Dieser Artikel richtet sich an: Mitarbeitende, genehmigende Personen und Finanzteams.
Eine Ausgabe mit falschem Betrag, Projekt oder Beleg gesendet? Solange sie auf Genehmigung wartet, können Sie sie selbst zurückziehen, korrigieren und erneut senden, ohne Ihre genehmigende Person bitten zu müssen, sie abzulehnen.
Eine ausstehende Ausgabe zurückziehen
Übersicht
Solange eine Ausgabe Ausstehend ist, kann ihr Eigentümer oder die meldende Person sie mit Als Entwurf zurücksetzen zurückziehen. Sie wird wieder zum Entwurf, bereits erteilte Genehmigungen werden gelöscht, und wenn Sie sie erneut senden, durchläuft sie den aktuellen Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens ab dem ersten Schritt.
So geht's
Im Web
- Gehen Sie zu Meine Ausgaben > Meine Ausgaben und öffnen Sie die ausstehende Ausgabe.
- Klicken Sie auf Als Entwurf zurücksetzen und dann auf Zurücksetzen. Sie sehen „Ausgabe als Entwurf gespeichert“.
- Klicken Sie auf Bearbeiten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.
In der mobilen App: Öffnen Sie die Ausgabe unter Ausgaben, tippen Sie auf Als Entwurf zurücksetzen > Zurücksetzen, bearbeiten Sie sie und tippen Sie auf Zur Genehmigung senden.
Mit One: Bitten Sie One, die Ausgabe zurückzuziehen. One setzt sie als Entwurf zurück, wenn sie noch aussteht.
Einen Entwurf oder eine an Sie zurückgesendete Ausgabe bearbeiten
So geht's
Sie können eine Ausgabe bearbeiten, deren Eigentümer Sie sind oder die Sie gemeldet haben, solange sie Entwurf oder Änderungen angefordert ist.
- Öffnen Sie die Ausgabe und klicken Sie auf Bearbeiten.
- Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie versuchen, ohne Speichern zu verlassen, wählen Sie Weiter bearbeiten oder Verwerfen.
- Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden.
Was in welchem Status geändert werden kann
| Status | Bearbeiten | Löschen | Zurückziehen oder neu starten |
|---|---|---|---|
| Entwurf, Änderungen angefordert | Eigentümer oder meldende Person | Eigentümer oder meldende Person | — |
| Ausstehend | Nur mit Kann Ausgaben mit Status Ausstehend bearbeiten | Nein | Eigentümer oder meldende Person: Als Entwurf zurücksetzen. Admins: Genehmigungsablauf zurücksetzen |
| Abgelehnt | Nein | Nur mit Kann abgelehnte manuelle Ausgaben löschen | Admins: Genehmigungsablauf zurücksetzen |
| Genehmigt | Nein | Nein | Admins: Genehmigungsablauf zurücksetzen |
| In der Lohnabrechnung | Nein | Nein | Finanzteam: Aus der Lohnabrechnung löschen (zurück zu Genehmigt). Dafür ist dieselbe Berechtigung nötig wie zum Hinzufügen der Ausgabe zur Gehaltsabrechnung, und ein geschlossener Abrechnungszeitraum kann es verweigern |
| Zur Zahlung gesendet | Nein | Nein | Finanzteam: die zugehörige Zahlungsanforderung in Treasury löschen (zurück zu Genehmigt) |
| Bezahlt | Nein | Nein | Finanzteam: Bezahlt-Status rückgängig machen, nur wenn er von Hand gesetzt wurde |
| Zahlung storniert | Nein | Nein | — |
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Verwenden Sie Als Entwurf zurücksetzen statt zu löschen, wenn eine Ausgabe aussteht: Sie behalten den Beleg und die Details.
- Informieren Sie Ihre genehmigende Person mit einem Kommentar, wenn Sie eine Ausgabe zurückziehen, die sie gerade prüfen wollte.
- Verwandt: Ausgabenstatus und Warnungen · Wie lösche ich eine Ausgabe? · Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Ich sehe „Als Entwurf zurücksetzen“ nicht.
Die Ausgabe ist nicht mehr Ausstehend (zum Beispiel ist sie schon genehmigt) oder sie gehört nicht Ihnen: Nur ihr Eigentümer oder die meldende Person kann sie zurückziehen. Suchen Sie sie im Web unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben.
„Diese Ausgabe kann nicht mehr als Entwurf zurückgesetzt werden“.
Ihr Status hat sich in der Zwischenzeit geändert, zum Beispiel wurde sie gerade genehmigt oder abgelehnt.
„Diese Ausgabe gehört zu einer Gruppe und muss über die Gruppe eingereicht werden“.
Ein Entwurf in einer Ausgabengruppe wird zusammen mit der Gruppe gesendet, nicht einzeln. Öffnen Sie die Gruppe und senden Sie sie von dort.
FAQ
1. Wie reiche ich eine abgelehnte Ausgabe erneut ein?
Sie können dieselbe Ausgabe nicht erneut senden. Erstellen Sie eine neue mit den Korrekturen (den Beleg können Sie wiederverwenden). Falls die Ablehnung ein Fehler war, bitten Sie Ihre Admins oder das Finanzteam, den Genehmigungsablauf zurückzusetzen. Siehe Wie korrigiere ich eine zurückgesendete oder abgelehnte Ausgabe?.
2. Kann ich eine bereits genehmigte Ausgabe zurückziehen?
Nein. Bitten Sie Ihre Admins oder das Finanzteam: Sie können Genehmigungsablauf zurücksetzen verwenden.
3. Kann ich ändern, wem die Ausgabe gehört?
In der Regel nicht: Der Eigentümer wird beim Erstellen der Ausgabe festgelegt. Siehe Wie füge ich eine Ausgabe für eine andere Person hinzu?.
4. Sieht meine genehmigende Person, dass ich sie zurückgezogen habe?
Sie verschwindet aus deren Liste der ausstehenden Ausgaben und kommt wieder zu ihr, wenn Sie sie erneut senden, sofern sie noch im Genehmigungsablauf ist.
5. Was steht im Fenster „Als Entwurf zurücksetzen“?
„Diese Aktion setzt den Genehmigungsablauf zurück. Sie können Ihre Ausgabe bearbeiten und erneut zur Genehmigung senden.“ Klicken Sie zur Bestätigung auf Zurücksetzen; die Ausgabe wird wieder zum Entwurf.
6. Was passiert, wenn ich eine Ausgabe zurückziehe, die Teil einer Ausgabengruppe ist?
Sie wird aus der Gruppe herausgenommen, wenn Sie Als Entwurf zurücksetzen verwenden. Der Rest der Gruppe läuft weiter.
7. Kann ich mehrere ausstehende Ausgaben auf einmal zurückziehen?
Ja. Unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben können Sie eine oder mehrere ausstehende Ausgaben aus der Liste als Entwurf zurücksetzen.
8. Kann ich die Ausgabe nach „Als Entwurf zurücksetzen“ löschen, statt sie erneut zu senden?
Ja. Sobald sie ein Entwurf ist, können Sie sie bearbeiten, erneut senden oder löschen.
9. Was passiert, wenn ich das Bearbeitungsformular ohne Speichern verlasse?
Factorial fragt zuerst nach: „Nicht gespeicherte Änderungen. Ihre Änderungen gehen verloren, wenn Sie diese Seite verlassen.“ Klicken Sie auf Weiter bearbeiten, um zurückzugehen, oder auf Verwerfen, um ohne Speichern zu verlassen.
10. Können genehmigende Personen oder das Finanzteam eine ausstehende Ausgabe bearbeiten?
Ja, mit der Berechtigung Kann Ausgaben mit Status Ausstehend bearbeiten: Öffnen Sie die ausstehende Ausgabe und bearbeiten Sie sie. Sie bleibt Ausstehend und ihre Genehmigung beginnt nicht von vorn.
11. Wie schicken Admins eine Ausgabe erneut durch die Genehmigung?
Mit der Berechtigung Genehmigungsablauf der Ausgabe zurücksetzen öffnen Sie eine ausstehende, genehmigte oder abgelehnte Ausgabe und verwenden Genehmigungsablauf zurücksetzen. Sie wird wieder Ausstehend im ersten Schritt des Genehmigungsablaufs. Dadurch können Mitarbeitende sie nicht bearbeiten.
12. Wie bitte ich One, eine Ausgabe zurückzuziehen?
Fragen Sie One, zum Beispiel: „Ich habe die Taxiausgabe mit der falschen Beschreibung gesendet, kannst du sie zurückziehen?“. One setzt sie als Entwurf zurück, wenn sie noch aussteht, und kann Ihnen dann bei der Korrektur helfen.
13. Wo kann ich eine ausstehende Ausgabe zurückziehen?
Im Web, in der mobilen App oder indem Sie One darum bitten. In allen drei Fällen wird die Ausgabe wieder zum Entwurf.
14. Welche Budgets, Projekte und Kostenstellen kann One bei meiner Ausgabe festlegen?
Nur Budgets und Projekte, denen der Eigentümer der Ausgabe zugewiesen ist und die zum Belegdatum der Ausgabe gültig sind. One legt eine Kostenstelle pro Ausgabe fest: Es kann eine Ausgabe nicht auf mehrere Kostenstellen aufteilen.
15. Was kann ich One bitten, wenn ein Entwurf nicht gesendet werden kann?
Wenn ein Entwurf nicht gesendet werden kann, weil etwas fehlt, sagen Sie One, wie es zu beheben ist, zum Beispiel „Buche es auf das Projekt des Büros in Leeds“, „Belaste das Marketing-Budget“ oder „Füge die Kostenstelle Vertrieb hinzu“. One füllt auch ein fehlendes Pflichtfeld aus, wenn Sie den Wert nennen. One legt nur Budgets und Projekte fest, denen der Eigentümer der Ausgabe zugewiesen ist, und eine Kostenstelle pro Ausgabe.
16. Kann ich eine Ausgabe mit der Factorial-Karte bearbeiten oder löschen?
Sie können sie nicht löschen, und ihr Betrag, der Name des Anbieters und die Währung können in keinem Status geändert werden. Die übrigen Felder, etwa Kategorie, Beschreibung oder Projekt, können Sie bearbeiten, solange sie ein Entwurf ist.
17. Kann das Finanzteam eine Ausgabe aus der Gehaltsabrechnung entfernen?
Ja. Bei einer Ausgabe In der Lohnabrechnung verwendet das Finanzteam Aus der Lohnabrechnung löschen, und die Ausgabe geht zurück zu Genehmigt. Dafür ist dieselbe Berechtigung nötig wie zum Hinzufügen der Ausgabe zur Gehaltsabrechnung, und ein geschlossener Abrechnungszeitraum kann es verweigern.