O formulário de despesas define quais dados as pessoas preenchem ao criar uma despesa e quais não podem pular. Peça desde o início o que a equipe financeira precisa e pare de correr atrás das pessoas por causa de um centro de custo ou de um CNPJ que ficou faltando depois do envio.

Configure o formulário de despesas

Visão geral

• Existe um formulário para cada tipo de despesa: Despesa regular, Quilometragem e Despesa de diária. Cada formulário é o mesmo para toda a empresa, na web e no app.
• Para cada campo, você define se ele aparece e se é Obrigatório ou Opcional. Alguns campos não podem ser alterados porque a Factorial precisa deles (consulte Solução de problemas).
• As alterações só se aplicam a despesas novas.

Você precisa da permissão Pode acessar as configurações de despesas. A personalização completa do formulário depende do seu plano (consulte Solução de problemas).

Como usar

1. Acesse Configurações > Despesas.
2. No menu à esquerda, em Configuração, clique em Formulário de despesas.
3. Escolha o formulário: Despesa regular, Quilometragem ou Despesa de diária.
4. Use o botão de um campo para exibi-lo (ativado) ou ocultá-lo (desativado).
5. Para tornar um campo obrigatório, clique no botão de configurações dele (a engrenagem).
6. Ative Obrigatório e clique em Aceitar. A partir daí, abaixo do nome do campo aparece Obrigatório em vez de Opcional.
7. As alterações são salvas na hora ("Campo atualizado com sucesso") e se aplicam a despesas novas.

Campos que dependem do documento

As notas fiscais têm requisitos legais que os recibos não têm. Por isso, Nome do fornecedor, CNPJ do fornecedor, Número do documento e Tipo de imposto têm duas linhas em Formulário de despesas > Despesa regular: Notas fiscais (sempre obrigatório, não pode ser alterado) e Recibo e outros documentos (configure como precisar).

Torne a subcategoria obrigatória

Se você usa subcategorias para enviar as despesas para a conta contábil certa, garanta que ninguém as deixe em branco:

1. Em Formulário de despesas, ative o campo Subcategoria.
2. Abra as configurações dele e ative Obrigatório.
3. Para gerenciar as subcategorias, clique em Ir para as configurações de Categorias. Consulte Configure as categorias e subcategorias de despesas.

A partir daí, uma despesa de uma categoria que tem subcategorias não pode ser enviada nem aprovada sem uma. As categorias sem subcategorias não são afetadas.

Solução de problemas e perguntas frequentes

Solução de problemas

Não consigo ocultar nem alterar um campo.
Alguns campos sempre aparecem e são obrigatórios porque a Factorial precisa deles para calcular e registrar a despesa: por exemplo, Categoria, Data do documento, Moeda do documento e Valor total do documento nas despesas regulares, ou Quilometragem total na quilometragem. A personalização do formulário depende do seu plano. Se todos os botões estiverem desativados, sua empresa usa o formulário padrão; seu/sua account manager pode confirmar o que seu plano inclui.

Um/a colaborador/a vê "Este campo não pode ficar vazio" ou "Selecione uma opção".
O campo Subcategoria é obrigatório e a despesa não tem nenhuma. A mensagem é "Este campo não pode ficar vazio" na web e "Selecione uma opção" no app. Peça para escolher uma subcategoria.

Os/as colaboradores/as não veem a alteração.
As alterações no formulário só se aplicam a despesas novas; as despesas já criadas mantêm os dados que têm. Peça para atualizarem a página ou abrirem o app de novo.

Uma despesa não pode ser enviada por causa da subcategoria, mas a categoria não tem nenhuma.
A subcategoria obrigatória só se aplica quando a categoria tem subcategorias ativas. Se a categoria não tiver nenhuma e a despesa continuar bloqueada, fale com nossa equipe de suporte e envie o link da despesa.

Alterei o formulário de Quilometragem, mas nada mudou.
Se Quilometragem estiver desativado em Tipos de despesa, as configurações do formulário só valem quando você ativá-lo de novo.

Perguntas frequentes

1. Essas configurações também valem para o app?
   Sim. O formulário é o mesmo na web e no app.
   
2. Equipes diferentes podem ter formulários diferentes?
   Não. O formulário é o mesmo para toda a empresa. Para aplicar regras diferentes a pessoas diferentes, use as verificações de despesas. Consulte Verifique as despesas de acordo com sua política de despesas.
   
3. Posso ocultar completamente as diárias?
   Sim. Desative Diárias em Tipos de despesa. Consulte Escolha quais tipos de despesa os/as colaboradores/as podem criar.
   
4. Ainda posso editar o formulário de despesas manualmente ou agora tudo é feito com o ONE?
   Sim, você edita o formulário de despesas manualmente em Configurações > Despesas > Formulário de despesas. Só o fluxo de aprovação e as verificações de despesas são configurados conversando com o ONE.