaliza filtros, selecciona campos adicionales, renombra etiquetas de columnas y reordena columnas para un análisis más profundo
Si un/a administrador/a hace Become para descargar una exportación como Gastos (PDF), Exportaciones Universales (Excel/CSV) o Facturas, el sistema detecta que la acción se realizó bajo Become.
En lugar de enviar el correo electrónico de exportación al usuario suplantado, Factorial identifica al administrador que inició la sesión de Become y envía la notificación de exportación y el archivo directamente a él/ella.
Esto asegura que los datos exportados siempre lleguen a la persona que realiza la acción durante la suplantación.
Exportar vista actual
Esta es la opción más rápida cuando deseas una exportación simple de la tabla que estás viendo actualmente.
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos de empleados → Gastos
- Haz clic en los tres puntos
- Selecciona Exportar a CSV
- Se te notificará tanto por correo electrónico como en tu Bandeja de entrada
Columnas opcionales que puedes habilitar:
- Fecha de creación
- Tipo de documento
- Referencia interna
- Método de pago
- Monto reembolsable
Exportación avanzada
La exportación avanzada proporciona más flexibilidad, permitiéndote renombrar columnas, reordenarlas y extraer valores de múltiples niveles (por ejemplo, campos de impuestos y fechas de aprobación para hasta 5 niveles de aprobación).
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos de empleados → Gastos
- Selecciona Exportación avanzada en la parte superior de la lista
- Elige entre XSLX o CSV
- Establece los filtros y completa los detalles
- Haz clic en Exportar
Una lista colapsable de Exportaciones recientes en la parte superior del panel lateral de exportación muestra la fecha y el estado de cada solicitud, con una acción de Descargar una vez que el archivo esté listo.
Filtros disponibles:
- Fecha de aprobación
- Presupuesto
- Categoría
- Fecha de creación
- Moneda del documento
- Fecha del documento
- Tipo de documento
- Tipo de gasto
- Propietario
- Entidad legal del propietario
- Pago
- Aprobaciones pendientes
- Fase
- Proyecto
- Moneda reembolsable
- Reportado por
- Enviado el
- Estado
- Equipo
- Transacción pagada tarde
Campos extraíbles incluyen:
- Alertas
- Fecha de aprobación
- Fecha de nivel de aprobación (hasta 5 niveles)
- Monto base (hasta 5 niveles)
- ID de presupuesto / Nombre de presupuesto
- Últimos 4 dígitos de la tarjeta
- Categoría / Subcategoría
- Centro de costos
- Fecha de creación
- Descripción
- Monto del documento, moneda, fecha, número, tipo
- Nombre / número de cuenta bancaria del empleado
- Fecha de finalización / Fecha de inicio
- Tasa de cambio
- ID de grupo de gastos / ID de gasto
- Tipo de gasto
- ID de grupo / Nombre de grupo
- Referencia interna
- Enlace a Factorial
- Tasa de kilometraje, unidad, kilometraje total, viaje de ida y vuelta
- Ciclo de nómina
- Proyecto / Código de proyecto / Subproyecto
- Monto / moneda reembolsable
- Fecha de rechazo / razón de rechazo
- Reportado por
- Estado
- NIT del proveedor (ID fiscal)
- Monto de impuesto y tipo de impuesto (hasta 5 niveles)
- Nombre del vendedor
Utiliza la exportación avanzada cuando necesites conjuntos de datos detallados y personalizables para informes financieros o auditorías.
Si necesitas un informe más personalizado, puedes crear uno desde Analytics utilizando el generador de widgets, siempre que esté incluido en tu plan.
Consejos y mejores prácticas
- Utiliza la exportación de vista actual para listas rápidas
- Cambia a exportación avanzada para informes financieros, conciliaciones o cuando necesites datos de impuestos, aprobaciones de múltiples niveles o datos presupuestarios
- Renombra y reordena columnas en la exportación avanzada para que coincidan con las plantillas de informes de tu empresa
- Guarda tus archivos de exportación (CSV o Excel) en un lugar seguro para cumplir con los requisitos de cumplimiento y auditoría
FAQ
-
¿Puedo programar exportaciones automáticas?
No actualmente. Las exportaciones deben ser activadas manualmente.
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¿Qué formatos son compatibles?
Las exportaciones están disponibles en CSV y Excel. Los grupos de gastos también se pueden exportar como PDF.
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¿Puedo cambiar el orden de las columnas?
Sí, en la interfaz de usuario para la vista actual y en la exportación avanzada para archivos descargados.