Dieser Artikel beschreibt die Schritte zur Fehlerbehebung bei Problemen mit der DATEV LAUDS Integration.

Wie funktionieren DATEV Lohnprogramme?

DATEV bietet zwei Payroll-Programme an, und das Verständnis der Unterschiede ist wichtig, um Integrations- oder Synchronisierungsprobleme zu analysieren.

DATEV Lohn und Gehalt (LuG)

Dies ist eine lokal installierte / On-Premise Payroll-Lösung. Die Lohnabrechnung erfolgt lokal und nicht vollständig im DATEV-Rechenzentrum. Aufgrund dieses Setups hängen Zugriff und Datenservices häufig davon ab, dass der DATEV-Admin eine sichere DATEV-Verbindung eingerichtet hat (z. B. über SmartCard, SmartLogin oder ein DATEV-Zugangsmedium).

Wenn diese authentifizierte Verbindung nicht aktiv ist, können Clients möglicherweise nicht korrekt mit den DATEV-Systemen kommunizieren. In solchen Fällen schlagen Synchronisierungs-Versuche oder Importe fehl, da keine aktive DATEV-Verbindung besteht.

• Aktiv durch lokales System: Smart-Card muss aktiv sein (Ein USB-Stick, der beim Steuerbüro stecken muss)
• Smart Card nicht eingestellt: keine Verbindung zu DATEV aktiv und keine Synchronisierung zu DATEV möglich

DATEV LODAS

LODAS wird über das DATEV-Rechenzentrum / eine Cloud-Umgebung verarbeitet und gilt generell als zentralisierte Lösung. Die Datenverarbeitung und Lohnabrechnung laufen über die gehostete DATEV-Infrastruktur und nicht über lokal installierte Systeme (wie bei LuG).

Warum ist das für Synchronisierung wichtig?

Wenn Synchronisierungen fehlschlagen, kann die Ursache stark davon abhängen, welches DATEV-Produkt genutzt wird:

• LuG: Die Verbindung bzw. Authentifizierung durch den DATEV-Admin ist oft entscheidend. Wenn der sichere Log-In nicht aktiv ist, können Integrationen fehlschlagen (Smart Card s.o).
• LODAS: Probleme liegen hier häufiger bei Berechtigungen, Mapping, Daten-Setup oder Service-Konfiguration in DATEV und weniger bei lokaler Serveranbindung.

Fortgeschrittene Fehlerbehebung

1. Integrationseinstellungen prüfen

Entdecken → Integrationen → DATEV LAUDS → Einstellungen

Für eine erfolgreiche Verbindung muss der Nutzer alle Schritte der Integrationseinstellungen durchlaufen und am Ende auf Speichern klicken.

Schritt 1: Verbindung zum DATEV-Konto

• Ist der Nutzer mit seinem **eigenen personalisierten SmartLogin** verbunden?
  • Besteht eine **stabile Verbindung**?
  • Sind folgende Daten sichtbar?
    • Beraternummer
    • Genutztes Lohnprogramm
    • Benutzername
    • Datum
    • Mandantennummer

Schritt 2: Verbindung mit dem Rechenzentrum (DATEV-Server)

• Ist der Beschäftigungsbetrieb verbunden? In DATEV als Betriebsstätte bezeichnet.
• Meldet das System, dass Daten aktualisiert werden müssen?

Schritt 3: Lohnarten

• Ist mindestens eine Basis-Lohnart verknüpft?
  • Grundgehalt
  • oder Grundgehalt pro Stunde
• Wurden in den Vergütungseinstellungen die relevanten Gehaltsabrechnungskonzepte erstellt?
• Wurden die Gehaltsabrechnungskonzepte mit den korrekten DATEV-Lohnartencodes verbunden?
• Sind die Konzepte, die synchronisiert werden sollen in den Integrationseinstellungen aktiviert/verknüpft?

Schritt 4: Abwesenheiten

• Wurden unter Einstellungen → Abwesenheiten → Abwesenheitsarten die relevanten Abwesenheitsarten angelegt?
• Sind die Abwesenheitsarten mit den richtigen DATEV-Codes verbunden?
• Sind nur die Abwesenheitsarten aktiviert, die synchronisiert werden sollen?

Schritt 5: Abteilungen (optional)

• Nur relevant, wenn Abteilungen in DATEV genutzt werden.
• Sind die Teams korrekt angelegt?
• Werden in DATEV ggf. über Kostenstellen abgebildet.

Allgemeine Prüfung

• Wurde bereits ein Rechnungslauf über das “DATEV Rechenzentrum” durchgeführt? Falls nicht, kann keine Synchronisierung von Factorial an DATEV durchgeführt werden, da keine Daten im Rechenzentrum/Server der DATEV hinterlegt sind. Damit erkennt die Integration nicht, wie und wo die transferierten Daten angelegt werden sollen.

2. Organisation prüfen

• Hinweis: Eine Synchronisierung an DATEV ist nur möglich, wenn folgende Daten in Factorial hinterlegt sind:
  • Vorname
  • Nachname
  • Steuer-ID
  • DATEV-Personalnummer
• Wurde der Vertrag vollständig mit allen gehaltsrelevanten Daten gepflegt?
  Organisation → Mitarbeiterprofil → Verträge
  • Das in DATEV verwendete Basisgehalt (Grundgehalt oder Stundenlohn) muss im Vertrag korrekt angelegt sein unter Art des Grundgehalts.
  • Arbeitszeiten/-tage müssen korrekt angelegt sein.
  • Zusätzliche Vergütung muss über Neue Bedingungen → Bedingungen aktualisieren hinzugefügt werden, damit keine Vertragsdaten überschrieben werden und der “Verlauf” ersichtlich und nachvollziehbar bleibt.
  • Die DATEV-Personalnummer muss hinterlegt sein.
  • Die Steueridentifikationsnummer oder Sozialversicherungsnummer muss hinterlegt sein.
  • Um die Informationen für alle Mitarbeitenden auf einen Blick zu prüfen, gehen Sie zu Organisation → Personen → Alle auswählen → Mitarbeitende bearbeiten. Dadurch wird eine Tabelle mit allen Mitarbeiterdaten generiert.

3. Zeiterfassung prüfen

• Regeln für Zusatz- und Sonderstunden prüfen
  Einstellungen → Zeiterfassung → Zeiterfassungsrichtlinie → Zusatz- und Sonderstunden
  • Überstunden
  • Wochenendzuschläge
  • Nachtzuschläge
  • Feiertagszuschläge
• Wurde diese mit der Möglichkeit angelegt Genanntes über die Gehaltsabrechnung zu kompensieren und nicht über Abwesenheit oder Stundenkonto?
• Wurden diese Regeln in den Vergütungseinstellungen mit Gehaltsabrechnungskonzepten verbunden?
• Liegen sich überlappende Zulagen vor, prüfen Sie, ob die Funktion in den Einstellungen freigeschaltet ist.
• Prüfen Sie, ob diese Konzepte in den Integrationseinstellungen unter Entdecken → Integrationen → DATEV LAUDS → Einstellungen mit dem passenden DATEV-Lohnartencode verknüpft sind.
• Prüfen Sie unter Zeiterfassung → Genehmigt, ob der Stundenzettel genehmigt wurde und ob die Übertragung an das Vergütungsmodul bestätigt wurde.

4. Vergütungsmodul prüfen

• Wurde zusätzliche Vergütung im Vertrag fixiert, damit sie im Vergütungsmodul erscheint?

Vergütung → Zyklen → Periode

• Variable erscheinen mit dem Hinweis „Bis zu“ und in ausgegrauten Zahlen.
• Festbezug erscheint in schwarzen Zahlen.
• Wurden manuelle Eingaben vorgenommen? Diese erscheinen in schwarzen Zahlen.
  • Hinweis: Importieren → Vergütungen ist nur für manuellen Upload der jeweiligen Periode gedacht.
• Bitte beachten Sie, dass die Synchronisierung von Factorial zu DATEV immer manuell angestoßen werden muss.
• Sind die Lohnartencodes in den Integrationseinstellungen korrekt verbunden?
• Wurden eventuell Gehaltsabrechnungskonzepte in den Vergütungseinstellungen deaktiviert, weshalb sie nun nicht mehr in der “Zyklus-Tabelle” oder in den Integrationseinstellungen ersichtlich sind?
• Besteht weiterhin eine aktive DATEV-Verbindung mit dem personalisierten SmartLogin des jeweiligen Nutzers?

Vergütung → Aktualisierungen

• Wurde die Abwesenheitsart korrekt angelegt? Besonders wichtig bei “Krankheit”, z.B. “Entgeltfortzahlungen mit eAU”, “Kind krank”, “Krank ab 6 Wochen”.
  • Wir empfehlen für LODAS, “Krankheit” als allgemeine Abwesenheitsart zu deaktivieren und eigene Abwesenheitsarten zu konfigurieren, damit eine klare Kategorisierung gegeben ist.
  • Für LuG ist dies nicht erforderlich, da diese Kategorisierung in DATEV geschieht, da nur die allgemeine Abwesenheitsart “Krankheit” in den Integrationseinstellungen angelegt werden kann.
• Sind die richtigen DATEV-Abwesenheitscodes in den Integrationseinstellungen verbunden?
• Besteht weiterhin eine aktive DATEV-Verbindung mit dem personalisierten SmartLogin des jeweiligen Nutzers?

Vergütungseinstellungen

• Wurde ein Gehaltsabrechnungskonzept deaktiviert, das synchronisiert werden soll? Falls ja, wird dieses Konzept nicht mehr in der “Zyklus-Tabelle” oder Integrationseinstellungen angezeigt.
• Wurden die Vorfallseinstellungen geprüft oder eventuell deaktiviert? Nur aktiv geschaltete Vorfälle generieren einen Vorfall für das Vergütungsmodul.
  • Falls Professionals aktiv ist, kann Vorfallseinstellungen nur der Steuerberater über “Konfigurationen” in Professionals aktivieren/deaktivieren. Das richtige Unternehmen/Mandant muss vorweg ausgewählt sein.
• Sind die Verbindungsmodule Ausgaben und Zeiterfassung korrekt eingerichtet und verknüpft?

5. Professionals prüfen

• Wurde der Steuerberater vorab als externer Mitarbeiter angelegt?
• Hat der Steuerberater seine Registrierung abgeschlossen?
• Steht dieser auf “aktiv”?
• Hat der Steuerberater die Vorfälle nach Gehaltsrelevanz angelegt und erhalten?