Dieser Artikel ist für: Finanzteams und Administratoren.
Die Finanzabteilung kann eine Kartenzahlung nur buchen, wenn sie den Beleg, die Kategorie, das Projekt, das Kostenstelle und die Mehrwertsteuer hat, und das manuelle Abgleichen am Monatsende ist langsam. Mit Factorial-Karten wird jede Zahlung zu einer eigenen Ausgabe und One, unser KI-Assistent, gleicht den Beleg ab und füllt den Rest aus. Die Finanzabteilung erhält vollständige Aufzeichnungen, bereit für die Buchhaltung, ohne etwas manuell abgleichen zu müssen.
Was Kartenausgleich bedeutet
Überblick
Das Abgleichen einer Kartenzahlung bedeutet, sie mit ihrem Ausgabenkontext zu verknüpfen. Eine Kartenzahlung ist vollständig, wenn ihre Ausgabe ihren Beleg (Nachweis des Kaufs), Kategorie, Projekt, Kostenstelle und Mehrwertsteuer hat. Sobald sie vollständig und genehmigt ist, exportierst du sie oder sendest sie an deine Buchhaltungssoftware wie jede andere Ausgabe. Siehe Wie exportiere ich Ausgaben?.
Wie es mit Factorial-Karten funktioniert
Überblick
- Die Zahlung wird zu einer Ausgabe. Wenn eine Zahlung mit einer Factorial-Karte, die für Ausgaben ausgegeben wurde, akzeptiert wird, erstellt Factorial eine Entwurf-Ausgabe für den Karteninhaber mit dem Betrag, der Währung, dem Datum, dem Händler, einer Kategorie entsprechend dem Händler und deren Kostenstelle.
- Der Karteninhaber sendet den Beleg. Eine Neue Kartenzahlung-Benachrichtigung kommt auf ihrem Handy an. Mit One öffnet sich Füge deinen Beleg hinzu. Ohne One öffnet sich der Entwurf, um ihn manuell auszufüllen.
- One gleicht ab und vervollständigt es. One gleicht den Beleg mit der Zahlung ab (gleicher Betrag bis auf den Cent, nah am Datum), füllt die Mehrwertsteuer, Beschreibung, Kategorie, Projekt, Kostenstelle und Budget aus, fragt nur nach erforderlichen Feldern, die es nicht ermitteln kann, und sendet die Ausgabe zur Überprüfung.
- Die Finanzabteilung überprüft es durch deinen Genehmigungsprozess und die Ausgabenprüfungen, wie jede andere Ausgabe.
Beispiel: Anna bezahlt £42,50 für ein Mittagessen mit einem Kunden. Der Entwurf erscheint mit £42,50, dem Datum, dem Restaurant und Speisen. Sie fotografiert den Beleg aus der Benachrichtigung; One fügt die Mehrwertsteuer hinzu, fragt, welches Projekt belastet werden soll, und sendet es zur Überprüfung.
Abgleichregeln: Wie werden Kartenzahlungen mit Ausgaben und Belegen abgeglichen?.
Karten von anderen Banken
Überblick
Nur Factorial-Karten erstellen automatisch Ausgaben. Für eine Zahlung mit einer anderen Firmenkarte erstellt der/die Mitarbeiter/in die Ausgabe mit dem Beleg und wählt eine Firmen-Zahlungsmethode wie Unternehmens-Debitkarte, sodass niemand dafür zurückgezahlt wird. Sie folgt dann deinem Genehmigungsprozess und Export wie jede andere Ausgabe. Siehe Kartenausgaben und manuelle Ausgaben.
Tipps und Best Practices
- Führe wöchentlich den Factorial-Karten + Entwurf-Filter aus, nicht nur am Monatsende.
- Mache Projekt und Kostenstelle im Ausgabenformular verpflichtend, und One fragt danach, wenn es einen Beleg abgleicht. Siehe Wie wähle ich aus, was das Ausgabenformular abfragt?.
- Bitte die Karteninhaber, den Beleg direkt aus der Zahlungsbenachrichtigung hinzuzufügen: das dauert Sekunden.
- Verwandte Artikel: Wie reiche ich Ausgaben ein, indem ich Belege an One sende? · Kartenausgaben und manuelle Ausgaben · Wie schließe ich den Monat in den Ausgaben ab? Eine Checkliste für die Finanzabteilung
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
- Der Karteninhaber hat den Beleg gesendet, aber die Kartenausgabe ist noch im Entwurf. One konnte den Beleg nicht mit der Kartenzahlung abgleichen, also wurde eine separate manuelle Ausgabe erstellt. Lösche den manuellen Entwurf und füge den Beleg zur Kartenausgabe hinzu, damit der Kauf nicht doppelt gemeldet wird.
- Eine Kartenzahlung hat keine Ausgabe. Rückerstattungen, abgelehnte Zahlungen und Karten, die für Software, Beschaffung oder Leistungen ausgegeben werden, erstellen niemals eine Ausgabe. Siehe Eine Kartenzahlung fehlt in Factorial. Wo ist sie?.
- Der Betrag einer genehmigten Kartenausgabe hat sich geändert. Eine Kartenausgabe übernimmt den endgültigen Betrag, der dem Händler berechnet wurde, selbst nach der Genehmigung, und ihr Status ändert sich nicht.
FAQ
1. Welche Kartenzahlungen werden automatisch abgeglichen?
Zahlungen mit Factorial-Karten, die für Ausgaben ausgegeben wurden. Factorial erstellt die Ausgabe für jede einzelne, und One vervollständigt sie, wenn der Karteninhaber den Beleg sendet.
2. Kann One einen Beleg mit einer Zahlung abgleichen, die mit einer Karte einer anderen Bank getätigt wurde?
Nein. One gleicht Belege nur mit den Kartenausgaben ab, die Factorial aus Factorial-Kartenzahlungen erstellt hat. Ein Beleg für eine andere Karte wird zu einer neuen Ausgabe: Überprüfe, ob die Zahlungsmethode eine Unternehmensmethode ist, wie Unternehmens-Debitkarte, damit sie nicht zurückgezahlt wird.
3. Wann wird die Kartenausgabe erstellt?
Wenn die Factorial-Kartenzahlung autorisiert ist, bevor der Händler sie abrechnet.
4. Ist der Kartenausgleich dasselbe wie der Bankenausgleich in der Finanzabteilung?
Nein. Der Bankenausgleich in der Finanzabteilung (Abgleichen, Abgeglichen) gleicht Rechnungen mit Banktransaktionen ab und benötigt Kreditorenbuchhaltung. Der Kartenausgleich in den Ausgaben verknüpft jede Kartenzahlung mit ihrem Beleg, Kategorie, Projekt, Kostenstelle und Mehrwertsteuer.
5. Sendet Factorial der Finanzabteilung eine Liste von Kartenausgaben ohne Beleg?
Nein. Die Erinnerung an Entwürfe in Ausgaben geht jeden Montag um 08:00 Uhr in ihrer Zeitzone an jede Person über ihre eigenen Entwürfe. Die Finanzabteilung findet sie mit dem Factorial-Karten + Entwurf-Filter.