1. Welche Arten von Dokumentvorlagen sind im System verfügbar?
Das System bietet zwei Arten von Dokumentvorlagen:
- DOCX mit Variablen : Diese Art von Vorlage liegt im DOCX-Format vor und enthält Variablen. Diese Variablen können dynamisch mit spezifischen Informationen für jeden Mitarbeiter gefüllt werden, was eine personalisierte Dokumentenerstellung ermöglicht.
- Ausfüllbare PDFs : Der zweite Vorlagentyp besteht aus ausfüllbaren PDFs. Mit diesen Vorlagen können Benutzer Daten direkt in die PDF-Felder eingeben und so individuelle und bearbeitbare Dokumente erstellen.
2. Wo finde ich die Liste der verfügbaren Variablen für Dokumentvorlagen und wie sind diese organisiert?
Die Liste der verfügbaren Variablen finden Sie auf der Hauptseite der Funktion „Dokumentvorlagen“. Die Liste enthält den Abschnitt in Factorial und ggf. die juristische Person für jede Variable. Sie können diese Liste durchsuchen und ordnen, um die erforderliche Variable leicht zu finden.
3. Was ist ein ausfüllbares PDF?
Eine ausfüllbare PDF-Datei ist eine Art PDF-Dokument, das Textfelder, Kontrollkästchen oder Optionsfelder enthält, die von Benutzern mithilfe eines PDF-Viewers ausgefüllt werden können.
Diese Felder können zum Sammeln von Informationen von Benutzern verwendet werden, wie dies bei einem Formular der Fall ist.
Beispiele für ausfüllbare PDFs sind Modelo 145 in Spanien oder Formular W-4 in den USA. Hierbei handelt es sich um von der Regierung bereitgestellte Dokumentvorlagen, die Unternehmen mit ihren Mitarbeitern teilen müssen, um personenbezogene Daten zu sammeln, um Steuerpflichten nachzukommen.
4. Wie werden ausfüllbare PDFs in Factorial verteilt?
Derzeit besteht die einzige Möglichkeit, ausfüllbare PDFs zu verteilen, darin, Dokumentvorlagen und Dokumente in großen Mengen zu verwenden.
❗ Wenn ein ausfüllbares PDF direkt in den Ordner eines Mitarbeiters hochgeladen oder in großen Mengen als normale PDF-Datei und nicht als Vorlage versendet wird, kann das Dokument vom Mitarbeiter nicht ausgefüllt werden.
5. Kann DOCX mit Variablen ausfüllbare Eigenschaften haben oder können ausfüllbare PDFs Variablen verwenden?
Im Moment verfügen diese beiden Vorlagentypen über Funktionen, die nicht kompatibel sind: Die ausfüllbaren PDFs können keine Variablen verwenden, und die DOCX-Vorlagen mit Variablen können die ausfüllbaren Funktionen der PDFs nicht verwenden.
6. Können Benutzer Dokumente über die App ausfüllen?
Nein. Diese Funktion ist derzeit nur für die Webplattform verfügbar.
7. Was sind offizielle Dokumentvorlagen?
Eine offizielle Dokumentvorlage (ODTs) ist eine von Factorial bereitgestellte Dokumentvorlage, die Benutzer nicht löschen können. Die ODTs sind für offizielle Dokumentvorlagen wie Modelo 145 (Spanien) oder Form W-4 (USA) gedacht.