Was ist Factorial Professionals?
Factorial Professionals ist ein leistungsstarkes Tool für Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung an externe Buchhalter auslagern. Es optimiert die Kommunikation durch einen direkten und effizienten Kanal, der Unternehmen und ihre Buchhalter nahtlos miteinander verbindet.
Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen besteht darin, Änderungen in Mitarbeiterdaten – wie Neueinstellungen, Vertragsaktualisierungen, Kündigungen oder persönliche Änderungen mit Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung – zu erfassen und diese Aktualisierungen am Monatsende an die Buchhaltung weiterzugeben. Ohne die richtigen Tools kann dieser Prozess zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Unternehmen müssen Änderungen oft manuell identifizieren und dokumentieren und verlassen sich dabei auf Workflows oder beschränken den Produktzugriff, um Aktualisierungen zu verwalten. Dies kann die Komplexität unnötig erhöhen.
Mit Factorial Professionals werden alle Änderungen im Factorial Konto eines Unternehmens – wie Neueinstellungen, Kündigungen, Abwesenheiten oder Lohnvariablen – sofort und in Echtzeit an die Buchhalter übermittelt. Dieses Tool bietet Vorteile für Kunden und Buchhalter gleichermaßen, da es Fehler reduziert und alle Informationen zentral an einem Ort bereitstellt. So wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle Beteiligten reibungsloser und präziser.
Wie richtet man Factorial Professionals ein?
Um Factorial Professionals für die Buchhaltungsfirma eines Unternehmens zu aktivieren, muss das Unternehmen zunächst seinen Factorial Ansprechpartner kontaktieren, um die Funktion im System zu aktivieren.
Sobald Factorial Professionals aktiviert ist, gehen Sie wie folgt vor, um Ihren Buchhalter einzuladen:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Gehaltsabrechnung
- Klicken Sie im Bereich Factorial Professionals“ auf „Verwalten“ .
- Wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie dem Buchhalter Zugriff gewähren möchten.
Sobald das Buchhaltungsunternehmen Zugriff hat, kann es sich in sein Factorial Professionals-Konto einloggen und alle Vorfälle und Aktualisierungen für die Unternehmen verwalten, zu denen es als Buchhalterbenutzer eingeladen wurde.
Benachrichtigungen verwalten
Buchhalter können ihre Benachrichtigungseinstellungen anpassen, um über relevante Aktualisierungen informiert zu bleiben. So geht's:
- Öffnen Sie das Factorial Professionals -Konto
- Klicken Sie unten links auf Ihren Namen und wählen Sie „Ihre Einstellungen“ .
Wie verwendet man Factorial Professionals?
Sobald ein Buchhalter Zugriff auf Factorial Professionals hat, kann das Unternehmen nahtlos Gehaltsabrechnungsaktualisierungen und Vorfallsmeldungen senden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Gehen Sie im Factorial Konto des Unternehmens zum Abschnitt „ Mitarbeiteraktualisierungen“.
- Öffnen Sie die entsprechende Mitarbeiteraktualisierung, die Sie mit dem Buchhalter teilen möchten.
- Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche „An den Buchhalter senden“.
Nach dem Absenden erscheint die Aktualisierung automatisch in der Ereignistabelle im Factorial Professionals-Konto des Buchhalters. Buchhalter können dann den Status jedes Ereignisses nach ihren Präferenzen überprüfen und aktualisieren.
Hochladen von Dokumenten über „Fachleute“
Sowohl Kunden als auch Buchhalter können Dokumente direkt im Seitenbereich „Mitarbeiteraktualisierungen“ hochladen – beispielsweise laden viele Buchhalter beim Erstellen einer Aktualisierung für einen „Neuen Mitarbeiter“ den Arbeitsvertrag des Mitarbeiters als PDF dort hoch.
Wichtig: Diese Dokumente werden nicht automatisch gespeichert . Nach dem Hochladen müssen Sie die Dateien separat herunterladen und verwalten, wenn Sie sie für die spätere Verwendung aufbewahren möchten.
Kommunikation zwischen dem Unternehmen und dem Buchhalter
Für eine reibungslose Zusammenarbeit können sowohl das Unternehmen als auch der Buchhalter direkt innerhalb jedes Vorgangs kommunizieren. Nutzen Sie den Nachrichtenbereich des Vorgangs, um Details zu klären, zusätzliche Informationen anzufordern oder Fragen zu beantworten.
Aktivierung relevanter Mitarbeiteraktualisierungen
Mitarbeiteraktualisierungen müssen aktiviert sein, damit der Buchhalter sie erhält. Der Buchhalter ist dafür verantwortlich, festzulegen, welche Aktualisierungen relevant sind (z. B. Neueinstellungen, Kündigungen, Vertragsänderungen) und diese in den Einstellungen seines Factorial Professionals-Kontos zu aktivieren.
.png)
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Buchhaltungsbüro mehrere Unternehmen mit Factorial innerhalb desselben Professional-Kontos verwalten?
Ja, Buchhaltungsbüros, die mehrere Unternehmen betreuen, die Factorial nutzen, können alle Aktualisierungen und Vorgänge ihrer Mandanten über ein einziges Factorial Professionals-Konto verwalten. Dieser zentrale Ansatz steigert Effizienz und Produktivität und ermöglicht es Buchhaltern, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit zu sparen.