Dieser Artikel ist für: Finanzteams und Administratoren.
Factorial erstellt eine Ausgabe für jede akzeptierte Zahlung mit einer Factorial-Karte und wartet, bis der Karteninhaber den Beleg hinzufügt. Hier erfährst du, wie du Kartenausgaben findest, denen noch etwas fehlt, und sie vor Monatsende abschließen kannst. Eine Zahlung ist bereit für deine Bücher, sobald sie ihren Beleg, Kategorie, Projekt, Kostenstelle und Mehrwertsteuer hat; One, unser KI-Assistent, füllt das meiste davon aus, wenn der Karteninhaber den Beleg sendet.
Finde Kartenausgaben, denen noch ihr Beleg oder Details fehlen
Überblick
Eine Kartenausgabe bleibt im Entwurf, bis der Karteninhaber den Beleg hinzufügt und ihn sendet, oder One ihn für sie sendet. Daher warten Kartenausgaben im Entwurf auf einen Beleg oder ein erforderliches Feld. Es gibt keinen Filter für "fehlenden Beleg": Verwende die untenstehenden Karten- und Statusfilter. Du benötigst die Berechtigung, um die Ausgaben der Personen zu sehen, die du überprüfst.
Wie man es verwendet
- Gehe zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden.
- Filtere Ausgabentyp nach Factorial-Karte und Status nach Entwurf.
- Optional, filtere Dokumentdatum nach Monat oder Besitzer nach Person.
- Öffne eine Ausgabe, um zu sehen, was fehlt. Wenn ein erforderliches Feld leer ist, wird Überprüfe deine Ausgabendetails mit Fehlendes erforderliches Feld und den Feldnamen angezeigt.
- Bitte den Karteninhaber, es mit einem Kommentar zur Ausgabe abzuschließen. Siehe Wie hinterlasse ich einen Kommentar zu einer Ausgabe?.
Bitte die Karteninhaber, sie selbst abzuschließen
Überblick
Factorial verfolgt das bereits für dich:
- Bei jeder Zahlung: Der Karteninhaber erhält eine Neue Kartenzahlung-Benachrichtigung, in der nach dem Beleg gefragt wird. Mit One öffnet sich Füge deinen Beleg hinzu und One vervollständigt die Ausgabe.
- Jede Woche: Die Erinnerung an Ausgaben im Entwurf wird jeden Montag um 08:00 in der Zeitzone jedes Mitarbeitenden per E-Mail und Push versendet, für Entwürfe, die ab dem ersten Tag des vorherigen Monats, Karten- und manuellen Ausgaben datiert sind.
- Erforderliche Felder: Mache Felder wie Projekt oder Kostenstelle verpflichtend im Ausgabenformular. One fragt danach, wenn es mit einem Beleg übereinstimmt, und die Ausgabe kennzeichnet sie, bis sie ausgefüllt sind. Siehe Wie wähle ich aus, wonach das Ausgabenformular fragt?.
- Überprüfung: Kartenausgaben folgen deinem Genehmigungsprozess und den Ausgabenprüfungen wie jede andere Ausgabe. Siehe Wie überprüfe ich Ausgaben gegen meine Ausgabenrichtlinie?.
Tipps und Best Practices
- Führe wöchentlich den Filter Factorial-Karte + Entwurf aus, nicht nur zum Monatsende.
- Bitte die Karteninhaber, den Beleg aus der Zahlungsbenachrichtigung hinzuzufügen: Es dauert Sekunden, und One erledigt das Matching.
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Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
- Ein Karteninhaber hat den Beleg gesendet, aber die Kartenausgabe ist immer noch im Entwurf. One hat den Beleg nicht abgeglichen, also wurde eine separate manuelle Ausgabe erstellt. Bitte den Karteninhaber, die manuelle Ausgabe zu löschen und den Beleg zur Kartenausgabe hinzuzufügen. Siehe Wie werden Kartenzahlungen mit Ausgaben und Belegen abgeglichen?.
- Ich sehe die eigenen Entwürfe eines Mitarbeitenden nicht in der Liste. Entwürfe, die Personen selbst erstellen, bleiben privat, bis sie sie senden. Kartentwürfe werden angezeigt, weil Factorial sie erstellt hat.
FAQ
1. Gibt es einen Filter für Ausgaben ohne Beleg?
Nein. Kartenausgaben im Entwurf sind die, die noch auf ihren Beleg warten. Für eine Ausgabe, die bereits gesendet wurde, öffne sie, um ihren Beleg zu überprüfen.
2. Kann ich den Tag oder die Uhrzeit der Erinnerung für Ausgaben im Entwurf ändern?
Nein. Die Erinnerung für Ausgaben im Entwurf wird jeden Montag um 08:00 in der Zeitzone jedes Mitarbeitenden gesendet und kann nicht konfiguriert werden. Jede Person kann in ihren Benachrichtigungseinstellungen zwischen E-Mail oder Push wählen.
3. Geht die Erinnerung für Ausgaben im Entwurf an Manager oder die Finanzabteilung?
Nein. Sie geht an jede Person bezüglich ihrer eigenen Entwürfe. Factorial sendet Managern oder der Finanzabteilung keine Zusammenfassung der Entwürfe anderer Personen.
4. Wiederholt sich die Benachrichtigung über die Neue Kartenzahlung, wenn der Beleg noch fehlt?
Nein. Die Neue Kartenzahlung-Benachrichtigung wird einmal pro Zahlung an das Telefon des Karteninhabers gesendet, niemals per E-Mail. Die wöchentliche Erinnerung für Ausgaben im Entwurf deckt ab, was noch aussteht.
5. Welche Entwürfe umfasst die Erinnerung für Ausgaben im Entwurf?
Entwürfe, die vom ersten Tag des vorherigen Monats bis heute datiert sind, außer Ausgaben in einer Ausgabengruppe.
6. Wie verfolge ich fehlende Belege jeden Monat?
Wöchentlich oder zum Monatsende filtere Ausgabentyp nach Factorial-Karte und Status nach Entwurf (Schritte oben), öffne jede Ausgabe und bitte den Karteninhaber um den Beleg mit einem Kommentar. Factorial sendet den Karteninhabern auch eine Neue Kartenzahlung-Benachrichtigung bei jeder Zahlung und die wöchentliche Erinnerung für Ausgaben im Entwurf.
7. Wo sehe ich Kartenzahlungen, die keine Ausgabe erstellt haben?
Rückerstattungen, abgelehnte Zahlungen und Karten, die für Software, Beschaffung oder Leistungen ausgegeben wurden, erstellen keine Ausgaben. Gehe zu Schatzamt > Karten, öffne die Karte und überprüfe Kartenzahlungen.
8. Wie finde ich einen Nachweis, dass eine Kartenzahlung geleistet wurde, oder lade die Bewegungen herunter?
Jede Zahlung ist im Kartenzahlungen-Tab der Karte mit ihrem Händler, Betrag, Datum und Status aufgeführt. Um die Bewegungen des Kartenkontos herunterzuladen, öffne es im Schatzamt > Konten und klicke auf Transaktionen exportieren.