1. Quels sont les types de modèles de documents disponibles dans le système ?
Le système propose deux types de modèles de documents :
- DOCX avec variables : Ce type de modèle est au format DOCX et inclut des variables. Ces variables peuvent être renseignées dynamiquement avec des informations spécifiques à chaque employé, permettant ainsi la génération de documents personnalisés.
- PDF à remplir : Le deuxième type de modèle se présente sous la forme de PDF à remplir. Ces modèles permettent aux utilisateurs de saisir des données directement dans les champs PDF, créant ainsi des documents personnalisés et modifiables.
2. Où puis-je trouver la liste des variables disponibles pour les modèles de documents et comment sont-elles organisées ?
La liste des variables disponibles est disponible sur la page principale de la fonctionnalité « Modèles de documents ». Elle inclut la section « Factorial et l'entité juridique, le cas échéant, pour chaque variable. Vous pouvez effectuer une recherche et trier cette liste pour trouver facilement la variable souhaitée.
3. Qu'est-ce qu'un PDF remplissable ?
Un PDF remplissable est un type de document PDF qui comprend des champs de texte, des cases à cocher ou des boutons radio qui peuvent être remplis par les utilisateurs à l'aide d'une visionneuse PDF.
Ces champs peuvent être utilisés pour collecter des informations auprès des utilisateurs comme le fait un formulaire.
Des exemples de PDF remplissables sont le Modelo 145 en Espagne ou le formulaire W-4 aux États-Unis, qui sont des modèles de documents fournis par le gouvernement que les entreprises doivent partager avec les employés pour collecter des informations personnelles afin de se conformer aux obligations fiscales.
4. Comment les PDF remplissables sont-ils distribués dans Factorial ?
Actuellement, la seule façon de distribuer des PDF remplissables est d'utiliser des modèles de documents et des documents en masse.
Si un PDF remplissable est téléchargé directement dans le dossier d'un employé ou envoyé en masse sous forme de fichier PDF standard et non sous forme de modèle, le document ne pourra pas être rempli par l'employé.
5. Les fichiers DOCX avec variables peuvent-ils avoir des caractéristiques remplissables ou les PDF remplissables peuvent-ils utiliser des variables ?
Pour le moment, ces deux types de modèles ont des fonctionnalités incompatibles : les PDF remplissables ne peuvent pas utiliser de variables et les DOCX avec variables ne peuvent pas utiliser les fonctionnalités remplissables dont disposent les PDF.
6. Les utilisateurs peuvent-ils remplir des documents à partir de l'application ?
Non. Pour le moment, cette fonctionnalité n'est disponible que pour la plateforme web.
7. Que sont les modèles de documents officiels ?
Un modèle de document officiel (ODT) est un modèle de document fourni par Factorial que les utilisateurs ne peuvent pas supprimer. Les ODT sont destinés aux modèles de documents officiels tels que le Modèle 145 (Espagne) ou le formulaire W-4 (États-Unis).