Das Finanzteam muss wissen, zu welchem Projekt, Budget und welcher Kostenstelle jede Ausgabe gehört, ohne nebenher eine Tabelle zu pflegen. Der Tab Kostenzuordnung auf der Ausgabenseite zeigt, wo sie verbucht wird, einschließlich der prozentualen Aufteilung auf Kostenstellen, sodass Mitarbeitende, genehmigende Personen und das Finanzteam dasselbe Bild sehen.

Sehen, wie eine Ausgabe verbucht wird

Übersicht

In der Vollseitenansicht hat eine Ausgabe Tabs, darunter Details, Kostenzuordnung, Kommentare und Verknüpfte Dokumente. Der Tab Kostenzuordnung zeigt das Budget, das Projekt, das Unterprojekt und die Kostenstellen, auf die die Ausgabe verbucht wird. Wenn eine Ausgabe auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt ist, zeigt jede ihren Anteil neben dem Namen, zum Beispiel Marketing (60 %) und Vertrieb (40 %) bei einem Kundenessen über 250 £.

So geht's

1. Öffnen Sie die Ausgabe unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben (Ihre eigenen) oder Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden (die aller).
2. Gehen Sie zum Tab Kostenzuordnung.
3. Prüfen Sie Budget, Projekt, Unterprojekt und Kostenstellen. Jede Kostenstelle zeigt ihren Prozentsatz, zum Beispiel Marketing (60 %).

Ein Feld, das Ihr Unternehmen nutzt, das aber niemand ausgefüllt hat, zeigt einen Strich (-). Wenn Ihr Unternehmen gar keine Budgets, Projekte oder Kostenstellen nutzt, steht im Tab „Diese Ausgabe wird keinem Budget, Projekt oder keiner Kostenstelle zugeordnet.“

Den eigenen Entwurf einem Projekt zuordnen

So geht's

1. Klicken Sie in Ihrem Entwurf auf Bearbeiten, wählen Sie das Projekt und, falls Ihr Unternehmen sie nutzt, das Unterprojekt, und klicken Sie dann auf Speichern.
2. Je nach Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens kann die Ausgabe zur Genehmigung an die Projektleitung gehen.

Vom Projekt aus: Öffnen Sie unter Projekte den Tab Ausgaben des Projekts und klicken Sie auf Ausgabe von Mitarbeitenden hinzufügen.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

Ich sehe die Tabs nicht, wenn ich eine Ausgabe öffne.
Die Tabs gehören zur Vollseitenansicht der Ausgabe. Wenn sich Ihre Ausgaben stattdessen in einem Seitenpanel oder Fenster öffnen, sehen Sie möglicherweise nicht alle. Ihre Admins oder Ihr Account Manager können Ihnen sagen, welche Ansicht Ihr Unternehmen nutzt.

Ich kann einem Projekt keine Ausgabe hinzufügen.
Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, können Mitarbeitende ihm keine Ausgaben hinzufügen. Fragen Sie die Projektleitung oder Ihre Admins.

FAQ

1. Wo erscheinen die Prozentsätze der Kostenstellen in Berichten?

Unter Ausgaben > Ausgaben der Mitarbeitenden > Bericht zeigt das Widget Ausgaben nach Kostenstelle die Ausgaben je Kostenstelle. Bei Personen in mehreren Kostenstellen wird die Ausgabe nach dem Prozentsatz der Person in jeder aufgeteilt. Siehe Wie sehe ich, wofür mein Unternehmen Geld ausgibt?.

2. Kann ich die Aufteilung nach Kostenstellen über die API abrufen?

Ja. Eine Ausgabe kann auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden, und der Lesezugriff auf die Kostenstellenverteilungen (Beta) liefert den Prozentsatz jeder einzelnen. Siehe Wie verbinde ich Ausgaben über die Factorial-API mit meinen eigenen Systemen?.

3. Kann ich die Ausgaben eines Projekts exportieren?

Ja. Projekte hat einen Export Ausgaben des Projekts. Für alle Ausgaben hat der erweiterte Export eine Spalte Kostenstellen. Siehe Wie exportiere ich Ausgaben?.

4. Was zeigt der Tab Kostenzuordnung, wenn nichts ausgefüllt ist?

Einen Strich (-) für jedes Feld, das Ihr Unternehmen nutzt. Wenn Ihr Unternehmen gar keine Budgets, Projekte oder Kostenstellen nutzt, steht im Tab „Diese Ausgabe wird keinem Budget, Projekt oder keiner Kostenstelle zugeordnet.“