Este artículo describe los pasos a seguir para solucionar problemas con la integración de DATEV LAUDS.

¿Cómo funcionan los programas de nómina de DATEV?

DATEV ofrece dos programas de nómina, y entender las diferencias entre ellos es importante para analizar problemas de integración o sincronización.

DATEV Lohn und Gehalt (LuG)

Esta es una solución de nómina instalada localmente / en las instalaciones. La contabilidad de nómina se procesa localmente en lugar de completamente dentro del centro de datos de DATEV. Debido a esta configuración, el acceso a los datos y los servicios a menudo dependen de que el/la administrador/a de DATEV haya establecido una conexión segura de DATEV (por ejemplo, a través de SmartCard, SmartLogin u otro medio de acceso de DATEV).

Si esta conexión autenticada no está activa, los clientes pueden no ser capaces de comunicarse adecuadamente con los sistemas de DATEV. En tales casos, los intentos de sincronización o importaciones fallan porque no hay una conexión activa de DATEV.

• Activo a través del sistema local: La SmartCard debe estar activa (un token USB que debe estar conectado en la oficina de impuestos / firma contable).
• SmartCard no configurada: No hay conexión activa con DATEV, y no es posible sincronizar con DATEV.

DATEV LODAS

LODAS se procesa a través del centro de datos de DATEV / un entorno en la nube y se clasifica generalmente como una solución centralizada. El procesamiento de datos y la contabilidad de nómina se realizan a través de la infraestructura alojada de DATEV en lugar de a través de sistemas instalados localmente (como es el caso con LuG).

¿Por qué es esto importante para la sincronización?

Cuando las sincronizaciones fallan, la causa raíz puede variar dependiendo de qué programa de DATEV se esté utilizando.

• LuG: La conexión y autenticación establecidas por el administrador de DATEV son a menudo factores críticos. Si el inicio de sesión seguro está inactivo, las integraciones pueden fallar (por ejemplo, debido a los requisitos de SmartCard detallados anteriormente).
• LODAS: Los problemas con este sistema están más frecuentemente relacionados con permisos, mapeo de campos, configuración de datos o configuración de servicios dentro de DATEV, en lugar de conectividad del servidor local.

Resolución de problemas avanzada

1. Revisar la Configuración de Integración

Descubrir → Integraciones → DATEV LAUDS → Configuración

Para completar la conexión, el/la usuario/a necesita pasar por todos los pasos de la integración y hacer clic en Guardar al final.

Paso 1: Conexión a la cuenta de DATEV

• ¿Está el/la usuario/a conectado/a utilizando su propio SmartLogin personalizado?
  • ¿Es estable la conexión?
  • ¿Es visible la siguiente información?
    • Número de consultor
    • Programa de nómina en uso
    • Nombre de usuario
    • Fecha
    • Número de cliente

Paso 2: Conexión al Centro de Datos (Servidor DATEV)

• ¿Está conectada la Unidad de Negocio (Beschäftigungsbetrieb)? Se refiere a esto como “Betriebsstätte” en DATEV.
• ¿El sistema informa que los datos necesitan ser actualizados?

Paso 3: Tipos de Sueldo

• ¿Está vinculado al menos un tipo de sueldo base?
  • Sueldo base
  • Sueldo base por hora
• ¿Se han creado los conceptos de nómina relevantes dentro de la configuración de compensación?
• ¿Están los conceptos de nómina mapeados a los códigos de tipo de sueldo de DATEV correctos?
• ¿Están los conceptos destinados a sincronización completamente activados y vinculados en la configuración de integración de DATEV?

Paso 4: Ausencias

• ¿Se han creado todos los tipos de ausencia relevantes en Configuración → Ausencias → Tipos de Ausencia?
• ¿Están los tipos de ausencia mapeados a los códigos de ausencia de DATEV correctos?
• ¿Están activados solo los tipos de ausencia que se supone deben ser sincronizados?

Paso 5: Departamentos (opcional)

• Solo relevante si se utilizan activamente departamentos en DATEV.
• ¿Están los equipos correctamente configurados?
• Tenga en cuenta que a veces se mapean a través de centros de costo en DATEV.

Chequeo General

• ¿Se ha ejecutado ya un primer ciclo de nómina a través del Centro de Datos de DATEV? Si nunca se ha realizado un ciclo de nómina, no se puede realizar una sincronización desde Factorial a DATEV. La integración requiere esta huella histórica en el servidor de DATEV para reconocer dónde y cómo se deben crear los datos transferidos.

2. Revisar Organización

• Nota: Una sincronización a DATEV solo es posible si los siguientes campos del/la empleado/a están completos en Factorial:
  • Nombre
  • Apellido
  • ID Fiscal
  • Número de empleado de DATEV
• Verifique que todos los datos relevantes para la nómina se hayan completado en el contrato
  Organización → Perfil del Empleado → Contratos
  • El tipo de sueldo base utilizado en DATEV (sueldo base mensual o salario por hora) debe estar correctamente configurado en el contrato del/la empleado/a bajo Tipo de sueldo base.
  • Las horas de trabajo y los días laborables deben ser creados con precisión.
  • Cualquier compensación adicional debe ser añadida a través de Nuevas Condiciones → Actualizar Condiciones. Esto evita que los datos históricos del contrato existentes sean sobrescritos y asegura que la historia del contrato permanezca transparente y rastreable.
• Organización → Perfil del empleado → Datos Personales
  • El número de empleado de DATEV (DATEV-Personalnummer) debe estar completo.
  • El Número de Identificación Fiscal o Número de Seguridad Social debe estar completo.
  • Para revisar la información de todos/as los/as empleados/as de un vistazo, ve a Organización → Personas → Seleccionar todo → Editar empleados. Esto generará una tabla con todos los datos de los/as empleados/as.

3. Revisar Control horario

• Revise las reglas para horas extra o bonificaciones
  Configuración → Control horario → Política de Control horario → Horas extra y especiales
  • Horas extra
  • Bonificaciones de fin de semana
  • Bonificaciones nocturnas
  • Bonificaciones por vacaciones
     
• ¿Estas reglas están configuradas para ser compensadas directamente a través de la Nómina en lugar de a través de Ausencias o Banco de horas?
• Verifique que las reglas de control horario estén conectadas a los conceptos de nómina dentro de la configuración de compensación.
• Si hay bonificaciones superpuestas, asegúrese de que esta función específica esté habilitada dentro de sus configuraciones.
• Verifique que estos conceptos de nómina se hayan vinculado al código de tipo de sueldo de DATEV correspondiente en la configuración de integración bajo Descubrir → Integraciones → DATEV LAUDS → Configuración.
• Verifique que las hojas de tiempo hayan sido aprobadas y que la transferencia al módulo de compensación haya sido confirmada bajo Control horario → Aprobado.

4. Revisar Compensación

• ¿Está la compensación adicional explícitamente fijada en el contrato del/la empleado/a para que se integre en el módulo de compensación?

Compensación → Ciclos → Período

• Los elementos variables aparecen con una nota de "Bis zu" (Hasta) y números en gris.
• Los elementos de compensación fijos aparecen en números negros normales.
• Las entradas manuales hechas directamente en la tabla de ciclos aparecerán como números negros.
  • Nota: Importar → Compensación está destinado estrictamente para cargas de documentos manuales en bloque para ese período específico.
• Recuerde que la sincronización desde Factorial a DATEV siempre debe ser activada manualmente.
• Verifique que los códigos de tipo de sueldo estén correctamente vinculados en la configuración de integración.
• ¿Se han desactivado posiblemente algunos conceptos de nómina en la configuración de compensación, por lo que ya no son visibles en la "tabla de ciclos" o en la configuración de integración?
• Verifique que aún haya una conexión activa de DATEV con el SmartLogin personalizado del/la respectivo/a usuario/a.

Configuración de Compensación

• ¿Se ha desactivado un concepto de nómina que necesita ser sincronizado? Si es así, este concepto ya no se mostrará en la "tabla de ciclos" o en la configuración de integración.
• ¿Se han revisado o posiblemente desactivado las configuraciones de incidentes? Solo los incidentes activados generan un incidente para el módulo de compensación.
  • Si Profesionales está activo, las configuraciones de incidentes solo pueden ser activadas/desactivadas por el asesor fiscal a través de Configuraciones en Profesionales. La empresa/cliente correcto debe ser seleccionado de antemano.
• Verifique que los módulos de Gastos y Control horario estén correctamente configurados y conectados.

5. Revisar Profesionales

• Asegúrese de que el/la asesor/a fiscal haya sido creado previamente como un/a empleado/a externo/a
• Asegúrese de que el/la asesor/a fiscal haya completado su registro
• Verifique que su estado esté configurado como “activo”
• Verifique que el/la asesor/a fiscal haya creado y recibido los incidentes de acuerdo con su relevancia para la nómina