Dieser Artikel richtet sich an: Administratoren, Genehmigende und Mitarbeitende.
Factorial informiert die richtigen Personen, wenn eine Ausgabe sie braucht: Genehmigende, wenn etwas auf Genehmigung wartet, und Mitarbeitende, wenn ihre Ausgabe genehmigt, abgelehnt wird oder Änderungen benötigt. Niemand muss per Nachricht hinterherfragen.
Benachrichtigungen, die Factorial sendet
Übersicht
Benachrichtigungen kommen im Factorial-Posteingang, per E-Mail und als Push-Benachrichtigungen in der mobilen App an – je nach Benachrichtigung und den Einstellungen jeder Person.
| Wer | Wann |
|---|---|
| Genehmigende | Eine Ausgabe oder eine Ausgabengruppe wartet auf ihre Genehmigung. Sie erscheint außerdem als Aufgabe in ihrem Posteingang. |
| Der Mitarbeitende | Seine Ausgabe wird genehmigt, abgelehnt oder benötigt Änderungen. Jemand hat in seinem Namen eine Ausgabe erstellt. Einmal pro Woche, wenn er noch Ausgaben als Entwurf hat. Nach einer Factorial-Kartenzahlung fragt eine Push-Benachrichtigung mit Betrag und Händler nach dem Beleg. |
Die Finanzabteilung wird nicht automatisch benachrichtigt, wenn eine Ausgabe vollständig genehmigt ist: Fügen Sie dafür eine benutzerdefinierte Benachrichtigung hinzu (siehe unten).
So geht's
Jede Person wählt selbst, wie sie Benachrichtigungen erhält:
- Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf die Glocke neben Ihrem Namen, um Benachrichtigungen zu öffnen, und klicken Sie dann oben im Bereich auf das Zahnrad.
- Suchen Sie die Benachrichtigung, zum Beispiel Ausgabe, oder scrollen Sie zum Bereich Ausgaben.
- Markieren oder entfernen Sie bei jeder den Haken bei E-Mail und Mobil.
Eigene Warnungen mit benutzerdefinierten Benachrichtigungen hinzufügen
Übersicht
Nutzen Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen, um jemanden über Ausgaben zu informieren, die für Ihren Prozess wichtig sind, zum Beispiel „E-Mail an die Finanzabteilung, wenn eine Ausgabe über 1.000 € genehmigt wird". Benutzerdefinierte E-Mails hängen von Ihrem Tarif ab; Ihr Account Manager kann das bestätigen.
So geht's
- Gehen Sie zu Einstellungen > Erweiterte Konfiguration > Benutzerdefinierte Benachrichtigungen.
- Erstellen Sie eine neue benutzerdefinierte Benachrichtigung und wählen Sie einen Auslöser, zum Beispiel Wenn eine Ausgabe genehmigt wird.
- Fügen Sie Bedingungen hinzu, zum Beispiel einen Betrag über 1.000.
- Wählen Sie die Aktion, zum Beispiel Benutzerdefinierte E-Mail senden an, und die zu benachrichtigenden Personen.
- Klicken Sie auf Automatisierung erstellen (die Schaltfläche, die eine benutzerdefinierte Benachrichtigung speichert).
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Nutzen Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen nur für die wenigen Fälle, die zusätzliche Aufmerksamkeit brauchen, damit niemand anfängt, sie zu ignorieren.
- Prüfende, die die mobile App nutzen, erhalten Genehmigungsanfragen am schnellsten, wenn Push-Benachrichtigungen aktiviert sind.
- Um zu entscheiden, wer eine Ausgabe prüft, verwenden Sie Ihren Genehmigungsablauf, nicht Benachrichtigungen. Lesen Sie Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
- Siehe auch: Über Ihren Posteingang: Benachrichtigungen und Anfragen zentral gebündelt · Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Eine prüfende Person hat die Genehmigungsanfrage nicht erhalten.
Prüfen Sie, ob sie in Ihrem Genehmigungsablauf die richtige prüfende Person ist und ob sie E-Mail oder Push für Neue ausstehende Ausgabe nicht deaktiviert hat. Die Anfrage befindet sich immer in ihrem Posteingang.
Ein Mitarbeitender sagt, er werde nicht benachrichtigt, wenn seine Ausgabe genehmigt wird.
Bitten Sie ihn, in seinen Benachrichtigungseinstellungen Ausgabe geprüft zu kontrollieren.
Meine benutzerdefinierte Benachrichtigung versendet keine E-Mails oder erreicht niemanden.
Prüfen Sie vier Dinge. Benutzerdefinierte E-Mails hängen von Ihrem Tarif ab (Ihr Account Manager kann das bestätigen). Die Benachrichtigung braucht mindestens eine Empfängerperson sowie einen E-Mail-Betreff und eine Nachricht. Personen, deren Zugang zu Factorial noch nicht begonnen hat, können sie nicht erhalten. Und Auslöser und Bedingungen müssen zu den erwarteten Ausgaben passen.
FAQ
1. Kann ich Benachrichtigungen für mein gesamtes Unternehmen deaktivieren?
Nein. Jede Person wählt selbst, wie sie ihre eigenen Benachrichtigungen erhält. Erforderliche Benachrichtigungen bleiben immer im Posteingang.
2. Können Benachrichtigungen nur per E-Mail gesendet werden?
Ja. Jede Person kann Push deaktivieren und E-Mail behalten, und benutzerdefinierte Benachrichtigungen können eine benutzerdefinierte E-Mail senden.
3. Wird die Finanzabteilung benachrichtigt, wenn eine Ausgabe genehmigt wird?
Standardmäßig nicht. Fügen Sie eine benutzerdefinierte Benachrichtigung mit dem Auslöser Wenn eine Ausgabe genehmigt wird hinzu oder prüfen Sie die nach Status gefilterte Ausgabenliste.
4. Werden Mitarbeitende daran erinnert, Belege hinzuzufügen?
Nach jeder Factorial-Kartenzahlung erhalten sie eine Push-Benachrichtigung mit der Bitte um den Beleg und einmal pro Woche eine Erinnerung, wenn sie Ausgaben im Entwurf haben.
5. Welche Ereignisse können eine benutzerdefinierte Benachrichtigung auslösen?
Eine benutzerdefinierte Benachrichtigung kann starten, wenn eine Ausgabe (oder eine Kilometerausgabe) erstellt wird, zur Prüfung bereit ist, abgelehnt wird oder genehmigt wird. Sie können Bedingungen wie Betrag, Währung oder Kategorie hinzufügen.
6. Was bewirkt „Alle Benachrichtigungen deaktivieren"?
Alle Benachrichtigungen deaktivieren schaltet alle E-Mails und Push-Benachrichtigungen aus, außer den erforderlichen. Sie sehen die Benachrichtigungen weiterhin in Ihrem Factorial-Posteingang.
7. Welche Ausgaben-Benachrichtigungen sind für Genehmigende standardmäßig aktiviert?
Genehmigende erhalten Neue ausstehende Ausgabe und Neue ausstehende Gruppe per E-Mail und mobil, sofern sie sie nicht deaktivieren.
8. Kann One mir eine regelmäßige Zusammenfassung der Ausgaben senden?
Ja, mit einer Routine. Fragen Sie One, unseren KI-Assistenten, zum Beispiel „Schick mir jeden Montag die ausstehenden Ausgaben meines Teams", und One führt das nach diesem Zeitplan aus und sendet Ihnen das Ergebnis per E-Mail. Eine Routine kann auch für Sie handeln, zum Beispiel „Genehmige jeden Freitag die richtlinienkonformen Ausgaben meines Teams unter 50 €". Sie läuft in Ihrem Namen, kann also nur genehmigen, was Sie selbst genehmigen könnten. Routinen laufen, ohne dass Sie zusehen, prüfen Sie daher die Anweisungen, die One Ihnen zeigt, bevor Sie die Routine speichern. Lesen Sie Was kann One in Ausgaben tun?
9. Können Administratoren bei jeder neuen Ausgabe eine Warnung erhalten?
Ja, mit einer benutzerdefinierten Benachrichtigung. Wählen Sie den Auslöser Wenn eine Ausgabe erstellt wird und dann Benutzerdefinierte E-Mail senden an die Administratoren, die es wissen sollen. Jede Person kann neue Ausgaben außerdem unter Ausgaben > Mitarbeiterausgaben sehen, wenn sie die Berechtigung dazu hat.
10. Wie schalte ich die Genehmigungs-E-Mails ab?
Jede genehmigende Person deaktiviert E-Mail für Neue ausstehende Ausgabe und Neue ausstehende Gruppe in ihren eigenen Benachrichtigungseinstellungen (Glocke > Zahnrad). Sie können sie nicht für das gesamte Unternehmen abschalten. Die Anfrage bleibt in ihrem Posteingang.
11. Ich möchte keine E-Mails für hochgeladene oder neue Ausgaben. Welche Benachrichtigung deaktiviere ich?
Das hängt davon ab, wer sie erhält. Genehmigende: Neue ausstehende Ausgabe und Neue ausstehende Gruppe. Der Mitarbeitende, für den eine Ausgabe erstellt wurde: Ausgabe in meinem Namen erfasst. Der Mitarbeitende, der eine Ausgabe gesendet hat: Ausgabe geprüft. Alle mit Entwürfen: Ausgaben im Entwurf. Exporte: Ausgabenexport bereit, Ausgabenexport (mehrere) bereit, Ausgabengruppen-Export bereit und Ausgabenbericht bereit. Die Entscheidung über eine Gruppe: Ausgabengruppe genehmigt.
12. Wie verhindere ich, dass eine benutzerdefinierte Benachrichtigung eine Person per E-Mail anschreibt?
Öffnen Sie die benutzerdefinierte Benachrichtigung unter Einstellungen > Erweiterte Konfiguration > Benutzerdefinierte Benachrichtigungen und ändern Sie die Empfänger. Benutzerdefinierte Benachrichtigungen sind unabhängig von den eigenen Benachrichtigungseinstellungen jeder Person.
13. Wer wird benachrichtigt, wenn ein Budget überschritten wird oder ein Export bereit ist?
Die Budgetverantwortlichen, wenn ein Budget zum ersten Mal seinen Betrag überschreitet. Die Person, die einen Export oder einen Ausgabenbericht angefordert hat, sobald dieser zum Download bereit ist.
14. Kann der Genehmigungsablauf jemanden benachrichtigen, wenn eine Ausgabe genehmigt oder abgelehnt wird?
Nein. Der Genehmigungsablauf kennt nur Prüfschritte sowie automatische Genehmigung oder Ablehnung; er kann keine Nachricht senden. Um jemanden zu informieren, zum Beispiel die Finanzabteilung, wenn eine Ausgabe genehmigt wird, verwenden Sie wie oben beschrieben eine benutzerdefinierte Benachrichtigung.