Si gestionas los gastos de otras personas, por ejemplo si eres la persona que reserva los viajes de un equipo, puedes introducir un gasto para otro/a empleado/a (asignárselo) y enviarlo por él o ella. El gasto es suyo: sigue su flujo de aprobación, se le reembolsa a esa persona y se le avisa.

Registra un gasto en nombre de otra persona

Descripción general

Puedes registrar gastos ordinarios, de kilometraje y de dietas para otra persona. Antes de empezar:

• Necesitas el permiso Añadir gastos nuevos en nombre de otra persona. Tu admin lo configura en Configuración > Permisos, y al activarlo también se activan los permisos para crear y ver gastos.
• Depende de tu plan. Tu account manager te lo puede confirmar.
• Si tu empresa paga por usuario/a, las dos personas debéis ser usuarios/as de Gastos.
• La otra persona debe estar en una entidad legal del mismo país que la tuya.

Cómo hacerlo

En la web

1. Ve a Mis gastos > Gastos y haz clic en Nuevo gasto > Gasto ordinario (o Kilometraje / Dieta).
2. En Subir un documento, haz clic en Omitir este paso. El formulario se abre con el campo Responsable del gasto (la ventana de escaneo solo crea gastos para ti).
3. En Responsable del gasto, elige la persona a la que corresponde el gasto.
4. Añade su recibo al formulario y rellena los datos.
5. Haz clic en Guardar como borrador. El gasto muestra a la persona como Responsable y a ti como Quien lo registra.
6. Haz clic en Enviar a aprobación.

En la app móvil

1. Abre Gastos, pulsa Añadir y elige el tipo.
2. En Responsable del gasto, selecciona a la persona.
3. Añade el recibo, completa el formulario y pulsa Enviar a aprobación.

Con ONE
Adjunta los recibos y dile a ONE para quién son, por ejemplo «crea estos gastos para [nombre]». Consulta Envía gastos mandando los recibos a ONE.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

Solución de problemas

No veo el campo Responsable del gasto (ni siquiera como admin).
No basta con ser admin. Comprueba cuatro cosas: que tienes el permiso, que tu plan lo incluye, que eres usuario/a de Gastos (si tu empresa paga por usuario/a) y que no has empezado desde un recibo escaneado. Si es así, haz clic en Omitir este paso en Subir un documento para abrir el formulario con Responsable del gasto.

La persona que necesito no está en la lista o no puedo asignarle el gasto.
Puede que esté en una entidad legal de otro país o que no sea usuario/a de Gastos (si tu empresa paga por usuario/a). Consúltalo con tu admin.

«El/la empleado/a [nombre] no puede crear gastos».
La persona que has elegido no es usuario/a de Gastos (si tu empresa paga por usuario/a), o ese tipo de gasto (ordinario, kilometraje o dieta) está desactivado en tu empresa. Pide a tu admin que la añada (consulta Añade personas a Gastos) o que revise Configuración > Gastos > Tipos de gasto, y vuelve a intentarlo.

«No se pueden registrar gastos en nombre de este/a empleado/a».
Por los mismos motivos que el anterior. Tu admin puede revisar tu permiso y el acceso de esa persona a Gastos.

Preguntas frecuentes

1. ¿Es normal que no se pueda cambiar el responsable del gasto?
   Sí. En la app, el responsable queda fijado cuando se crea el gasto. ONE puede asignar a otra persona un borrador que hayas creado a mano, si tienes permiso para registrar gastos en su nombre. Los gastos con tarjeta y los que ya se han enviado nunca cambian de responsable. En cualquier otro caso, elimina el borrador y vuelve a crearlo para la persona correcta.
    
2. ¿El/la empleado/a puede ver el gasto que he creado para él o ella?
   Sí. La persona responsable recibe un aviso («Nuevo gasto registrado en tu nombre») y lo ve en sus Gastos.
    
3. ¿Quién lo aprueba?
   Las personas del flujo de aprobación del responsable, no del tuyo. El reembolso va al responsable.
    
4. ¿Y si no tengo el recibo?
   Pide una copia al/a la empleado/a. La mayoría de las empresas exigen un recibo para enviar un gasto.
    
5. ¿Puedo seguir viendo y cambiando un gasto que he registrado para otra persona?
   Sí. También aparece en tus Gastos y puedes filtrar la lista por responsable. Como quien lo registra, puedes editarlo, eliminarlo o enviarlo mientras sea un borrador, y retirarlo con Volver a borrador mientras esté Pendiente.
    
6. ¿ONE comprueba que tengo permiso para registrar gastos para esa persona?
   Sí. Cuando le pides a ONE que cree gastos para otra persona, comprueba que tienes permiso y los crea a nombre de esa persona.
    
7. ¿Puedo dejar que otra persona edite mis gastos en borrador?
   Solo tú (el/la responsable) y la persona que ha registrado el gasto podéis editar un borrador. Si un/a asistente tiene que gestionar tus gastos, los puede registrar por ti con los pasos anteriores, y después los dos podréis editar los borradores. Alguien con el permiso Puede editar gastos en estado pendiente puede cambiar un gasto que ya está Pendiente, pero no un borrador.
    
8. ¿Un/a usuario/a externo/a puede registrar gastos para otra persona?
   No. Solo los/as empleados/as pueden registrar un gasto para otra persona. Un/a usuario/a externo/a (alguien con acceso a Factorial pero sin perfil de empleado/a, como un/a asesor/a externo/a) no puede, ni siquiera con el permiso, porque Factorial comprueba que quien registra el gasto sea empleado/a de una entidad legal del mismo país que el/la responsable del gasto.