Factorial te permite exportar datos de gastos para informes, análisis y propósitos contables. Puedes exportar tu vista actual o utilizar la exportación avanzada para acceder a más filtros y campos.
Hay dos formas principales de exportar gastos:
- Exportar vista actual → Exporta rápidamente la lista tal como se muestra en pantalla, incluyendo filtros aplicados y columnas seleccionadas
- Exportación avanzada → Personaliza filtros, selecciona campos adicionales, renombra etiquetas de columnas y reordena columnas para un análisis más profundo
Si un/a administrador/a hace un convertirse para descargar una exportación como Gastos (PDF), Exportaciones Universales (Excel/CSV) o Facturas, el sistema detecta que la acción se realizó bajo Become.
En lugar de enviar el correo electrónico de exportación al usuario suplantado, Factorial identifica al/a la admin que inició la sesión de Become y envía la notificación de exportación y el archivo directamente a él/ella.
Esto asegura que los datos exportados siempre lleguen a la persona que realiza la acción durante la suplantación.
Exportar vista actual
Esta es la opción más rápida cuando deseas una exportación simple de la tabla que estás viendo actualmente.
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos de empleados → Gastos
- Haz clic en los tres puntos
- Selecciona Exportar a CSV
- Se te notificará tanto por correo electrónico como en tu Bandeja de entrada
Columnas opcionales que puedes habilitar:
- Fecha de creación
- Tipo de documento
- Referencia interna
- Método de pago
- Monto reembolsable
Exportar gastos individuales a PDF
Puedes exportar gastos individuales a PDF directamente desde la lista de gastos.
- Selecciona los gastos que deseas exportar.
- Elige Exportar a PDF.
El PDF incluye las imágenes de los recibos para los gastos seleccionados.
Disponible en Web.
Exportación avanzada
La exportación avanzada proporciona más flexibilidad, permitiéndote renombrar columnas, reordenarlas y extraer valores de múltiples niveles (por ejemplo, campos de impuestos y fechas de aprobación para hasta 5 niveles de aprobación).
- En tu barra lateral, ve a Gastos → Gastos de empleados → Gastos
- Selecciona Exportación avanzada en la parte superior de la lista
- Elige entre XSLX o CSV
- Establece los filtros y completa los detalles
- Haz clic en Exportar
Una lista de exportaciones recientes colapsable en la parte superior del panel lateral de exportación muestra la fecha y estado de cada solicitud, con una acción de Descargar una vez que el archivo esté listo.
Filtros disponibles:
- Fecha de aprobación
- Presupuesto
- Categoría
- Fecha de creación
- Moneda del documento
- Fecha del documento
- Tipo de documento
- Tipo de gasto
- Propietario
- Entidad legal del propietario
- Pago
- Aprobaciones pendientes
- Fase
- Proyecto
- Moneda reembolsable
- Reportado por
- Enviado el
- Estado
- Equipo
- Transacción pagada tarde
Campos extraíbles incluyen:
- Alertas
- Fecha de aprobación
- Fecha de nivel de aprobación (hasta 5 niveles)
- Monto base (hasta 5 niveles)
- ID de presupuesto / Nombre de presupuesto
- Últimos 4 dígitos de la tarjeta
- Categoría / Subcategoría
- Centro de costos
- Fecha de creación
- Descripción
- Monto del documento, moneda, fecha, número, tipo
- Nombre / número de cuenta bancaria del empleado
- Fecha de finalización / Fecha de inicio
- Tasa de cambio
- ID de grupo de gastos / ID de gasto
- Tipo de gasto
- ID de grupo / Nombre de grupo
- Referencia interna
- Enlace a Factorial
- Tasa de kilometraje, unidad, kilometraje total, viaje de ida y vuelta
- Ciclo de nómina
- Proyecto / Código de proyecto / Subproyecto
- Monto reembolsable / moneda
- Fecha de rechazo / razón de rechazo
- Reportado por
- Estado
- Número de identificación fiscal del proveedor (TIN)
- Monto de impuestos y tipo de impuestos (hasta 5 niveles)
- Nombre del proveedor
Utiliza la exportación avanzada cuando necesites conjuntos de datos detallados y personalizables para informes financieros o auditorías.
Si necesitas un informe más personalizado, puedes crear uno desde Analytics utilizando el generador de widgets, siempre que esté incluido en tu plan.
Consejos y mejores prácticas
- Utiliza la exportación de vista actual para listas rápidas
- Cambia a la exportación avanzada para informes financieros, conciliaciones o cuando necesites datos de impuestos, aprobaciones de múltiples niveles o datos de presupuesto
- Renombra y reordena columnas en la exportación avanzada para que coincidan con las plantillas de informes de tu empresa
- Guarda tus archivos de exportación (CSV o Excel) en un lugar seguro para cumplir con los requisitos de cumplimiento y auditoría
FAQ
-
¿Puedo programar exportaciones automáticas?
No actualmente. Las exportaciones deben ser activadas manualmente.
-
¿Qué formatos son compatibles?
Las exportaciones están disponibles en CSV y Excel. Los gastos y grupos de gastos también pueden exportarse como PDF.
-
¿Puedo cambiar el orden de las columnas?
Sí, en la interfaz de usuario para la vista actual y en la exportación avanzada para archivos descargados.