Dieser Artikel richtet sich an: Administratoren und Finanzteams.
Das Ausgabenformular bestimmt, welche Angaben Personen beim Erstellen einer Ausgabe machen und welche sie nicht überspringen dürfen. Fragen Sie von Anfang an ab, was Ihr Finanzteam braucht, und Sie müssen nach dem Einreichen nicht mehr hinter einer fehlenden Kostenstelle oder Umsatzsteuer-Nummer herlaufen.
Das Ausgabenformular einrichten
Übersicht
- Es gibt ein Formular für jede Ausgabenart: Reguläre Ausgabe, Kilometerpauschale und Tagespauschalen-Ausgabe. Jedes Formular ist für das gesamte Unternehmen gleich – im Web und in der mobilen App.
- Für jedes Feld legen Sie fest, ob es angezeigt wird und ob es Pflichtfeld oder Optional ist. Einige Felder lassen sich nicht ändern, weil Factorial sie benötigt (siehe Fehlerbehebung).
- Änderungen gelten nur für neue Ausgaben.
Sie benötigen die Berechtigung Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen. Die vollständige Anpassung des Formulars hängt von Ihrem Tarif ab (siehe Fehlerbehebung).
So geht's
- Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgaben.
- Klicken Sie im Menü links unter Konfiguration auf Ausgabenformular.
- Wählen Sie das Formular: Reguläre Ausgabe, Kilometerpauschale oder Tagespauschalen-Ausgabe.
- Mit dem Schalter eines Feldes blenden Sie es ein (an) oder aus (aus).
- Um ein Feld zum Pflichtfeld zu machen, klicken Sie auf die Einstellungen-Schaltfläche (das Zahnrad).
- Aktivieren Sie Pflichtfeld und klicken Sie auf Akzeptieren. Das Feld zeigt dann unter seinem Namen Pflichtfeld statt Optional.
Änderungen werden sofort gespeichert („Feld erfolgreich aktualisiert") und gelten für neue Ausgaben.
Felder, die vom Dokument abhängen
Rechnungen unterliegen gesetzlichen Anforderungen, die für Quittungen nicht gelten. Deshalb haben Name des Lieferanten, Steuernummer des Lieferanten, Belegnummer und Steuerart jeweils zwei Zeilen unter Ausgabenformular > Reguläre Ausgabe: Rechnungen (immer Pflichtfeld, nicht änderbar) und Quittung und andere Dokumente (nach Bedarf einstellbar).
Die Unterkategorie zum Pflichtfeld machen
Wenn Sie Unterkategorien nutzen, um Ausgaben dem richtigen Sachkonto zuzuordnen, stellen Sie sicher, dass niemand sie leer lässt:
- Aktivieren Sie im Ausgabenformular das Feld Unterkategorie.
- Öffnen Sie seine Einstellungen und aktivieren Sie Pflichtfeld.
- Um die Unterkategorien selbst zu verwalten, klicken Sie auf Zu den Kategorieeinstellungen. Lesen Sie Wie richte ich Ausgabenkategorien und Unterkategorien ein?
Eine Ausgabe in einer Kategorie mit Unterkategorien kann dann nicht ohne Unterkategorie eingereicht oder genehmigt werden. Kategorien ohne Unterkategorien sind nicht betroffen.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Beginnen Sie mit wenigen Pflichtfeldern. Jedes verlängert jede Ausgabe; verlangen Sie nur, was Ihre Buchhaltung oder Richtlinie wirklich braucht.
- Wenn Sie Umsatzsteuer zurückfordern, machen Sie auch Steuerart bei Quittung und andere Dokumente zum Pflichtfeld.
- Wenn Mitarbeitende einen Beleg hinzufügen, liest Factorial ihn und schlägt Werte für das Formular vor. Die Mitarbeitenden prüfen sie vor dem Absenden.
- Damit das Feld Projekte oder Kostenstellen angezeigt wird, muss Ihr Unternehmen in Factorial Projekte oder Kostenstellen nutzen.
- Siehe auch: Wie richte ich Ausgabenkategorien und Unterkategorien ein? · Wie wähle ich aus, welche Ausgabenarten Mitarbeitende erstellen können? · Wie richte ich Kilometer- und Tagespauschalsätze ein?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich kann ein Feld nicht ausblenden oder ändern.
Einige Felder werden immer angezeigt und sind Pflichtfelder, weil Factorial sie zur Berechnung und Erfassung der Ausgabe benötigt: zum Beispiel Kategorie, Belegdatum, Belegwährung und Gesamtbetrag des Belegs bei regulären Ausgaben oder Gesamtkilometer bei der Kilometerpauschale. Die Anpassung des Formulars hängt von Ihrem Tarif ab. Wenn alle Schalter ausgegraut sind, behält Ihr Unternehmen das Standardformular; Ihr Account Manager kann bestätigen, was Ihr Tarif enthält.
Ein Mitarbeitender sieht „Dieses Feld darf nicht leer sein" oder „Wählen Sie eine Option".
Das Feld Unterkategorie ist ein Pflichtfeld, und die Ausgabe hat keine. Die Meldung lautet im Web „Dieses Feld darf nicht leer sein" und in der mobilen App „Wählen Sie eine Option". Bitten Sie die Person, eine Unterkategorie zu wählen.
Mitarbeitende sehen die Änderung nicht.
Formularänderungen gelten nur für neue Ausgaben; bereits erstellte Ausgaben behalten ihre Angaben. Bitten Sie die Personen, die Seite zu aktualisieren oder die mobile App neu zu öffnen.
Eine Ausgabe lässt sich wegen der Unterkategorie nicht einreichen, aber die Kategorie hat keine.
Eine Pflicht-Unterkategorie gilt nur, wenn die Kategorie aktive Unterkategorien hat. Wenn die Kategorie keine hat und die Ausgabe trotzdem blockiert ist, wenden Sie sich an unser Support-Team und senden Sie den Link zur Ausgabe.
Ich habe das Kilometerpauschale-Formular geändert, aber nichts ändert sich.
Wenn Kilometerpauschale unter Arten von Ausgaben deaktiviert ist, gelten die Formulareinstellungen nicht, bis Sie sie wieder aktivieren.
FAQ
1. Gelten diese Einstellungen auch für die mobile App?
Ja. Das Formular ist im Web und in der mobilen App identisch.
2. Können verschiedene Teams unterschiedliche Formulare haben?
Nein. Das Formular ist für das gesamte Unternehmen gleich. Um für verschiedene Personen unterschiedliche Regeln anzuwenden, verwenden Sie Ausgabenprüfungen. Lesen Sie Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie?
3. Kann ich Tagespauschalen komplett ausblenden?
Ja. Deaktivieren Sie Tagespauschalen unter Arten von Ausgaben. Lesen Sie Wie wähle ich aus, welche Ausgabenarten Mitarbeitende erstellen können?
4. Kann ich das Ausgabenformular noch manuell bearbeiten, oder läuft alles über One?
Ja, Sie bearbeiten das Ausgabenformular manuell unter Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenformular. Nur der Genehmigungsablauf und die Ausgabenprüfungen werden im Chat mit One eingerichtet.