Las tarifas permiten que Factorial calcule por ti los reembolsos de kilometraje y de dietas. Los/as empleados/as introducen la distancia o los días, Factorial aplica la tarifa de tu empresa y nadie tiene que calcular el importe a mano.

Tarifas de kilometraje

Descripción general

Una tarifa de kilometraje es un importe por kilómetro o por milla, por ejemplo 0,30 €/km. Tú decides quién puede usar cada tarifa: todas las personas de una o varias entidades legales o personas concretas. Necesitas el permiso Puede acceder a la configuración de gastos.

Cómo hacerlo

1. Ve a Configuración > Gastos.
2. En el menú de la izquierda, en Configuración, haz clic en Tarifas y después en Tarifas de kilometraje.
3. Haz clic en Nueva tarifa.
4. Rellena el Nombre que verán los/as empleados/as (por ejemplo, Coche o Moto), la Tarifa y la Unidad (Kilómetros (km) o Millas (mi)) y la Moneda (cualquiera de las monedas de tus entidades legales).
5. En Personas, elige Entidades legales (todas las personas que forman parte de ellas, o Seleccionar todas las entidades legales) o Selección manual (empleados/as concretos/as).
6. Haz clic en Guardar. Verás el mensaje «Guardado correctamente» y la tarifa aparecerá en Tarifas activas.

Tarifas de dietas

Una tarifa de dieta es un importe diario fijo, por ejemplo Viajes nacionales: 50 € al día. Crea una tarifa por cada importe que prevea vuestra política:

1. Ve a Configuración > Gastos > Tarifas > Tarifas de dietas.
2. Haz clic en Nueva tarifa.
3. Rellena el Nombre, el Importe diario, la Moneda y las Personas (Entidades legales o Selección manual) y guarda.

Dietas en Alemania

Las empresas con entidades legales en Alemania pueden usar las tarifas oficiales de dietas alemanas (Bundesreisekostengesetz) y aumentarlas, pero nunca por debajo del importe oficial:

1. Ve a Configuración > Gastos > Tarifas > Dietas en Alemania.
2. Selecciona uno o varios países o regiones y haz clic en Editar tarifas.
3. Elige Importe (EUR), Porcentaje (%) o Multiplicador (x), revisa la Vista previa y guarda. El cambio se aplica a las tarifas de día completo, medio día y pernoctación.
4. Para volver a los importes oficiales, selecciona las filas y haz clic en Restablecer tarifas.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

Un/a empleado/a no ve una tarifa.
Comprueba que la tarifa le esté asignada (por entidad legal o por nombre) y que no esté archivada. Comprueba también que el tipo de gasto esté activado en Tipos de gasto.

Un/a empleado/a escribe su propia tarifa de kilometraje.
Pasa cuando no tiene ninguna tarifa de kilometraje asignada. Crea una tarifa y asígnasela.

«Las entidades legales deben tener la misma moneda», o falta una entidad legal en la lista de Personas.
Una tarifa asignada por entidad legal solo puede incluir entidades legales que usen la misma moneda: en la lista solo aparecen las entidades legales que usan la moneda de la tarifa. Crea una tarifa por moneda.

Un/a empleado/a no puede añadir dos tarifas a una dieta.
Todas las tarifas de una dieta tienen que usar la misma moneda («Estas tarifas están en monedas distintas»). Cada tarifa solo se puede añadir una vez.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo distingo los coches en las tarifas de kilometraje?
   Crea una tarifa de kilometraje por vehículo (por ejemplo, Coche y Moto) y asígnalas a las mismas personas. Los/as empleados/as eligen la correcta en cada desplazamiento.
   
2. He cambiado una tarifa. ¿Cambiarán los gastos antiguos?
   No. Editar una tarifa solo afecta a los gastos nuevos: los gastos ya creados conservan la tarifa con la que se registraron.
   
3. ¿Cómo edito, consulto o archivo una tarifa?
   En Configuración > Gastos > Tarifas, en el menú de la fila de la tarifa, haz clic en Editar tarifa para cambiarla (solo los gastos nuevos usan la tarifa nueva). Haz clic en la flecha de la fila para ver quién puede usarla; en las tarifas asignadas por Selección manual, puedes quitar personas ahí. Para archivarla, haz clic en Archivar en el menú de la fila y confírmalo: la tarifa pasa a la pestaña Archivadas y no se puede usar para gastos nuevos.
   
4. ¿Puedo restaurar una tarifa archivada?
   No. Una tarifa archivada no se puede restaurar, así que crea una nueva con los mismos datos. Los gastos que ya usan la tarifa archivada la conservan.
   
5. ¿Un/a empleado/a puede tener varias tarifas?
   Sí. Para el kilometraje, elige una de la lista Tarifa de kilometraje en cada desplazamiento: así es como distingues coches, motos u otros vehículos. Para las dietas en la web, puede añadir varias tarifas a la misma dieta (por ejemplo, dos días a una tarifa y un día a otra), siempre que todas usen la misma moneda.
   
6. ¿En qué moneda se paga un kilometraje o una dieta?
   En la moneda de su tarifa.
   
7. ¿Qué ve un/a empleado/a si tiene una tarifa de kilometraje, varias o ninguna?
   Con una tarifa de kilometraje, ya está seleccionada. Con varias, elige una de la lista Tarifa de kilometraje en cada desplazamiento. Con ninguna, escribe la tarifa. Un gasto de kilometraje no se puede guardar sin un valor de tarifa, pero se admite 0.
   
8. ¿Por qué hay tarifas de kilometraje llamadas Auto y Sonstiges?
   Cuando añades una entidad legal en Alemania, Factorial crea para ella dos tarifas de kilometraje, Auto y Sonstiges. Puedes editarlas o archivarlas como cualquier otra tarifa.
   
9. ¿Los cambios en las tarifas de dietas alemanas afectan a las dietas ya enviadas?
   No. Los cambios en las tarifas de Dietas en Alemania nunca afectan a las dietas ya enviadas.