O que é Coffre-fort Numérique?
A legislação francesa exige que alguns documentos, consoante a sua natureza, sejam conservados num cofre digital certificado por períodos que podem ir até 50 anos.
O que é eDocGroup?
Empresa francesa especializada em soluções de Coffre-fort Numérique e na sua integração com outros serviços, como a Factorial. Eles oferecem um cofre digital com certificação legal francesa chamado DeskRH para guardar documentos.
Como ativar o Coffre-fort Numérique?
É necessário instalar o aplicativo Gestão de Recibos de Vencimento.
Uma vez instalada a aplicação, será apresentada a opção Coffre-fort Numérique nas configurações.
Criação de Coffre
Para poder guardar os recibos de vencimento, DeskRH precisa de saber onde guardar. Logo após a ativação e todas as manhãs, a Factorial irá verificar as Entidades Jurídicas Francesas de sua Empresa e Colaboradores para encontrar actualizações.
Os Coffres são criados automaticamente no DeskHR com base em:
- Número SIRET da entidade legal
- E-mail pessoal dos colaboradores
Irá receber um e-mail de DeskRH assim que os Coffres forem criados para configurar as suas credenciais e poder aceder aos seus recibos de vencimenti a partir do seu Coffre.
🚨 Se um SIRET ou e-mail pessoal foi usado antes no DeskRH, o DeskRH enviará um e-mail ao proprietário do coffre para conceder acesso de escrita à Factorial para que a Factorial possa ser autorizada a esses recibos de vencimento.
Carregamento de recibos de vencimento
Todas as manhãs, Factorial irá buscar novos documentos na pasta Recibos de Vencimento de todos os seus colaboradores vinculados a Entidades Jurídicas Francesas com um número SIRET válido, e os enviará a DeskRH.
👀 Se houver algum erro, a Factorial enviará automaticamente um novo e-mail no dia seguinte.
Sobre notificações
Após a instalação e todas as manhãs, se tiver havido uma actualização durante as 24 horas anteriores, a Factorial enviará um e-mail a todos os administradores da empresa para notificá-los do estado.
❗️ Se eliminar alguma das suas Entidades Jurídicas Francesas ou se alterar o SIRET, o Coffre será desanexado da Factorial. E, se for criado um novo, será criado um novo coffre com a informação atualizada.
Como desativar o Coffre-Fort Numérique?
🚨 A desativação do recurso Coffre-fort Numérique tem que ser feita manualmente pela nossa Equipa de Apoio ao Cliente.
Tenha em conta que, como é obrigatório, poderá aceder aos recibos de vencimento a partir de DeskRH mesmo após a desativação ou ao sair da Factorial.
Se pretende continuar a sincronizar os seus documentos com a solução de Coffre-fort de DeskRH sem a Factorial, terá de contactar o Grupo eDoc.