Se tratas das despesas de outras pessoas, por exemplo se és a pessoa que reserva as viagens de uma equipa, podes introduzir uma despesa para outro/a colaborador/a (atribuir-lha) e enviá-la por ele/ela. A despesa é dessa pessoa: segue o respetivo fluxo de aprovação, é reembolsada a essa pessoa e ela é notificada.

Declara uma despesa em nome de outra pessoa

Descrição geral

Podes declarar despesas regulares, de quilometragem e de ajudas de custo diárias para outra pessoa. Antes de começar:

• Precisas da permissão Adicionar novas despesas em nome de outra pessoa. O/A administrador/a configura-a em Configurações > Permissões, e ao ativá-la são também ativadas as permissões para criar e ver despesas.
• Depende do teu plano. O teu account manager pode confirmar.
• Se a tua empresa paga por utilizador/a, ambas as pessoas têm de ser utilizadores/as de Despesas.
• A outra pessoa tem de estar numa entidade legal do mesmo país que a tua.

Como fazer

Na web

1. Acede a Os meus gastos > Despesas e clica em Nova despesa > Despesa regular (ou Quilometragem / Ajuda de custo diária).
2. Em Carregar um documento, clica em Ignorar este passo. O formulário abre-se com o campo Responsável pela despesa (a janela de digitalização só cria despesas para ti).
3. Em Responsável pela despesa, escolhe a pessoa a quem a despesa diz respeito.
4. Adiciona o respetivo recibo ao formulário e preenche os dados.
5. Clica em Guardar como rascunho. A despesa mostra a pessoa como Responsável e a si como Declarante.
6. Clica em Enviar para aprovação.

Na app móvel

1. Abre Despesas, toca em Adicionar e escolhe o tipo.
2. Em Responsável pela despesa, seleciona a pessoa.
3. Adiciona o recibo, complete o formulário e toca em Enviar para aprovação.

Com o ONE
Anexa os recibos e diz ao ONE para quem são, por exemplo «cria estas despesas para [nome]». Consulta Envia despesas enviando os recibos ao ONE.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

Não vejo o campo Responsável pela despesa (nem sequer como administrador/a).
Não basta ser administrador/a. Verifica quatro coisas: que tens a permissão, que o teu plano a inclui, que és utilizador/a de Despesas (se a tua empresa paga por utilizador/a) e que não começaste a partir de um recibo digitalizado. Se sim, clica em Ignorar este passo em Carregar um documento para abrir o formulário com Responsável pela despesa.

A pessoa de que preciso não está na lista ou não lhe consigo atribuir a despesa.
Pode estar numa entidade legal de outro país ou pode não ser utilizador/a de Despesas (se a tua empresa paga por utilizador/a). Fala com o/a administrador/a.

«O/A colaborador/a [nome] não pode criar despesas».
A pessoa que escolheste não é utilizador/a de Despesas (se a tua empresa paga por utilizador/a), ou esse tipo de despesa (regular, quilometragem ou ajuda de custo diária) está desativado na tua empresa. Pede ao/à administrador/a que a adicione (consulta Adiciona pessoas a Despesas) ou que verifique Configurações > Despesas > Tipos de despesa, e tenta novamente.

«Não é possível declarar despesas em nome deste/a colaborador/a».
Pelos mesmos motivos do anterior. O/A administrador/a pode verificar a tua permissão e o acesso dessa pessoa a Despesas.

Perguntas frequentes

1. É normal que o/a responsável pela despesa não possa ser alterado?
   Sim. Na app, o/a responsável fica definido quando a despesa é criada. O ONE pode atribuir a outra pessoa um rascunho que tenhas criado manualmente, se tiveres permissão para declarar despesas em nome dela. As despesas com cartão e as que já foram enviadas nunca mudam de responsável. Caso contrário, elimina o rascunho e volta a criá-lo para a pessoa certa.
    
2. O/A colaborador/a pode ver a despesa que criei para ele/ela?
   Sim. O/A responsável recebe um aviso («Nova despesa declarada em teu nome») e vê-a nas tuas Despesas.
    
3. Quem a aprova?
   As pessoas do fluxo de aprovação do/da responsável, não do teu. O reembolso vai para o/a responsável.
    
4. E se não tiveres o recibo?
   Pede uma cópia ao/à colaborador/a. A maioria das empresas exige um recibo para enviar uma despesa.
    
5. Posso continuar a ver e alterar uma despesa que declarei para outra pessoa?
   Sim. Também aparece nas tuas Despesas e podes filtrar a lista por responsável. Como declarante, podes editá-la, eliminá-la ou enviá-la enquanto for um rascunho, e retirá-la com Voltar a rascunho enquanto estiver Pendente.
    
6. O ONE verifica se tenho permissão para declarar despesas para essa pessoa?
   Sim. Quando pede ao ONE que crie despesas para outra pessoa, ele verifica se tens permissão e cria-as em nome dessa pessoa.
    
7. Posso deixar que outra pessoa edita os meus rascunhos de despesas?
   Só o/a responsável e a pessoa que declarou a despesa podem editar um rascunho. Se um/a assistente tiver de tratar das tuas despesas, pode declará-las por ti com os passos acima, e depois ambos poderão editar os rascunhos. Alguém com a permissão Pode editar despesas em estado pendente pode alterar uma despesa que já está Pendente, mas não um rascunho.
    
8. Um/a utilizador/a externo/a pode declarar despesas para outra pessoa?
   Não. Só os/as colaboradores/as podem declarar uma despesa para outra pessoa. Um/a utilizador/a externo/a (alguém com acesso ao Factorial mas sem perfil de colaborador/a, como um/a consultor/a externo/a) não pode, mesmo com a permissão, porque o Factorial verifica que quem declara a despesa é colaborador/a de uma entidade legal do mesmo país que o/a responsável pela despesa.