Este artigo é para: equipes financeiras e administradores.
Factorial cria uma despesa para cada pagamento aceito com um cartão Factorial, e espera até que o titular do cartão adicione o recibo. Aqui está como encontrar despesas do cartão que ainda estão faltando algo e finalizá-las antes do final do mês. Um pagamento está pronto para seus registros assim que tiver seu recibo, categoria, projeto, centro de custo e IVA; One, nosso assistente de IA, preenche a maior parte disso quando o titular do cartão envia o recibo.
Encontrar despesas do cartão que ainda estão faltando seu recibo ou detalhes
Visão geral
Uma despesa do cartão permanece em Rascunho até que o titular do cartão adicione o recibo e o envie, ou One o envie por eles. Portanto, as despesas do cartão ainda em Rascunho estão esperando por um recibo ou um campo obrigatório. Não há filtro de "recibo faltando": use os filtros de cartão e status abaixo. Você precisa de permissão para visualizar as despesas das pessoas que está verificando.
Como usar
- Vá para Gastos > Despesas de funcionários.
- Filtre Tipo de despesa por Factorial e Status por Rascunho.
- Opcionalmente, filtre Data do documento pelo mês, ou Proprietário pela pessoa.
- Abra uma despesa para ver o que está faltando. Se um campo obrigatório estiver vazio, mostrará Revise os detalhes da sua despesa com Campo obrigatório faltando e os nomes dos campos.
- Peça ao titular do cartão para finalizá-la com um comentário na despesa. Veja Como deixo um comentário em uma despesa?.
Fazer com que os titulares do cartão finalizem por conta própria
Visão geral
Factorial já cobra por você:
- A cada pagamento: o titular do cartão recebe um push de Novo pagamento de cartão pedindo o recibo. Com One, abre Adicione seu recibo e One completa a despesa.
- Toda semana: o lembrete de Despesas em rascunho é enviado por e-mail e push toda segunda-feira às 08:00 no fuso horário de cada funcionário, para rascunhos datados a partir do primeiro dia do mês anterior, cartão e manual.
- Campos obrigatórios: torne campos como projeto ou centro de custo obrigatórios no formulário de despesa. One pede por eles quando corresponde a um recibo, e a despesa os sinaliza até que sejam preenchidos. Veja Como escolho o que o formulário de despesa pede?.
- Revisão: despesas do cartão seguem seu fluxo de aprovação e verificações de despesas como qualquer outra despesa. Veja Como verifico despesas em relação à minha política de despesas?.
Dicas e Melhores Práticas
- Execute o filtro Factorial + Rascunho semanalmente, não apenas no final do mês.
- Peça aos titulares do cartão para adicionar o recibo a partir da notificação de pagamento: leva segundos, e One faz a correspondência.
- Artigos relacionados: Reconciliação de cartões: o que significa e como funciona · Como os pagamentos de cartão são correspondidos com despesas e recibos? · Como fecho o mês em Despesas? Uma lista de verificação para finanças · Como configuro notificações e alertas de despesas?
Solução de Problemas e FAQ
Solução de Problemas
- Um titular de cartão enviou o recibo, mas a despesa do cartão ainda está em Rascunho. One não correspondeu ao recibo, então criou uma despesa manual separada. Peça ao titular do cartão para excluir a despesa manual e adicionar o recibo à despesa do cartão. Veja Como os pagamentos de cartão são correspondidos com despesas e recibos?.
- Não vejo os rascunhos próprios de um funcionário na lista. Rascunhos que as pessoas criam ficam privados até que as enviem. Rascunhos de cartão são mostrados porque Factorial os criou.
FAQ
1. Existe um filtro para despesas sem recibo?
Não. Despesas do cartão em Rascunho são aquelas que ainda estão esperando por seu recibo. Para uma despesa que já foi enviada, abra-a para verificar seu recibo.
2. Posso mudar o dia ou a hora do lembrete de Despesas em rascunho?
Não. O lembrete de Despesas em rascunho é enviado toda segunda-feira às 08:00 no fuso horário de cada funcionário e não pode ser configurado. Cada pessoa pode escolher e-mail ou push para isso em suas configurações de notificação.
3. O lembrete de Despesas em rascunho vai para gerentes ou finanças?
Não. Ele vai para cada pessoa sobre seus próprios rascunhos. Factorial não envia a gerentes ou finanças um resumo dos rascunhos de outras pessoas.
4. A notificação de Novo pagamento de cartão se repete se o recibo ainda estiver faltando?
Não. O push de Novo pagamento de cartão é enviado uma vez por pagamento, para o telefone do titular do cartão, nunca por e-mail. O lembrete semanal de Despesas em rascunho cobre o que ainda está pendente.
5. Quais rascunhos o lembrete de Despesas em rascunho inclui?
Rascunhos datados do primeiro dia do mês anterior até hoje, exceto despesas em um grupo de despesas.
6. Como faço para cobrar recibos faltando todo mês?
Semanalmente ou no final do mês, filtre Tipo de despesa por Factorial e Status por Rascunho (passos acima), abra cada despesa e peça ao titular do cartão pelo recibo com um comentário. Factorial também envia aos titulares do cartão uma notificação de Novo pagamento de cartão a cada pagamento e o lembrete semanal de Despesas em rascunho.
7. Onde vejo pagamentos de cartão que não criaram uma despesa?
Reembolsos, pagamentos recusados e cartões emitidos para Software, Compras ou Benefícios não criam despesas. Vá para Tesouraria > Cartões, abra o cartão e verifique Pagamentos de cartão.
8. Como encontro um registro de que um pagamento de cartão foi feito, ou baixo os movimentos?
Cada pagamento está na aba Pagamentos de cartão do cartão com seu comerciante, valor, data e status. Para baixar os movimentos da conta dos cartões, abra-a em Tesouraria > Contas e clique em Exportar transações.