Mitarbeitende geben in vielen Währungen Geld aus, und Ihre Buchhaltung braucht auf jedem Beleg die richtige Steuer. Legen Sie Ihre Währungen und Steuerarten einmal fest, und Factorial rechnet Fremdwährungsausgaben um und erfasst die Umsatzsteuer für Sie – so stimmen die Erstattungen, und Sie können die Steuer zurückfordern, die Ihnen zusteht.

Währungen

Übersicht

Jede Ausgabe hat zwei Währungen:

• Belegwährung: die Währung auf der Quittung oder Rechnung (angezeigt als Quittungswährung oder Rechnungswährung). Jede Währung wird akzeptiert.
• Erstattungswährung: die Währung, in der der Mitarbeitende erstattet wird. Standardmäßig die Währung der Rechtseinheit des Mitarbeitenden.

Wenn sie sich unterscheiden, rechnet Factorial den Betrag mit dem Wechselkurs des Beleg- bzw. Quittungsdatums um. Der Mitarbeitende sieht die Umrechnung im Formular, zum Beispiel „100,00 US$ umgerechnet zu 1 USD = 0,894967 EUR am 27. Okt. 2026", und kann den Betrag bei Bedarf manuell eingeben. Wie Umrechnung, Wechselkurs und Bankgebühren funktionieren, lesen Sie unter Ausgaben in einer anderen Währung. Gruppen, Kilometerpauschale, Tagespauschalen, Kartenausgaben, Gehaltsabrechnung und SEPA haben eigene Währungsregeln: siehe FAQ 6 bis 8.

Jede Rechtseinheit hat eine Betriebswährung. So legen Sie sie fest:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmensdaten.
2. Klicken Sie unter der Rechtseinheit auf Rechtseinheit anzeigen.
3. Suchen Sie unter Details die Währungsinformationen („Konfigurieren Sie die Währung dieser Rechtseinheit. Währungsänderungen beinhalten keine Umrechnung.").
4. Wählen Sie die Währung und klicken Sie auf Absenden.

Das Ändern der Währung einer Rechtseinheit rechnet bereits Erfasstes nicht um. Sie gilt erst ab diesem Zeitpunkt.

Steuern

Übersicht

Mit Steuerarten (zum Beispiel USt 19 %) erfassen Mitarbeitende die Steuer jeder Ausgabe, und Factorial kann sie dem richtigen Sachkonto zuordnen. Wenn ein Mitarbeitender einen Beleg hinzufügt, liest Factorial dessen Steueraufschlüsselung und füllt die Steuerzeilen zur Prüfung aus. Steuerarten sind für das gesamte Unternehmen gleich: Factorial enthält die offiziellen Steuerarten Ihrer Länder (gekennzeichnet als System), und Sie können eigene hinzufügen (gekennzeichnet als Benutzerdefiniert). Sie benötigen die Berechtigung, die Steuerarten Ihres Unternehmens zu verwalten.

So fügen Sie eine Steuerart hinzu:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung > Steuern.
2. Klicken Sie auf Steuerart hinzufügen.
3. Füllen Sie unter Neue Steuerart den Steuernamen, das Land und die Art aus.
4. Geben Sie den Wert (%) und eine Beschreibung ein. Um einen weiteren Satz hinzuzufügen, klicken Sie auf Wert hinzufügen.
5. Wählen Sie unter Sachkonto das Konto für jede Rechtseinheit, damit Steuern auf das richtige Konto gebucht werden.
6. Klicken Sie auf Steuer hinzufügen.
7. Damit Mitarbeitende Steuern eingeben können, aktivieren Sie die Steuerfelder unter Einstellungen > Ausgaben > Ausgabenformular. Lesen Sie Wie lege ich fest, was das Ausgabenformular abfragt?

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

„Wir konnten keinen Wechselkurs für die Umrechnung in … ermitteln"
Factorial hat für diese Währung und dieses Datum keinen Kurs gefunden. Geben Sie den Erstattungsbetrag vor dem Speichern manuell ein.

„Sie können Ausgaben nur in derselben Währung erstatten wie das Gehalt des Mitarbeitenden."
Die Erstattungswährung der Ausgabe unterscheidet sich von der Währung der Rechtseinheit des Mitarbeitenden, in der die Gehaltsabrechnung auszahlt. Erstatten Sie auf anderem Weg und verwenden Sie dann bei der Ausgabe Als bezahlt markieren.

Eine Ausgabe erscheint nicht in der SEPA-Zahlung.
Nur genehmigte Ausgaben in Euro können per SEPA bezahlt werden, und der Mitarbeitende benötigt eine IBAN in seinem Profil.

„Steuer weicht von Basis × Satz ab".
Der Steuerbetrag passt nicht zu Basisbetrag und Satz. Prüfen Sie den Beleg und korrigieren Sie ihn oder verwenden Sie Steuern neu berechnen.

FAQ

1. Welchen Wechselkurs verwendet Factorial?

Den Kurs des Beleg- bzw. Quittungsdatums.

2. Kann ich die Währung einer Rechtseinheit später ändern?

Ja, aber bereits Erfasstes wird nicht umgerechnet. Die Änderung gilt erst ab diesem Zeitpunkt.

3. Kann ein Mitarbeitender die Währung wählen, in der er erstattet wird?

Ja, wenn das Feld Erstattungswährung in Ihrem Ausgabenformular angezeigt wird – außer bei Ausgaben in einer Gruppe, bei der Kilometerpauschale und bei Tagespauschalen.

4. Kann ich dieselbe Steuerart in mehreren Rechtseinheiten verwenden?

Ja. Steuerarten gelten unternehmensweit; wählen Sie für jede Rechtseinheit ein Sachkonto.

5. Was passiert, wenn ich keine Steuern einrichte?

Ausgaben enthalten dann keine Steueraufschlüsselung; Sie können die Umsatzsteuer daher nicht anhand der Factorial-Daten zurückfordern oder auf ein Steuerkonto buchen.

6. Welche Währung verwenden Ausgabengruppen, Kilometerpauschale und Tagespauschalen?

Ausgaben in einer Ausgabengruppe verwenden die Währung der Gruppe. Kilometer- und Tagespauschalen-Ausgaben verwenden die Währung ihres Satzes.

7. Wird eine Factorial-Kartenausgabe umgerechnet?

Nein. Kartenausgaben verwenden den Betrag, der tatsächlich von der Karte abgebucht wurde, und es erfolgt keine zusätzliche Umrechnung.

8. Welche Währungen können über die Gehaltsabrechnung oder per SEPA erstattet werden?

Die Erstattung über die Gehaltsabrechnung funktioniert nur, wenn die Erstattungswährung mit der Währung der Rechtseinheit des Mitarbeitenden übereinstimmt. Die Erstattung per SEPA funktioniert nur für Ausgaben in Euro.

9. Was enthält der Steuerbereich einer Ausgabe?

Bei einer Ausgabe enthält der Bereich Steuern Steuerart, Steuersatz, Basisbetrag und Steuerbetrag. Eine Ausgabe kann mehrere Steuerzeilen haben.