Cuando un viaje o un evento te genera varios gastos (un tren, un hotel, comidas, kilometraje, una dieta), un grupo de gastos los mantiene juntos como un único informe. Tu aprobador/a revisa todo el viaje a la vez y finanzas ve cuánto ha costado en total.

Crea un grupo y envíalo a aprobación

Descripción general

Usa un grupo para cualquier cosa con varios gastos relacionados: un viaje de trabajo, un congreso o una visita a un cliente. Un grupo puede incluir gastos ordinarios, kilometraje y dietas.

Cómo hacerlo

Crea el grupo

• En la app móvil: ve a Gastos, pulsa Añadir y después Grupo. Introduce un Título del grupo y pulsa Crear grupo nuevo.
• En la web: ve a Mis gastos > Gastos, haz clic en Nuevo gasto y elige Añadir grupo (o Añadir grupo en la pestaña Grupos). Introduce un Título del grupo, por ejemplo «Visitas a clientes en Sevilla y Valencia, octubre», y haz clic en Crear.

Añade gastos

• Gastos nuevos: abre el grupo, haz clic en Nuevo gasto y elige Gasto ordinario, Kilometraje o Dieta. En la app, pulsa Nuevo gasto.
• Gastos que ya has creado: en Mis gastos > Gastos, selecciona uno o más borradores, haz clic en Añadir al grupo en la barra inferior, elige el grupo (o Crear grupo nuevo) y haz clic en Añadir gastos. En la app, abre el gasto y pulsa Añadir a un grupo.
• Para sacar uno: abre su menú y haz clic en Quitar del grupo.

Envíalo

1. Abre el grupo y comprueba que todos los gastos estén completos.
2. Haz clic en Enviar a aprobación. Verás «El grupo está listo para revisión».

Revisa un grupo (aprobadores/as y finanzas)

Cómo hacerlo

1. Ve a Gastos, abre la pestaña Grupos y abre el grupo.
2. Filtra por Requiere revisión, Listo para aprobar, Aprobado o Pagado. Haz clic en Aprobar grupo para aprobar los gastos que te esperan en tu paso, o en Rechazar todo.

Para restablecer su flujo de aprobación, exportarlo a PDF o quitarlo de la nómina, consulta las preguntas frecuentes de más abajo.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

• No veo Añadir grupo. Los grupos de gastos no están activados en tu empresa. Consúltalo con el admin de Gastos. Los/as admins los activan en Configuración > Gastos, en Configuración > Grupos de gastos, con Activar grupos de gastos.
• No puedo añadir un gasto a un grupo. Solo tus gastos en borrador se pueden añadir a tus grupos en borrador. Retira antes el gasto pendiente con Volver a borrador. No se puede añadir un gasto que se reembolsa en una moneda distinta de la del grupo. Si añades varios a la vez, esos se quedan fuera sin ningún mensaje, así que abre el grupo y comprueba qué contiene.
• Mi grupo ha desaparecido después de retirar sus gastos. Cuando el último gasto sale de un grupo, el grupo se elimina. Los gastos están en tu lista como borradores.
• He hecho clic en Enviar a aprobación y no se ha enviado nada. Si a un gasto del grupo le falta información, no se envía nada y se te indica qué gasto debes corregir. Corrígelo y vuelve a enviar el grupo.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo crear un grupo para otra persona?
   No. Un grupo siempre pertenece a la persona que lo crea. Si registras gastos en nombre de otra persona, créalos uno a uno; después ella los puede agrupar.
    
2. ¿Por qué no puedo cambiar la moneda de reembolso de un gasto de un grupo?
   Un grupo se reembolsa en una sola moneda (la de tu entidad legal), así que todos los gastos del grupo usan esa moneda. Aun así puedes introducir cada recibo en la moneda en la que lo has pagado.
    
3. ¿Puedo editar un grupo después de crearlo?
   Sí, mientras sea un borrador: puedes cambiar su título o su descripción, o añadir y quitar gastos.
    
4. ¿Qué pasa si mi aprobador/a rechaza un gasto del grupo?
   Ese gasto se queda en el grupo como Rechazado y deja de contar en el total. El resto del grupo sigue su curso.
    
5. ¿Puedo exportar varios gastos a un solo PDF sin un grupo?
   Sí, desde la lista de gastos de la empresa. Consulta Exporta los gastos.
    
6. ¿Quién aprueba los gastos de un grupo?
   Cada gasto sigue el flujo de aprobación de tu empresa. Tu aprobador/a recibe un único aviso para todo el grupo (Nuevo grupo pendiente) y puede revisarlo desde la página del grupo.
    
7. ¿Cómo cambio un grupo después de enviarlo a aprobación?
   Mientras los gastos estén Pendientes, selecciónalos y haz clic en Volver a borrador para retirarlos. Vuelven a borrador y salen del grupo, así que los puedes corregir y volver a añadir. Si retiras todos los gastos, el grupo se elimina.
    
8. ¿ONE, nuestro asistente de IA, puede gestionar mis grupos de gastos?
   Sí, si tu empresa usa ONE. Pídele cosas como «Crea un grupo llamado Viaje a Sevilla y añade mis borradores de la semana pasada» o «Envía a aprobación el grupo Viaje a Sevilla». ONE solo cambia tus propios grupos y gastos en borrador, y te avisa si no puede añadir alguno.
    
9. ¿Qué hace Aprobación global en un grupo?
   Los/as admins ven Aprobación global en un grupo en Gastos > Grupos. Aprueba todos los gastos pendientes del grupo.
    
10. ¿Cómo vuelvo a pasar un grupo por el flujo de aprobación?
    Si el flujo de aprobación ha cambiado, abre el grupo en Gastos > Grupos y haz clic en Restablecer flujo de aprobación. Necesitas permiso para restablecer los flujos de aprobación, y solo funciona cuando todos los gastos del grupo se pueden restablecer (cada uno Pendiente, Aprobado o Rechazado).
     
11. ¿Cómo obtengo un PDF de un grupo con sus recibos?
    Abre el grupo en Gastos > Grupos y haz clic en Exportar a PDF. Recibirás el PDF por correo electrónico.
     
12. He añadido un grupo aprobado a la nómina por error. ¿Cómo lo deshago?
    Abre el grupo y haz clic en Quitar de la nómina. Sus gastos vuelven a Aprobado, de modo que se pueden reembolsar de otra forma.
     
13. ¿Finanzas puede reembolsar o exportar todo un grupo de gastos a la vez?
    Sí. Finanzas puede reembolsar o exportar un grupo de gastos de una vez, en lugar de hacerlo gasto por gasto.
     
14. ¿Cómo envío un grupo de gastos a aprobación?
    Abre el grupo y comprueba que todos los gastos estén completos. En la web, haz clic en Enviar a aprobación; en la app móvil, abre el grupo y pulsa Enviar a aprobación. Si a un gasto le falta información, no se envía nada y se te indica cuál es.
     
15. ¿Puedo añadir a un grupo un gasto que ya está pendiente, aprobado o pagado?
    No. Solo tus gastos en borrador se pueden añadir a tus grupos en borrador. Retira antes el gasto pendiente con Volver a borrador; un gasto aprobado o pagado no se puede añadir. Un gasto que ya está en otro grupo debe sacarse primero de ese grupo.
     
16. ¿Puedo copiar un grupo de gastos?
    No, no hay ninguna opción para copiarlo. Crea un grupo nuevo y añade los gastos.
     
17. ¿Puedo poner dos tarifas de dietas distintas en un mismo viaje?
    Sí. Añade varias tarifas a una misma dieta (cada tarifa una vez), o añade al grupo una dieta independiente por cada tarifa. Consulta Solicita el reembolso de las dietas.
     
18. ¿Puedo aprobar un grupo desde la app móvil sin abrir cada gasto?
    La aprobación de un grupo entero se hace en la web, en Gastos > Grupos (Aprobar grupo). La app móvil no tiene la acción Aprobar grupo.