Dieser Artikel richtet sich an: Finanzteams, HR-Teams und Admins.
Wenn Sie die Lohnabrechnung in Factorial durchführen, fügen Sie genehmigte Ausgaben mit wenigen Klicks zur Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters hinzu. Das Geld wird über die Lohnabrechnung im gewählten Zeitraum ausgezahlt, ohne dass separate Banküberweisungen vorbereitet werden müssen, und Mitarbeitende können jede Ausgabe von Genehmigt bis In der Lohnabrechnung verfolgen.
Genehmigte Ausgaben zur Gehaltsabrechnung hinzufügen
Überblick
Jede Ausgabe erscheint auf der Gehaltsabrechnung als Vergütung, unter ihrer Ausgabenkategorie.
Bevor Sie beginnen
- Ihr Unternehmen nutzt Factorial Lohnabrechnung oder Vergütungen, und Ihr Tarif enthält die Erstattung von Ausgaben über die Lohnabrechnung.
- Sie haben die Berechtigungen Kann Ausgaben erstatten und Zuschläge aus Ausgaben erstellen.
- Die Ausgaben sind Genehmigt und wurden von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter bezahlt (selbst ausgelegt, einschließlich Kilometer und Tagespauschalen). Kartenausgaben werden nicht erstattet.
- Der zu erstattende Betrag liegt in der gleichen Währung wie das Gehalt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.
- Jede Ausgabenkategorie hat eine Vergütungsbezeichnung, damit klar ist, wie sie auf der Gehaltsabrechnung erscheint.
So geht's
- Gehen Sie zu Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden und klicken Sie auf den Tab Genehmigt (auf einem schmalen Bildschirm steht er unter +2 Mehr).
- Wählen Sie die Ausgaben aus, die Sie erstatten möchten. Um eine einzelne Ausgabe zu erstatten, können Sie sie auch öffnen und oben auf Erstatten klicken.
- Klicken Sie in der Leiste unten auf Erstatten. Der Pfeil daneben zeigt weitere Erstattungswege, falls Ihr Unternehmen sie hat.
- Wählen Sie unter Erstattung über die Gehaltsabrechnung entweder Aktueller Zeitraum („Die Erstattung wird im laufenden Zeitraum berücksichtigt.“) oder Nächster Zeitraum („Die Erstattung wird im kommenden Zeitraum berücksichtigt.“).
- Klicken Sie auf Erstatten. Die Ausgaben wechseln zu In der Lohnabrechnung und wandern in den Tab Bezahlt, und jede wird der Gehaltsabrechnung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters als Vergütung hinzugefügt.
Eine Ausgabe aus der Gehaltsabrechnung entfernen
So geht's
Eine Ausgabe dem falschen Zeitraum oder versehentlich hinzugefügt? Entfernen Sie sie, solange dieser Abrechnungszeitraum noch offen ist.
- Klicken Sie unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden auf den Tab Bezahlt und suchen Sie die Ausgabe In der Lohnabrechnung.
- Wählen Sie sie aus und klicken Sie in der Leiste unten auf Aus Gehaltsabrechnung löschen. Sie wird sofort und ohne Bestätigung entfernt.
- Die Ausgabe geht zurück auf Genehmigt und kann erneut erstattet werden.
Mit One
Fragen Sie One, unseren KI-Assistenten, zum Beispiel „Füge die genehmigten Ausgaben von Ana zur nächsten Gehaltsabrechnung hinzu“. One fügt die Ausgaben oder eine ganze Ausgabengruppe zur Gehaltsabrechnung hinzu. Wenn Sie nicht Aktueller Zeitraum oder Nächster Zeitraum angeben, fragt One immer nach. Zum Rückgängigmachen fragen Sie „Nimm die Hotelausgabe aus Anas Gehaltsabrechnung heraus“. One braucht dieselben Berechtigungen und denselben Tarif wie die obigen Schritte: Wenn Sie in Factorial nicht über die Gehaltsabrechnung erstatten können, kann One es auch nicht.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Wählen Sie den Zeitraum bewusst. Wählen Sie Aktueller Zeitraum, solange er offen ist, oder Nächster Zeitraum, wenn er geschlossen ist oder die Auszahlung später erfolgen soll.
- Ordnen Sie Ihre Kategorien einmal zu. Im Fenster der Gehaltsabrechnung führt Kategorien verwalten dorthin, wo jede Ausgabenkategorie ihre Vergütungsbezeichnung erhält. Siehe Wie richte ich ein, wie Ausgaben auf der Gehaltsabrechnung erscheinen?.
- Weitere Erstattungswege: Wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter nicht über die Factorial-Lohnabrechnung bezahlt wird oder die Ausgabe in einer anderen Währung ist, nutzen Sie Wie erstatte ich Ausgaben per SEPA-Datei? (nur Euro) oder Wie markiere ich eine Ausgabe als bezahlt oder mache es rückgängig?.
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Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
„Erstattung über die Gehaltsabrechnung nicht verfügbar“ („Weisen Sie allen Ausgabenkategorien eine Vergütungsbezeichnung zu, um die Erstattung zu aktivieren.“)
Mindestens eine der Ausgaben hat eine Kategorie ohne Vergütungsbezeichnung. Weisen Sie eine zu und versuchen Sie es erneut.
„Sie können nur Ausgaben in derselben Währung wie das Gehalt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters erstatten.“
Der zu erstattende Betrag liegt in einer anderen Währung als das Gehalt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters. Erstatten Sie ihn per SEPA-Datei (nur Euro) oder markieren Sie ihn als bezahlt, sobald Sie ihn anders bezahlt haben.
„Sie können dem aktuellen Zeitraum keine neuen Vergütungen hinzufügen.“
Der aktuelle Zeitraum ist abgeschlossen. Wählen Sie Nächster Zeitraum.
„Der Richtlinienzeitraum ist abgeschlossen“ beim Entfernen einer Ausgabe aus der Gehaltsabrechnung.
Dieser Abrechnungszeitraum ist abgeschlossen, daher kann die Zeile der Gehaltsabrechnung nicht geändert werden. Die Ausgabe bleibt In der Lohnabrechnung. Wenden Sie sich an Ihr Lohnabrechnungsteam.
„Der Betrag darf nicht „0“ sein für die Ausgabe mit der ID …“.
Eine Ausgabe mit einem zu erstattenden Betrag von null kann nicht zur Gehaltsabrechnung hinzugefügt werden. Prüfen Sie den erstattungsfähigen Betrag (oder den Betrag, falls kein erstattungsfähiger Betrag festgelegt ist). Wenn der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter nichts geschuldet wird, gibt es nichts über die Lohnabrechnung zu zahlen.
Ich sehe „Erstatten“ oder „Über die Gehaltsabrechnung erstatten“ nicht in ihrem Menü.
Prüfen Sie, dass die Ausgabe Genehmigt und selbst ausgelegt ist, dass Ihr Unternehmen Factorial Lohnabrechnung oder Vergütungen nutzt und dass Sie Kann Ausgaben erstatten und Zuschläge aus Ausgaben erstellen haben.
FAQ
1. Kann ich Ausgaben aus einer noch offenen Lohnabrechnung entfernen?
Ja. Aus Gehaltsabrechnung löschen löscht die Vergütung und die Ausgabe geht zurück auf Genehmigt. Ist der Abrechnungszeitraum abgeschlossen, kann es mit „Der Richtlinienzeitraum ist abgeschlossen“ abgelehnt werden und die Ausgabe bleibt In der Lohnabrechnung. Sie brauchen dieselben Berechtigungen wie zum Hinzufügen von Ausgaben zur Gehaltsabrechnung.
2. In welcher Währung werden Ausgaben erstattet?
In der erstattungsfähigen Währung der Ausgabe. Standardmäßig ist das die Währung der juristischen Einheit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters (oder der Ausgabengruppe). Für die Erstattung über die Lohnabrechnung muss sie der Gehaltswährung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters entsprechen. Siehe Ausgaben in einer anderen Währung.
3. Wechselt „In der Lohnabrechnung“ zu „Bezahlt“, wenn die Lohnabrechnung ausgezahlt wird?
Nein. In der Lohnabrechnung ist der Endstatus für Ausgaben, die über die Gehaltsabrechnung erstattet werden.
4. Brauche ich Factorial Lohnabrechnung?
Ja, Factorial Lohnabrechnung oder Vergütungen. Wenn Sie die Lohnabrechnung anderswo durchführen, nutzen Sie eine SEPA-Datei oder markieren Sie die Ausgabe als bezahlt.
5. Was sieht die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter, wenn eine Ausgabe über die Lohnabrechnung erstattet wird?
Sie oder er sieht den Status In der Lohnabrechnung an der Ausgabe und den Betrag auf der Gehaltsabrechnung als Vergütung unter der Ausgabenkategorie.