Cet article s'adresse à : employés, approbateurs et équipes finance.
Vous avez envoyé une dépense avec le mauvais montant, projet ou reçu ? Tant qu'elle attend l'approbation, vous pouvez la retirer vous-même, la corriger et la renvoyer, sans demander à votre approbateur de la rejeter.
Retirer une dépense en attente
Vue d'ensemble
Tant qu'une dépense est En attente, son titulaire ou la personne qui l'a déclarée peut la retirer avec Remettre en brouillon. Elle repasse en Brouillon, les approbations déjà données sont effacées et, quand vous la renvoyez, elle suit le flux d'approbation actuel de votre entreprise depuis la première étape.
Comment faire
Sur le web
- Allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais et ouvrez la dépense en attente.
- Cliquez sur Remettre en brouillon, puis sur Réinitialiser. Vous verrez « Dépense enregistrée comme brouillon ».
- Cliquez sur Modifier, faites vos changements et cliquez sur Enregistrer.
- Cliquez sur Envoyer pour approbation.
Dans l'application mobile : ouvrez la dépense depuis Dépenses, appuyez sur Remettre en brouillon > Réinitialiser, modifiez-la et appuyez sur Envoyer pour approbation.
Avec One : demandez à One de retirer la dépense. Il la remet en brouillon si elle est encore en attente.
Modifier un brouillon ou une dépense qui vous a été renvoyée
Comment faire
Vous pouvez modifier une dépense dont vous êtes titulaire ou que vous avez déclarée tant qu'elle est en Brouillon ou en Modifications demandées.
- Ouvrez la dépense et cliquez sur Modifier.
- Faites vos changements et cliquez sur Enregistrer. Si vous essayez de quitter sans enregistrer, choisissez Continuer la modification ou Abandonner.
- Cliquez sur Envoyer pour approbation.
Ce qui peut être modifié selon le statut
| Statut | Modifier | Supprimer | Retirer ou relancer |
|---|---|---|---|
| Brouillon, Modifications demandées | Titulaire ou déclarant | Titulaire ou déclarant | — |
| En attente | Uniquement avec Peut modifier les dépenses en attente | Non | Titulaire ou déclarant : Remettre en brouillon. Admins : Réinitialiser le flux d'approbation |
| Rejetée | Non | Uniquement avec Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées | Admins : Réinitialiser le flux d'approbation |
| Approuvée | Non | Non | Admins : Réinitialiser le flux d'approbation |
| Dans la paie | Non | Non | Finance : Supprimer de la fiche de paie (retour à Approuvée). Cela demande la même autorisation que l'ajout de la dépense à la fiche de paie, et une période de paie clôturée peut la refuser |
| Envoyée au paiement | Non | Non | Finance : supprimer sa demande de paiement dans Trésorerie (retour à Approuvée) |
| Payée | Non | Non | Finance : Annuler le statut payé, uniquement s'il a été défini à la main |
| Paiement annulé | Non | Non | — |
Conseils et bonnes pratiques
- Utilisez Remettre en brouillon plutôt que supprimer une dépense en attente : vous gardez le reçu et les détails.
- Prévenez votre approbateur par un commentaire si vous retirez une dépense qu'il allait examiner.
- Voir aussi : Statuts et alertes des dépenses · Comment supprimer une dépense ? · Comment configurer le flux d'approbation ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Je ne vois pas Remettre en brouillon.
La dépense n'est plus En attente (par exemple, elle est déjà approuvée) ou elle n'est pas à vous : seul son titulaire ou la personne qui l'a déclarée peut la retirer. Sur le web, cherchez-la dans Mes dépenses > Mes notes de frais.
« Cette dépense ne peut plus être remise en brouillon ».
Son statut a changé entre-temps, par exemple elle vient d'être approuvée ou rejetée.
« Cette dépense appartient à un groupe et doit être soumise via le groupe ».
Un brouillon d'un groupe de dépenses est envoyé avec le groupe, pas seul. Ouvrez le groupe et envoyez-le depuis là.
FAQ
1. Comment renvoyer une dépense rejetée ?
Vous ne pouvez pas renvoyer la même dépense. Créez-en une nouvelle avec les corrections (vous pouvez réutiliser le reçu). Si le rejet était une erreur, demandez à votre admin ou à l'équipe finance de réinitialiser son flux d'approbation. Voir Comment corriger une dépense renvoyée ou rejetée ?.
2. Puis-je retirer une dépense déjà approuvée ?
Non. Demandez à votre admin ou à l'équipe finance : ils peuvent utiliser Réinitialiser le flux d'approbation.
3. Puis-je changer le titulaire de la dépense ?
En général non : le titulaire est défini à la création de la dépense. Voir Comment ajouter une dépense pour quelqu'un d'autre ?.
4. Mon approbateur verra-t-il que je l'ai retirée ?
Elle disparaît de sa liste des dépenses en attente et lui revient quand vous la renvoyez, s'il fait toujours partie du flux d'approbation.
5. Que dit la fenêtre Remettre en brouillon ?
« Cette action réinitialise le flux d'approbation. Vous pouvez modifier votre dépense et l'envoyer de nouveau pour approbation. » Cliquez sur Réinitialiser pour confirmer ; la dépense repasse en Brouillon.
6. Que se passe-t-il si je retire une dépense qui fait partie d'un groupe de dépenses ?
Elle sort du groupe quand vous utilisez Remettre en brouillon. Le reste du groupe suit son cours.
7. Puis-je retirer plusieurs dépenses en attente à la fois ?
Oui. Dans Mes dépenses > Mes notes de frais, vous pouvez remettre en brouillon une ou plusieurs dépenses en attente depuis la liste.
8. Après Remettre en brouillon, puis-je supprimer la dépense au lieu de la renvoyer ?
Oui. Une fois qu'elle est en Brouillon, vous pouvez la modifier, la renvoyer ou la supprimer.
9. Que se passe-t-il si je quitte le formulaire de modification sans enregistrer ?
Factorial vous le demande d'abord : « Modifications non enregistrées. Vos modifications seront perdues si vous quittez cette page. » Cliquez sur Continuer la modification pour revenir en arrière, ou sur Abandonner pour quitter sans enregistrer.
10. Un approbateur ou l'équipe finance peut-il modifier une dépense en attente ?
Oui, avec l'autorisation Peut modifier les dépenses en attente : ouvrez la dépense en attente et modifiez-la. Elle reste En attente et son approbation ne redémarre pas.
11. Comment les admins font-ils repasser une dépense par l'approbation ?
Avec l'autorisation Réinitialiser le flux d'approbation de la dépense, ouvrez une dépense en attente, approuvée ou rejetée et utilisez Réinitialiser le flux d'approbation. Elle repasse En attente à la première étape du flux d'approbation. Cela ne permet pas à l'employé de la modifier.
12. Comment demander à One de retirer une dépense ?
Demandez à One, par exemple : « J'ai envoyé la dépense du taxi avec la mauvaise description, peux-tu la retirer ? ». One la remet en brouillon si elle est encore en attente, puis peut vous aider à la corriger.
13. Où puis-je retirer une dépense en attente ?
Sur le web, dans l'application mobile, ou en le demandant à One. Dans les trois cas, la dépense repasse en Brouillon.
14. Quels budgets, projets et centres de coûts One peut-il définir sur ma dépense ?
Uniquement les budgets et projets auxquels le titulaire de la dépense est affecté et qui sont valides à la Date du document de la dépense. One définit un seul centre de coûts par dépense : il ne peut pas répartir une dépense entre plusieurs centres de coûts.
15. Que puis-je demander à One quand un brouillon ne peut pas être envoyé ?
Si un brouillon ne peut pas être envoyé parce qu'il manque quelque chose, dites à One comment le corriger, par exemple « Mets-la sur le projet du bureau de Leeds », « Impute-la au budget Marketing » ou « Ajoute le centre de coûts Ventes ». One renseigne aussi un champ obligatoire manquant si vous lui donnez la valeur. One ne définit que des budgets et projets auxquels le titulaire de la dépense est affecté, et un seul centre de coûts par dépense.
16. Puis-je modifier ou supprimer une dépense de la carte Factorial ?
Vous ne pouvez pas la supprimer, et son montant, le nom du fournisseur et la devise ne peuvent être modifiés dans aucun statut. Vous pouvez modifier les autres champs, comme la catégorie, la description ou le projet, tant qu'elle est en Brouillon.
17. L'équipe finance peut-elle retirer une dépense de la fiche de paie ?
Oui. Sur une dépense Dans la paie, l'équipe finance utilise Supprimer de la fiche de paie et la dépense repasse à Approuvée. Cela demande la même autorisation que l'ajout de la dépense à la fiche de paie, et une période de paie clôturée peut la refuser.