Dieser Artikel richtet sich an: Admins, genehmigende Personen und Mitarbeitende.
Eine Ausgabe, die zu lange wartet, bedeutet, dass jemand auf sein Geld wartet. So sehen Sie, auf wen sie wartet, warum, und wie Sie sie wieder in Gang bringen.
Herausfinden, auf wen die Ausgabe wartet
So geht's
- Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und öffnen Sie die Ausgabe. (Mitarbeitende: Meine Ausgaben > Meine Ausgaben.)
- Prüfen Sie den Status. Änderungen angefordert: Sie liegt wieder bei der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter, die oder der sie korrigieren und auf Zur Genehmigung senden klicken muss. Ausstehend: Der Genehmigungsverlauf zeigt die erledigten Schritte und den Schritt In Bearbeitung, mit der Person, auf die sie wartet.
| Was Sie sehen | Was zu tun ist |
|---|---|
| Eine genehmigende Person hat nicht reagiert | Erinnern Sie sie: Die Anfrage liegt in ihrem Posteingang und sie hat eine E-Mail erhalten. |
| Die genehmigende Person ist abwesend | Jemand mit der Berechtigung Globale Genehmigung für Ausgaben kann Global genehmigen nutzen. |
| Die Genehmigung hat nicht begonnen | Mit Ausgabenprüfungen beginnt sie, sobald die Prüfungen abgeschlossen sind (spätestens 1 Stunde nach dem Senden). |
| Keine genehmigende Person angezeigt | Setzen Sie den Genehmigungsablauf zurück (siehe unten). Hängt sie weiterhin fest, wenden Sie sich mit dem Link zur Ausgabe an den Support. |
Herausfinden, warum sie an die falsche genehmigende Person ging
- Reihenfolge der Regeln: Die erste Regel, die zutrifft, entscheidet.
- Zeitpunkt: Änderungen am Ablauf gelten nur für Ausgaben, die nach dem Speichern gesendet wurden (siehe FAQ 2).
- Profil: Wenn eine Regel „die Führungskraft der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters“ nennt und es keine gibt, oder ein Projekt keine Projektleitung hat, geht die Ausgabe an einen Unternehmensadmin.
Immer noch unsicher? Fragen Sie One (FAQ 4).
Eine Ausgabe erneut durch den Genehmigungsablauf schicken
Genehmigungsablauf zurücksetzen setzt eine Ausgabe im ersten Schritt Ihres aktuellen Ablaufs wieder auf Ausstehend, ohne dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sie erneut senden muss. Dafür brauchen Sie die Berechtigung, den Genehmigungsablauf zurückzusetzen (FAQ 8).
- Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden.
- Klicken Sie im Aktionsmenü der Ausgabe (⋯ am Zeilenende) auf Genehmigungsablauf zurücksetzen. Das wird sofort und ohne Bestätigung angewendet. Um mehrere zurückzusetzen, wählen Sie sie aus, klicken Sie in der Leiste unten auf Genehmigungsablauf zurücksetzen und bestätigen Sie mit Zurücksetzen.
- Der Genehmigungsverlauf zeigt einen neuen Anfragezeitpunkt und jeder Schritt wird erneut genehmigt. Es kann einen Moment dauern, bis die Ausgabe wieder in der Liste der genehmigenden Person erscheint.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Halten Sie Führungskraft und Team der Mitarbeitenden aktuell. Die meisten Fälle mit „falscher genehmigender Person“ entstehen durch eine fehlende Führungskraft.
- Schreiben Sie Regeln, die auf Rollen verweisen, wie „die Führungskraft der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters“, und setzen Sie die spezifischsten Regeln an den Anfang.
- Geben Sie jemandem in der Finanzabteilung die Berechtigung „Globale Genehmigung für Ausgaben“, damit es immer einen Weg gibt, eine dringende Ausgabe freizugeben.
- Siehe auch: Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein? · Wie finde ich die Ausgaben, die ich genehmigen muss? · Wie genehmige, lehne ich ab oder sende ich eine Ausgabe zurück?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Eine genehmigende Person hat eine Gruppe von Ausgaben genehmigt, aber einige stehen noch auf „Ausstehend“, und sie erhält dieselbe E-Mail mehrfach.
Öffnen Sie eine dieser Ausgaben und sehen Sie sich ihren Genehmigungsverlauf an. Wenn jeder Schritt als abgeschlossen angezeigt wird, der Status aber weiterhin Ausstehend ist, wenden Sie sich mit den Links zu den betroffenen Ausgaben an unser Support-Team, damit wir sie korrigieren können. Bitten Sie die genehmigende Person nicht, erneut zu genehmigen.
Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter hat eine korrigierte Ausgabe zurückgesendet, aber die genehmigende Person hat keine E-Mail erhalten.
Die Anfrage liegt weiterhin im Posteingang der genehmigenden Person und unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden bei Ausstehende Genehmigungen > Meine. Sagen Sie der genehmigenden Person Bescheid, dass sie dort liegt.
Ich habe den Genehmigungsablauf zurückgesetzt, aber er ging an dieselbe Person.
Das Zurücksetzen nutzt Ihren aktuellen Genehmigungsablauf. Wenn der Weg weiterhin falsch ist, korrigieren Sie zuerst den Ablauf oder das Profil der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und setzen Sie dann erneut zurück.
Ich habe in der Liste auf „Genehmigungsablauf zurücksetzen“ geklickt und es schien nichts zu passieren.
Unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden wird das Zurücksetzen ohne Bestätigungsfenster und ohne Meldung angewendet. Öffnen Sie die Ausgabe: Der Genehmigungsverlauf zeigt einen neuen Anfragezeitpunkt.
Die genehmigende Person hat das Unternehmen verlassen.
Eine Person, die das Unternehmen verlassen hat, wird nicht mehr um die Prüfung neuer Ausgaben gebeten; ist für den Schritt niemand sonst festgelegt, geht er an einen Unternehmensadmin. Bei einer bereits wartenden Ausgabe bitten Sie Ihren Admin, Genehmigungsablauf zurücksetzen zu nutzen. Wird weiterhin keine genehmigende Person angezeigt, wenden Sie sich mit dem Link zur Ausgabe an unser Support-Team.
FAQ
1. Warum ging eine Ausgabe an einen Admin statt an eine Führungskraft?
Wenn eine Regel „die Führungskraft der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters“ nennt und im Profil keine Führungskraft hinterlegt ist, oder ein Projekt keine Projektleitung hat, geht die Ausgabe stattdessen an einen Unternehmensadmin. Aktualisieren Sie das Profil und setzen Sie dann den Genehmigungsablauf der Ausgabe zurück.
2. Warum wurde die Änderung am Genehmigungsablauf bei einer Ausgabe nicht angewendet?
Wenn der Genehmigungsablauf über One eingerichtet wurde, gelten Änderungen für Ausgaben, die nach dem Speichern gesendet wurden. Bereits wartende Ausgaben behalten ihren ursprünglichen Weg, bis Sie Genehmigungsablauf zurücksetzen nutzen.
3. Warum sieht es aus, als wäre ein Genehmigungsschritt übersprungen worden?
Wenn die Person, die die Ausgabe gesendet hat, genehmigende Person eines Schritts ist, wird dieser Schritt automatisch genehmigt, sodass es aussehen kann, als wäre ein Schritt übersprungen worden.
4. Wie kann ich prüfen, warum mein Genehmigungsablauf eine Ausgabe an jemanden geschickt hat?
Klicken Sie unter Einstellungen > Ausgaben > Genehmigungsablauf auf Bearbeiten und fragen Sie One „Erkläre meinen Genehmigungsablauf“. Es ändert sich nichts, solange Sie nicht auf Speichern klicken.
5. Was soll ich tun, wenn die genehmigende Person abwesend ist?
Jemand mit der Berechtigung Globale Genehmigung für Ausgaben kann die Ausgabe mit Global genehmigen genehmigen. Um das künftig zu vermeiden, aktualisieren Sie Ihren Genehmigungsablauf mit One.
6. Warum erfasst eine allgemeine Genehmigungsregel Ausgaben vor einer spezifischen?
Regeln werden von oben nach unten geprüft und die erste, die zutrifft, entscheidet. Eine allgemeine Regel über einer spezifischen erfasst die Ausgabe zuerst, setzen Sie die spezifischsten Regeln also an den Anfang.
7. Wann sollte ich den Genehmigungsablauf einer Ausgabe zurücksetzen?
Nutzen Sie Genehmigungsablauf zurücksetzen, nachdem Sie den Genehmigungsablauf oder das Profil einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters korrigiert haben, oder wenn eine Ausgabe keine genehmigende Person hat. Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter muss sie nicht erneut senden.
8. Wer kann den Genehmigungsablauf einer Ausgabe zurücksetzen, und bei welchen Ausgaben?
Sie brauchen die Berechtigung Genehmigungsablauf für Ausgaben zurücksetzen. Sie funktioniert bei Ausstehenden, Genehmigten und Abgelehnten Ausgaben. Sie funktioniert nicht bei Ausgaben, die In der Lohnabrechnung, Zur Zahlung gesendet oder Bezahlt sind. Um eine Ausgabengruppe zurückzusetzen, muss jede Ausgabe darin zurückgesetzt werden können.
9. Kann ich den Genehmigungsablauf ohne One bearbeiten?
Nein. One ist der einzige Weg, den Genehmigungsablauf einzurichten und zu ändern. Sie prüfen jede Änderung, bevor Sie speichern. Siehe Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?.
10. Schickt das Zurücksetzen des Genehmigungsablaufs die Ausgabe an die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zurück?
Nein. Sie geht mit denselben Angaben im ersten Schritt wieder auf Ausstehend. Muss die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter etwas ändern, kann die genehmigende Person danach Änderungen anfordern nutzen.
11. Kann ich eine ausstehende Ausgabe von Hand an eine andere genehmigende Person übergeben?
Nein. Ändern Sie den Genehmigungsablauf oder die Führungskraft der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters und setzen Sie dann den Genehmigungsablauf der Ausgabe zurück. Oder nutzen Sie Global genehmigen, wenn Sie diese Berechtigung haben.
12. Eine Ausgabe wurde versehentlich oder automatisch genehmigt. Wie korrigiere ich das?
Eine Änderung am Genehmigungsablauf wirkt sich nur auf danach gesendete Ausgaben aus. Bei einer bereits genehmigten Ausgabe kann jemand mit der Berechtigung, den Genehmigungsablauf zurückzusetzen, sie wieder auf Ausstehend setzen (nicht, wenn sie In der Lohnabrechnung, Zur Zahlung gesendet oder Bezahlt ist). Sie läuft dann mit Ihrem aktuellen Ablauf wieder ab dem ersten Schritt.