Dieser Artikel richtet sich an: Admins, Finanzteams und Genehmigende.
Die meisten Probleme mit Ausgaben entstehen durch wenige Gewohnheiten: ein fehlender Beleg, die falsche Kategorie, eine Ausgabe, die erst Wochen später eingereicht wird. Unten finden Sie Hinweise zum Weitergeben, damit jede Rolle die wenigen Dinge kennt, auf die es ankommt. Den Rest übernimmt Factorial: Es kann Belege auslesen, Ausgaben anhand Ihrer Richtlinie prüfen und sie an die richtigen Genehmigenden weiterleiten.
Was Sie Mitarbeitenden sagen sollten
Mitarbeitende wollen schnell erstattet werden und ihre Ausgaben nicht zurückgeschickt bekommen. Teilen Sie diese fünf Gewohnheiten:
- Fotografieren Sie den Beleg direkt beim Bezahlen. Machen Sie ein Foto in der Factorial-App oder laden Sie das PDF hoch. Factorial füllt Betrag, Datum, Händler und Steuern daraus aus.
- Prüfen Sie, was Factorial ausgelesen hat, und wählen Sie dann die Kategorie. Die Kategorie bestimmt die Buchhaltung, daher sind Hotel und Verpflegung nicht austauschbar.
- Geben Sie an, wofür die Ausgabe war. „Kundenessen mit Acme, 3 Personen“ ist besser als „Mittagessen“.
- Lesen Sie das Richtlinienergebnis, bevor Sie senden. Solange die Ausgabe ein Entwurf ist, sehen Sie Bereit zum Senden oder Vor dem Senden prüfen, mit der Begründung. Korrigieren Sie es jetzt, statt die Ausgabe zurückzubekommen.
- Zahlen Sie mit einer Factorial-Karte? Die Ausgabe wird für Sie erstellt. Fügen Sie einfach den Beleg hinzu.
Was Sie Genehmigenden sagen sollten
- Genehmigen Sie innerhalb der Frist Ihres Unternehmens, zum Beispiel zwei Arbeitstage. Sie können in der App genehmigen.
- Nutzen Sie die Empfehlung. Jede Ausgabe zeigt Genehmigung empfohlen, Muss überprüft werden oder Ablehnung empfohlen, mit der Begründung. Investieren Sie Ihre Zeit in die Ausgaben, die sie brauchen.
- Fordern Sie Änderungen an, statt abzulehnen, wenn sich etwas korrigieren lässt, und sagen Sie genau, was zu korrigieren ist.
- Genehmigen Sie nichts, was Sie nicht verstehen. Stellen Sie zuerst eine Frage in den Kommentaren.
Was Finanzteams und Admins einrichten sollten
Je weniger Entscheidungen Mitarbeitende treffen müssen, desto weniger Fehler passieren.
- Halten Sie die Kategorien einfach. Deaktivieren Sie, was Sie nicht nutzen, und fügen Sie einige klare Unterkategorien hinzu, jeweils mit einem Buchungskonto.
- Machen Sie wichtige Felder zu Pflichtfeldern unter Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenformular, zum Beispiel Projekt oder Teilnehmende, und blenden Sie den Rest aus.
- Schreiben Sie Ihre Richtlinie einmal, in den Ausgabenprüfungen. Beschreiben Sie sie One in einfachen Worten. Siehe Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?
- Lassen Sie den Genehmigungsablauf die Ausgaben weiterleiten. Beschreiben Sie One, wer was genehmigt; genehmigen Sie richtlinienkonforme Ausgaben automatisch. Siehe Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
- Lassen Sie alle, die Geld ausgeben, Ausgaben erstellen. Wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer zahlt, fügen Sie sie als Ausgaben-Nutzer hinzu; andernfalls geben Sie ihnen die Berechtigung, Ausgaben zu erstellen.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Kündigen Sie Änderungen in den Tools an, die Ihr Team liest (Slack, Teams, E-Mail), und verlinken Sie die Richtlinie.
- Sehen Sie sich die Warnmeldungen einmal im Monat an. Wenn eine Regel viele Ausgaben markiert, muss die Regel oder die Kommunikation verbessert werden.
- Fangen Sie klein an. Starten Sie mit den vorgefertigten Ausgabenprüfungen und einem einfachen Genehmigungsablauf; fügen Sie Regeln hinzu, wenn Sie einen echten Bedarf sehen.
Weitere Artikel: Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie? · Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein? · Wie erstelle ich eine Ausgabe? · Status und Warnmeldungen bei Ausgaben
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kann keine Ausgaben erstellen.
Die Person ist noch kein Ausgaben-Nutzer oder hat nicht die Berechtigung, Ausgaben zu erstellen. Das richtet ein Admin ein. Siehe Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu?
Ausgaben kommen immer wieder aus demselben Grund zurück.
Prüfen Sie die Begründung im Richtlinienergebnis. Wenn es immer dieselbe Regel ist, erklären Sie sie dem Team oder passen Sie die Prüfung an.
FAQ
1. Ist immer ein Beleg erforderlich?
Das hängt von Ihrer Richtlinie ab. Die vorgefertigten Ausgabenprüfungen markieren reguläre Ausgaben ohne lesbaren Beleg. Markierte Ausgaben können trotzdem gesendet werden: Die Genehmigenden entscheiden.
2. Können Mitarbeitende eine markierte Ausgabe senden?
Ja. Richtlinienergebnisse blockieren weder das Senden noch das Genehmigen: Die Genehmigenden entscheiden.
3. Müssen Genehmigende unsere Richtlinie auswendig kennen?
Nein. Die Ausgabenprüfungen wenden sie auf jede Ausgabe an und zeigen den Genehmigenden, worauf sie achten sollten.
4. Woher wissen Mitarbeitende, wo ihre Ausgabe steht, ohne beim Finanzteam nachzufragen?
Mitarbeitende können den Status in Factorial einsehen: Ausstehend, Genehmigt, In Gehaltsabrechnung, Zur Zahlung gesendet, Bezahlt oder Änderungen angefordert, wenn etwas korrigiert werden muss. Siehe Status und Warnmeldungen bei Ausgaben.
5. Warum sollten Genehmigende schnell genehmigen?
Genehmigende halten das Geld in Bewegung: Eine langsame Genehmigung verzögert jede Erstattung danach. Vereinbaren Sie eine Frist, zum Beispiel zwei Arbeitstage; Genehmigende können in der mobilen App genehmigen.
6. Warum ist die Einrichtung durch Finanzteam oder Admin wichtig?
Ihre Einrichtung entscheidet, wie leicht es ist, das Richtige zu tun. Mit Ausgabenprüfungen wird jede Ausgabe anhand der Richtlinie geprüft, die Sie One beschreiben.