Was ist das Coffre-fort Numérique?
Gemäß französischem Recht müssen bestimmte mit Mitarbeitenden verbundene Dokumente über lange Zeiträume sicher gespeichert werden – in einigen Fällen bis zu 50 Jahre. Um diese gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen ein zertifiziertes digitales Schließfach (Coffre-fort Numérique) verwenden, das sowohl die Integrität als auch den langfristigen Zugriff auf die Dokumente gewährleistet.
Factorial bietet diese Funktionalität durch eine Integration mit Primobox an – einem vertrauenswürdigen Anbieter digitaler Schließfächer in Frankreich.
Was ist Primobox?
Primobox ist ein französisches Unternehmen, das sich auf die sichere Dokumentenspeicherung und digitale Schließfachlösungen spezialisiert hat. Es bietet eine gesetzlich zertifizierte Lösung namens DeskRH an, die speziell für die Verwaltung und Archivierung von mitarbeitendenbezogenen Dokumenten entwickelt wurde – vollständig im Einklang mit französischen Rechtsvorgaben.
Dank der Integration von Factorial mit Primobox können Unternehmen wichtige HR-Dokumente automatisch in einer zertifizierten und sicheren digitalen Umgebung speichern.
Wie aktiviere ich das Coffre-fort Numérique?
Die Aktivierung des CFN muss manuell von Ihrer Account Manager·in bei Factorial durchgeführt werden. Bitte wenden Sie sich an diese Person, um Unterstützung beim Aktivierungsprozess zu erhalten.
Nach der Aktivierung erscheint im Bereich Vergütung („Compensation“) eine neue Option für das digitale Schließfach.
Erstellung der Schließfächer
Primobox erstellt automatisch sichere Speicherbereiche für juristische Personen während des Registrierungsprozesses.
Für Mitarbeitende wird ein persönlicher Speicherbereich generiert, sobald das erste Lohnabrechnungsdokument für sie versendet wird. Zu diesem Zeitpunkt erhalten sie eine E-Mail mit der Anleitung zur Erstellung oder Verknüpfung eines Kontos.
Wenn Sie in Zukunft weitere Schließfächer für neue juristische Personen benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihre Account Manager·in, um Unterstützung zu erhalten.
Lohnabrechnungen herunterladen
Jeden Morgen durchsucht Factorial den Ordner „Payroll“ und dessen Unterordner nach neuen Dokumenten für alle Mitarbeitenden, die juristischen Einheiten in Frankreich zugeordnet und bei Primobox registriert sind. Dokumente von Mitarbeitenden mit gültigem Identifikator und persönlicher E-Mail-Adresse werden dann an Primobox übermittelt.
Im Falle eines Fehlers wird Factorial die E-Mail automatisch am nächsten Tag erneut senden.
Über Benachrichtigungen
Nach der Einrichtung und jeden Morgen – sofern in den letzten 24 Stunden Änderungen erfolgt sind – sendet Factorial eine E-Mail an alle Admins des Unternehmens, um über die Aktualisierungen zu informieren.
Wie deaktiviere ich das Coffre-fort Numérique?
Sie können die CFN-Integration jederzeit deaktivieren. So geht’s:
- Gehen Sie zu Einstellungen → Vergütung in Ihrer Plattform
- Suchen Sie den Bereich CFN-Integration
- Klicken Sie auf den Schalter, um die Integration mit CFN zu deaktivieren
Bitte beachten:
- Sie können die Integration bei Bedarf später wieder aktivieren.
- Nach der Reaktivierung werden nur Dokumente synchronisiert, die nach dem letzten Aktivierungszeitpunkt hochgeladen wurden. Dokumente, die während der Deaktivierungsphase hochgeladen wurden, werden nicht automatisch verarbeitet.
- Sie können weiterhin auf Ihre Lohnabrechnungen in Primobox zugreifen – auch nach Deaktivierung einer juristischen Einheit oder nach dem Verlassen von Factorial. Wenn Sie Ihre Dokumente weiterhin über Primobox synchronisieren möchten, ohne Factorial zu verwenden, wenden Sie sich bitte direkt an Primobox.