Este artículo es para: equipos de RR. HH. y administradores.
Antes de que los gastos se puedan reembolsar por la nómina, esta necesita saber dónde va cada uno. Vinculas cada categoría de gasto a un concepto de nómina una sola vez y, a partir de ahí, cada reembolso llega a la nómina en la línea que elegiste.
Vincula las categorías de gasto a conceptos de nómina
Resumen
Dónde lo haces depende de cómo gestiona la nómina tu empresa en Factorial. Si tu empresa tiene Compensación, los gastos van ahí; si no, van a Nómina y usas la pantalla de ajustes antigua.
Antes de empezar
- Tu plan incluye el reembolso de gastos a través de la nómina. Depende de tu plan; tu Account Manager puede confirmarlo.
- Tu empresa usa Factorial Compensación o Nómina.
- En Compensación, los conceptos de nómina que quieres usar están activados: solo se pueden elegir los conceptos activados.
Cómo usarlo
Si tu empresa usa Compensación
- Ve a Compensación, haz clic en el icono de ajustes arriba a la derecha (o ve a Ajustes > Compensación), y luego Módulos conectados > Gastos. Verás Asignación de categorías de gasto: "Asigna cada categoría de gasto a un concepto de nómina para la compensación en nómina. Solo se pueden seleccionar conceptos activados."
- En la tabla, busca cada Categoría de gasto y elige su Concepto de nómina. Cada cambio se guarda al instante ("Guardado correctamente").
Cuando tu empresa configuró Compensación, Factorial vinculó cada categoría activada a un concepto por defecto. Revisa la tabla y cambia cualquiera si tu nómina necesita otra línea. ¿Falta un concepto? La lista enlaza con los ajustes de conceptos de nómina, donde puedes crearlos, activarlos o editarlos.
Si tu empresa usa Nómina (configuración antigua)
- Ve a los ajustes de la app de Nómina y abre Compensaciones sincronizadas ("Sincroniza gastos y horas extra con la nómina").
- En Reembolso de gastos, haz clic en Gestionar categorías y títulos. Verás "Para cada entidad legal, indica un título de suplemento para cada categoría de gasto."
- Para cada categoría de gasto, elige el título de suplemento de cada entidad legal y guarda.
Atajo al reembolsar: en la ventana Reembolso en nómina, en Detalles de la nómina, haz clic en Gestionar categorías. Con Compensación, abre la página Asignación de categorías de gasto descrita arriba.
Consejos y buenas prácticas
- Comprueba que cada categoría tenga un concepto siempre que actives una categoría o añadas una subcategoría, antes de tu próxima ejecución de nómina.
- Acuerda los conceptos con quien gestiona tu nómina antes de cambiar los valores por defecto. Factorial no calcula impuestos sobre los gastos.
- Relacionado: ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina? · ¿Cómo configuro categorías y subcategorías de gasto? · ¿Cómo configuro roles y permisos en Gastos? · Preguntas frecuentes sobre gastos para RR. HH. y nómina
Solución de problemas y preguntas frecuentes
Solución de problemas
"Reembolso en nómina no disponible" ("Asigna un título de compensación a todas las categorías de gasto para activar el reembolso.")
Al menos uno de los gastos tiene una categoría sin concepto de nómina ni título de compensación. Vincúlala en los ajustes anteriores y vuelve a intentarlo.
No encuentro en la lista el concepto de nómina que quiero.
En Compensación, solo se pueden seleccionar conceptos activados. Activa primero el concepto y vuelve a la asignación de Gastos.
No veo "Reembolsar en nómina" en absoluto.
Tu plan debe incluir el reembolso por nómina (tu Account Manager puede confirmarlo), tu empresa necesita Factorial Compensación o Nómina, y necesitas Puede reembolsar gastos más Crear suplementos a partir de gastos. Consulta ¿Cómo reembolso gastos a través de la nómina?
Preguntas frecuentes
1. ¿Qué pantalla de ajustes se aplica a mi empresa, Compensación o Nómina?
Si tu empresa tiene Compensación, los reembolsos de gastos van a Compensación y asignas las categorías en Ajustes > Compensación > Módulos conectados > Gastos. Si no, van a Nómina y usas Compensaciones sincronizadas > Reembolso de gastos. ¿No sabes cuál? Si tu empresa tiene Compensación, no verás la pantalla de ajustes antigua de Nómina.
2. ¿Tengo que asignar cada categoría a mano?
En Compensación, no: cuando se configuró Compensación, cada categoría activada se vinculó a un concepto por defecto. Revisa la tabla de todos modos siempre que actives una categoría o añadas una subcategoría, para que cada categoría tenga un concepto.
3. ¿Puede cada entidad legal usar un título distinto?
En la configuración antigua de Nómina, sí: asignas un título de suplemento por entidad legal.
4. ¿Cómo aparece en la nómina un gasto asignado?
Como una compensación bajo el concepto o título vinculado a su categoría de gasto. El empleado ve el gasto como En nómina.
5. ¿Factorial calcula qué parte de un gasto tributa?
No. Factorial envía cada gasto a la nómina bajo el único concepto vinculado a su categoría, y no calcula impuestos. Consulta con tu proveedor de nómina o asesor fiscal cómo tratarlo.