¿Qué es Coffre-fort Numérique?
La ley francesa exige que algunos documentos, dependiendo de su naturaleza, se mantengan en una caja fuerte digital certificada por períodos de hasta 50 años.
¿Qué es eDocGroup?
Es una empresa francesa especializada en soluciones coffre-fort numérique, y su integración con otros servicios como Factorial. Ofrecen una caja fuerte digital con certificación legal francesa llamada DeskRH para almacenar documentos.
¿Cómo activar coffre-fort numérique?
Debes instalar la aplicación de Gestión de Nómina
Una vez instalada la aplicación, se mostrará una opción Coffre-fort numérique dentro de la configuración
Creación de la caja fuerte numérica
Para poder guardar las nóminas, DeskRH necesita saber dónde guardarlas. Justo después de la activación y todas las mañanas, Factorial comprobará las entidades legales francesas de su empresa y empleados para encontrar actualizaciones.
Los Coffres se crean automáticamente en DeskHR basado en:
- El número de SIRET de la entidad legal
- El correo electrónico personal de los/as empleados/as
Recibirás un correo electrónico de DeskRH una vez que se creen los cofres para configurar tus credenciales y poder acceder a tus nóminas desde tu coffre-fort numérique.
❗️ Si se utilizó un SIRET o correo electrónico personal anteriormente en DeskRH, DeskRH enviará un correo electrónico al propietario del coffre para otorgar acceso de escritura a Factorial para que Factorial pueda enviar estos extractos de nómina.
¿Cómo cargar extractos de nómina?
Cada mañana, Factorial buscará nuevos documentos en la carpeta de Extractos de Nómina de todos/as tus empleados/as vinculados/as una entidad legal francesa con un número de SIRET válido y los enviará a DeskRH.
🚨 Si hay algún error, se enviará automáticamente un correo electrónico de nuevo al día siguiente.
Sobre las notificaciones
Después de la instalación y cada mañana, si hubo una actualización durante las últimas 24 horas, se enviará un correo electrónico a todos los/las administradores de la empresa para notificarles del estado.
❗️ Si eliminas alguna de tus entidades legales francesas o cambias el número de SIRET, el cofre se desvinculará de Factorial y, si se configura uno nuevo, se creará un nuevo coffre-fort con la información actualizada.
¿Cómo desactivar Coffre-Fort Numérique?
🚨 La desactivación de la función coffre-fort numérique debe ser realizada manualmente por nuestro equipo de soporte.
Ten en cuenta que, como se requiere, podrás acceder a los extractos de nómina desde DeskRH incluso después de la desactivación o de haber dejado Factorial HR.
Si deseas seguir sincronizando tus documentos con la solución de coffre-fort numérique de DeskRH sin Factorial HR, debes comunicarte con eDoc Group.