Die Genehmigung von Urlaubsanträgen sollte nicht das Hin- und Herwechseln zwischen Kalendern, Richtlinien und alten Datensätzen erfordern. Mit One AI können Manager und Administratoren sofort faire und fundierte Entscheidungen treffen, indem sie alle relevanten Informationen an einem Ort nutzen. In diesem Artikel erfahren Sie, wann Sie diese Funktion einsetzen sollten, wie sie funktioniert und wie Sie sie optimal nutzen.
Überblick
One AI fungiert als Genehmigungsassistent für Urlaubsanträge. Sie verknüpft die Verfügbarkeit des Teams, Unternehmensrichtlinien und historische Daten, um Ihnen zu helfen, Anträge schnell und sicher zu prüfen und zu genehmigen – ohne zwischen Bildschirmen wechseln oder manuell auf Konflikte prüfen zu müssen.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie:
- Offene Urlaubsanträge müssen geprüft werden.
- Vor der Genehmigung muss die Teamabdeckung und mögliche Schichtkonflikte geprüft werden.
- Wir möchten für Fairness sorgen, indem wir die bisherigen Urlaubszeiten überprüfen.
- Es wird eine Bestätigung benötigt, dass eine Anfrage den Unternehmensrichtlinien entspricht .
Dies ist besonders nützlich für Manager, die mehrere Anfragen bearbeiten, oder für Teams mit komplexen Zeitplänen.
Anleitung zur Verwendung
- Öffnen Sie One AI in Factorial
- Dann können Sie:
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Erkundigen Sie sich beispielsweise nach ausstehenden Genehmigungen :
- „Welche Urlaubsanträge warten noch auf meine Genehmigung?“
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Prüfen Sie eine konkrete Anfrage , indem Sie fragen:
- „Kann ich Marias ausstehenden Urlaubsantrag genehmigen?“
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Prüfen Sie gegebenenfalls auf Konflikte oder fehlenden Versicherungsschutz :
- „Wer hat an den gleichen Tagen sonst noch frei?“
- „Sind für diese Tage bereits Schichten geplant?“
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Überprüfen Sie beispielsweise den historischen Kontext oder die Fairness :
- Hatte diese Person letztes Jahr an Weihnachten Urlaub?
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Bestätigung der Einhaltung der Richtlinien :
- „Entspricht diese Anfrage den Unternehmensrichtlinien?“
- Die Anfrage wird direkt auf Grundlage der Empfehlung von One AI und der beigefügten Informationen genehmigt oder abgelehnt .
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Erkundigen Sie sich beispielsweise nach ausstehenden Genehmigungen :
One AI gleicht automatisch den Abwesenheitskalender , die Arbeitszeiten und die Unternehmensrichtlinien ab, um Ihnen eine klare „Ja“- oder „Nein“-Empfehlung zu geben.
Falls keine ausstehenden Genehmigungen angezeigt werden, vergewissern Sie sich, dass Sie als Genehmiger für Urlaubsanträge zugewiesen sind und prüfen Sie, ob tatsächlich Anträge im Status „ ausstehend“ vorliegen.
Kann One AI die Einhaltung der Richtlinien nicht bestätigen, bedeutet dies in der Regel, dass die Richtlinien unvollständig oder unklar sind. Überprüfen Sie Ihre Urlaubsrichtlinien, um sicherzustellen, dass die Regeln korrekt definiert sind.
Falls die Verfügbarkeitsinformationen fehlerhaft erscheinen, überprüfen Sie, ob die Teampläne und Schichten im Zeitmodul aktuell sind.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Verwenden Sie natürliche Sprache : Sie benötigen keine exakten Befehle – stellen Sie Ihre Fragen so, wie Sie es normalerweise tun würden.
- Fassen Sie die Fragen gegebenenfalls zusammen, zum Beispiel:
„Kann ich diesem Antrag zustimmen, und ist das Team weiterhin versichert?“ - Um eine faire Rotation zu gewährleisten, sollten Sie in Zeiten hoher Nachfrage (Feiertage, Sommer) auf historische Erkenntnisse zurückgreifen.
- Sollte etwas unklar erscheinen, überprüfen Sie die zugrunde liegenden Richtlinieneinstellungen in Time Off.
Häufig gestellte Fragen
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Wer kann Smart Time Off-Abfragen in One AI verwenden?
Alle Manager und Administratoren mit Zugriff auf One AI können die intelligente Abwesenheitsverwaltung und Genehmigungsfunktion nutzen.
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Genehmigt One AI Anfragen automatisch?
No. One AI liefert Empfehlungen und Kontext, aber die endgültige Entscheidung liegt immer bei Ihnen.
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Kann One AI zukünftige und vergangene Abwesenheiten überprüfen?
Ja. Es kann anstehende Abwesenheiten und historische Daten auswerten, um eine faire Entscheidungsfindung zu unterstützen.