Quando uma viagem ou um evento lhe gera várias despesas (um trem, um hotel, refeições, quilometragem, uma diária), um grupo de despesas mantém-nas juntas como um único relatório. O/A seu/sua aprovador/a revê toda a viagem de uma vez e as finanças veem quanto custou no total.

Crie um grupo e envie-o para aprovação

Visão geral

Use um grupo para tudo o que tenha várias despesas relacionadas: uma viagem de trabalho, uma conferência ou uma visita a um cliente. Um grupo pode incluir despesas regulares, quilometragem e diárias.

Como fazer

Crie o grupo

• No app: acesse a Despesas, toque em Adicionar e depois em Grupo. Insira um Título do grupo e toque em Criar novo grupo.
• Na web: acesse a Meus gastos > Despesas, clique em Nova despesa e escolha Adicionar grupo (ou Adicionar grupo no separador Grupos). Insira um Título do grupo, por exemplo «Visitas a clientes em Curitiba e Florianópolis, outubro», e clique em Criar.

Adicione despesas

• Despesas novas: abra o grupo, clique em Nova despesa e escolha Despesa regular, Quilometragem ou Diária. No app, toque em Nova despesa.
• Despesas que já criou: em Meus gastos > Despesas, selecione um ou mais rascunhos, clique em Adicionar ao grupo na barra inferior, escolha o grupo (ou Criar novo grupo) e clique em Adicionar despesas. No app, abra a despesa e toque em Adicionar a um grupo.
• Para retirar uma: abra o respetivo menu e clique em Remover do grupo.

Envie-o

1. Abra o grupo e verifique se todas as despesas estão completas.
2. Clique em Enviar para aprovação. Você verá «O grupo está pronto para revisão».

Revise um grupo (aprovadores/as e finanças)

Como fazer

1. Acesse a Gastos, abra o separador Grupos e abra o grupo.
2. Filtre por Requer revisão, Pronto para aprovar, Aprovado ou Pago. Clique em Aprovar grupo para aprovar as despesas que estão à sua espera no seu passo, ou em Rejeitar tudo.

Para redefinir o respetivo fluxo de aprovação, exportá-lo para PDF ou retirá-lo do folha de pagamento, consulte as perguntas frequentes mais abaixo.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

• Não vejo Adicionar grupo. Os grupos de despesas não estão ativados na sua empresa. Fale com o/a administrador/a de Despesas. Os/as administradores/as os ativam em Configurações > Despesas, em Configuração > Grupos de despesas, com Ativar grupos de despesas.
• Não consigo adicionar uma despesa a um grupo. Só as suas despesas em rascunho podem ser adicionadas aos seus grupos em rascunho. Retire primeiro a despesa pendente com Voltar para rascunho. Não é possível adicionar uma despesa reembolsada em uma moeda diferente da do grupo. Se você adicionar várias de uma vez, as que não puderem ser adicionadas ficam de fora sem nenhuma mensagem, então abra o grupo e verifique o que ele contém.
• Meu grupo desapareceu depois de retirar as respetivas despesas. Quando a última despesa sai de um grupo, o grupo é excluído. As despesas estão na sua lista como rascunhos.
• Cliquei em Enviar para aprovação e não foi enviado nada. Se a uma despesa do grupo faltar informação, não é enviado nada e é-lhe indicada a despesa a corrigir. Corrija-a e envie novamente o grupo.

Perguntas frequentes

1. Posso criar um grupo para outra pessoa?
   Não. Um grupo pertence sempre à pessoa que o cria. Se você registra despesas em nome de outra pessoa, crie-as uma a uma; depois ela pode agrupá-las.
    
2. Por que não posso alterar a moeda de reembolso de uma despesa de um grupo?
   Um grupo é reembolsado em uma única moeda (a da sua entidade jurídica), por isso todas as despesas do grupo usam essa moeda. Você ainda pode inserir cada recibo na moeda em que o pagou.
    
3. Posso editar um grupo depois de criá-lo?
   Sim, enquanto for um rascunho: você pode alterar o título ou a descrição, ou adicionar e remover despesas.
    
4. O que acontece se o/meu/minha aprovador/a rejeitar uma despesa do grupo?
   Essa despesa fica no grupo como Rejeitado e deixa de contar no total. O resto do grupo segue o seu curso.
    
5. Posso exportar várias despesas para um único PDF sem um grupo?
   Sim, a partir da lista de despesas da empresa. Consulte Exporte as despesas.
    
6. Quem aprova as despesas de um grupo?
   Cada despesa segue o fluxo de aprovação da sua empresa. Seu/Sua aprovador/a recebe um único aviso para todo o grupo (Novo grupo pendente) e pode revisá-lo a partir da página do grupo.
    
7. Como altero um grupo depois de enviá-lo para aprovação?
   Enquanto as despesas estiverem Pendente, selecione-as e clique em Voltar para rascunho para retirá-las. Elas voltam para rascunho e saem do grupo, então você pode corrigi-las e adicioná-las novamente. Se você retirar todas as despesas, o grupo é excluído.
    
8. O ONE, nosso assistente de IA, pode gerenciar meus grupos de despesas?
   Sim, se sua empresa usar o ONE. Peça coisas como «Crie um grupo chamado Viagem a Curitiba e adicione meus rascunhos da semana passada» ou «Envie para aprovação o grupo Viagem a Curitiba». O ONE só altera seus próprios grupos e despesas em rascunho, e avisa você se não conseguir adicionar alguma.
    
9. O que faz Aprovação global em um grupo?
   Os/as administradores/as veem Aprovação global em um grupo em Gastos > Grupos. Aprova todas as despesas pendentes do grupo.
    
10. Como volto a passar um grupo pelo fluxo de aprovação?
    Se o fluxo de aprovação mudou, abra o grupo em Gastos > Grupos e clique em Redefinir o fluxo de aprovação. Precisa de permissão para redefinir fluxos de aprovação, e só funciona quando todas as despesas do grupo podem ser repostas (cada uma Pendente, Aprovado ou Rejeitado).
     
11. Como obtenho um PDF de um grupo com os respetivos recibos?
    Abra o grupo em Gastos > Grupos e clique em Exportar para PDF. Recebe o PDF por e-mail.
     
12. Adicionei por engano um grupo aprovado ao folha de pagamento. Como desfaço?
    Abra o grupo e clique em Retirar da folha de pagamento. As despesas voltam para Aprovado, então podem ser reembolsadas de outra forma.
     
13. As finanças podem reembolsar ou exportar todo um grupo de despesas de uma vez?
    Sim. As finanças podem reembolsar ou exportar um grupo de despesas de uma só vez, em vez de o fazer despesa a despesa.
     
14. Como envio um grupo de despesas para aprovação?
    Abra o grupo e verifique se todas as despesas estão completas. Na web, clique em Enviar para aprovação; no app, abra o grupo e toque em Enviar para aprovação. Se a uma despesa faltar informação, não é enviado nada e é-lhe indicada qual.
     
15. Posso adicionar a um grupo uma despesa que já está pendente, aprovada ou paga?
    Não. Só as suas despesas em rascunho podem ser adicionadas aos seus grupos em rascunho. Retire primeiro a despesa pendente com Voltar para rascunho; uma despesa aprovada ou paga não pode ser adicionada. Uma despesa que já está em outro grupo precisa ser retirada desse grupo primeiro.
     
16. Posso copiar um grupo de despesas?
    Não, não há opção para copiá-lo. Crie um novo grupo e adicione as despesas a ele.
     
17. Posso colocar duas taxas de diárias diferentes em uma mesma viagem?
    Sim. Adicione várias taxas a uma mesma diária (cada taxa uma vez), ou adicione ao grupo uma diária independente para cada taxa. Consulte Solicite o reembolso das diárias.
     
18. Posso aprovar um grupo a partir do app sem abrir cada despesa?
    A aprovação de um grupo inteiro é feita na web, em Gastos > Grupos (Aprovar grupo). O app não tem a ação Aprovar grupo.