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Wie aktiviere ich Digital Vault?

Aktivieren Sie die Coffre-Fort-Numérique-Integration von Factorial und speichern Sie mit eDocGroup - DeskRH automatisch alle Ihre Gehaltsabrechnungen in den Kassen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter.

Was ist Coffre-fort Numérique?

Nach französischem Recht müssen einige Dokumente je nach Art bis zu 50 Jahre lang in einem zertifizierten digitalen Tresor aufbewahrt werden.

Was ist eDocGroup?

Ein französisches Unternehmen, das sich auf Coffre-Fort-Numérique-Lösungen und deren Integration mit anderen Diensten wie Factorial spezialisiert hat. Sie bieten einen staatlich geprüften digitalen Tresor namens DeskRH zur Aufbewahrung von Dokumenten an.

Wie aktiviere ich Coffre-Fort Numérique?

Sie müssen die Payroll Management-App installieren

Sobald die Anwendung installiert ist, wird in den Einstellungen die Option „Coffre-fort numérique“ angezeigt

Coffre-Erstellung

Um Gehaltsabrechnungen speichern zu können, muss DeskRH wissen, wo sie gespeichert werden sollen. Unmittelbar nach der Aktivierung überprüft Factorial jeden Morgen die französischen Rechtsträger Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter, um Aktualisierungen zu finden.

Die Kassen werden automatisch in DeskHR erstellt. Basierend auf:

  • SIRET-Nummer der juristischen Person
  • Persönliche E-Mail der Mitarbeiter

Sie erhalten eine E-Mail von DeskRH, sobald die Kassen erstellt wurden, damit Sie Ihre Anmeldeinformationen einrichten und von Ihrer Kasse aus auf Ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen können.

🚨 Wenn in DeskRH zuvor ein SIRET oder eine persönliche E-Mail-Adresse verwendet wurde, sendet DeskRH eine E-Mail an den Kasseninhaber, um Factorial Schreibzugriff zu gewähren, damit Factorial diese Gehaltsabrechnungen senden kann.

 

Gehaltsabrechnungen hochladen

Jeden Morgen sucht Factorial im Ordner „Lohnabrechnungen“ aller Ihrer Mitarbeiter, die französischen juristischen Personen mit einer gültigen SIRET-Nummer zugeordnet sind, nach neuen Dokumenten und sendet diese an DeskRH.

👀 Bei Fehlern sendet Factorial am nächsten Tag automatisch erneut eine E-Mail.

 

Über Benachrichtigungen

Nach der Installation und jeden Morgen, wenn in den letzten 24 Stunden ein Update stattgefunden hat, sendet Factorial eine E-Mail an alle Unternehmensadministratoren, um sie über den Status zu informieren.

❗️ Wenn Sie eine Ihrer französischen juristischen Personen entfernen oder das SIRET geändert wird, wird die Kasse von Factorial getrennt und, wenn eine neue eingerichtet wird, wird eine neue Kasse mit den aktualisierten Informationen erstellt.

 

Wie deaktiviere ich Coffre-Fort Numérique?

🚨 Die Deaktivierung der Coffre-Fort Numérique-Funktion muss manuell von unserem Kundensupport- Team durchgeführt werden.

 

Beachten Sie, dass Sie bei Bedarf auch nach der Deaktivierung oder beim Verlassen Factorial HR auf die Gehaltsabrechnungen von DeskRH zugreifen können.

Wenn Sie Ihre Dokumente weiterhin mit der Coffre-Fort-Lösung von DeskRH ohne Factorial HR synchronisieren möchten, müssen Sie sich an die eDoc Group wenden.

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